Hallo,
vermutlich gibt es diese Frage schon, habe sie aber nicht gefunden.
Mit aktualisierter DOI-Funktion versendet nur E-Mails, für die auch ein DOI vorliegt. Grundsätzlich OK - aber es gibt ja auch mails, die ohne DOI versendet werden sollen:
- Kündigungsbestätigungen
- Registrierungersbestätigung für eine Software
- Neue AGBs
- …
Es muss doch möglich sein, diese über HubSpot zu versenden, auch wenn kein DOI vorliegt?
Vielen Dank!
Claas
Hallo @CEimer,
sehr schöne Frage! Diese Art der Kommunikation wird als transaktionale Kommunikation bezeichnet und ist bei HubSpot ein separates Produkt, für das man separat bezahlten muss, siehe hier: So verwenden Sie Transaktions-E-Mails zum Senden von beziehungsbasierten E-Mails in HubSpot (Der Vorteil dieses Produkts ist, dass vertragliche Kommunikation, wie von dir angesprochen, auch dann verschickt werden kann, wenn sich ein Kontakt abgemeldet hat. Das ginge, ohne transaktionale E-Mails, auch mit bestätigtem Double Opt-in nicht.)
Die Art der Kommunikation hat aber erst einmal gar nichts mit der Tatsache zu tun, ob eine E-Mail bestätigt wurde oder nicht. Die E-Mail-Bestätigung ist rein technisch zu verstehen, also: Ist der Kontakt tatsächlich die Person, als die er sich ausgibt? Das ist es, was mit dem Double Opt-in sichergestellt werden soll. (Ganz plump gesagt: HubSpot ist erst einmal egal, was du verschickst. Wenn der DOI angeschaltet ist, dann muss ein Kontakt nach einer Formulareinsendung erst einmal verifizieren, dass er/sie wirklich er/sie ist.)
Nun gibt es das Szenario, das du vermutlich ansprichst, dass bestimmte Kontakte, z.B. Bestandskunden, bereits als bestätigt gelten, weil sie beispielsweise aus einem früheren CRM oder anderem System in HubSpot kommen. Diese Kontakte kannst du händisch als bestätigt markieren, siehe hier, am besten in der Seite suchen nach: “Nachdem Sie die Double-Opt-in-Funktion aktiviert haben, können Sie auf Ihrer Kontakte-Startseite den Double-Opt-in-Status für mehrere Ihrer Kontakte gleichzeitig aktualisieren.”
Wenn das schon alle deine Probleme löst, dann sind die Punkte weiter unten ggf. irrelevant.
Für Kontakte, die neu ins System kommen, lässt sich das leider nicht standardmäßig (also per Workflow) aktualisieren. Hier müsste man mit Eigenentwicklung und per API ran.
Es gibt aber noch einen Workaround, der als “Hybrid DOI” bezeichnet wird. Hier der Versuch einer Kurz-Anleitung/Zusammenfassung.
Hier wird der Double Opt-in von HubSpot zwar in den Einstellungen aktiviert, aber auf eine Seite, die nicht verwendet wird, beschränkt. (Diese Option ist in den Einstellungen direkt daneben verfügbar.) Damit sind sämtliche Funktionalitäten des Double Opt-in verfügbar, aber die System-DOI-E-Mail wird unterdrückt. (Die DOI-E-Mail würde nur verschickt werden, wenn ein Kontakt auf genau dieser versteckten Seite ein Formular ausfüllt. Das kommt, weil die Seite nicht genutzt wird, aber ja nicht vor. Die Seite stellt man dann auf no index.)
Du könntest dann selbst eine (oder mehrere) DOI-E-Mails erstellen und per Workflow verschicken. (Das wären simple automatisierte E-Mails, in denen du den Bestätigungslink selbst hinzufügen kannst. Beim Link hinzufügen einfach die Link-Art im Dropdown ändern und Bestätigungslink auswählen, siehe auch @AllisonZs Tutorial dazu hier.)
Damit hättest du volle Kontrolle und könntest mit den Workflow-Aufnahmekriterien selbst entscheiden, wann die Double Opt-in E-Mails verschickt werden.
HubSpot würde dann auch Marketing-E-Mails an nicht bestätigte Kontakte durchlassen (!) – da HubSpot nur E-Mails an unbestätigte Kontakte unterdrücken würde, die über die nicht verwendete Seite (siehe oben) reinkommen. Also keine.
Die Verantwortung, den DOI beim E-Mail-Versand zu prüfen, läge dann immer bei dir. (Die Information dazu liegt in dieser Eigenschaft. Du würdest also immer Kontakte ausschließen, bei denen Bestätigungsstatus der Marketing-E-Mail nicht “Auf Bestätigungslink wurde geklickt” oder “Bestätigt durch Benutzer” ist.)
Dieser Workaround ist aktuell meine favorisierte Art, den Double Opt-in aufzusetzen, weil er sehr flexibel ist und abgesehen vom einmaligem Setup und etwas Mitdenken keine Nachteile hat. Mehrsprachigkeit wäre z.B. kein Problem.
Für dich bestünde der Vorteil darin, dass du beim Versand von vertraglichen Informationen entscheiden kannst, ob der Double Opt-in Status berücksichtigt werden soll oder nicht.
Wenn du dazu mehr erfahren möchtest oder die einzelnen Schritte im Detail benötigst, gib gern bescheid. Wenn man diesen Prozess einmal sauber aufgesetzt hat, kann man das Thema mehr oder weniger beiseite legen.
(Kontakte, die sich abgemeldet haben, würdest du damit natürlich trotzdem nicht erreichen. Dafür bräuchte es das oben angesprochene Add-on für transaktionale E-Mails.)
Viele Grüße!
PS. Wie immer bei DSGVO-bezogenen Themen noch der Hinweis, dass mein Beitrag keine Rechtsberatung darstellt.
Vielen Dank,
ja, die Option die DSGVO - Option zu deaktivieren hatte ich auch schon. Würde ich lieber nicht tun, da es ja einen Hintergrund gibt, an sich macht sie ja viel Sinn. Und sei es, bei Fehlern aufzupassen…
Schau ich mir mal an!
VG
Claas
Hallo @CEimer,
die DSGVO-Funktion bliebe aktiviert, der Double Opt-in auch, man würde aber Letztgenannten auf eine Seite beschränken. Mit Standard-Unterdrückungslisten schließt man dann die üblichen Fehlerquellen aus.
Lass mich gern wissen, wenn du hier weitere Fragen hast.
Viele Grüße!
Hallo @CEimer,
spannende Frage. Wenn die Customer Journey in Hubspot beginnen würde, dann wäre das nicht das Problem, weil dann ja auch ein DOI durchgeführt wurde. Ich rate mal und gehe davon aus, dass der Kontakt auch irgendwie vorher passiert ohne Hubspot-Interaktion. Bleibt aber die Frage: Wie kommen die Kontaktdaten dann in Hubspot? per Hand? per Schnittstelle?
Herausforderung:
das DOI manuell nachpflegen.Mein Vorschlag wäre, eine Liste zu erstellen, die diese Kontakte filtert, bei dem das DOI fehlt aber nötig ist. Über die Liste kann man, so viel ich weiß, dann in einer Maßenbearbeitung das DOI setzen. Dann muss nur regelmäßig jemand in die Liste gucken.
Alternativ: Die Standard-DOI-Funktion nicht nutzen und selbst ein DOI bauen. @AllisonZ hat da einen tollen Beitrag mal dazu gemacht: https://community.hubspot.com/t5/Fragen-Tipps-bewährte-Methoden/Wie-ihr-einen-benutzerdefinierten-Double-Opt-in-Prozess-in/td-p/428966.
P.S.: Falls ihr diese Dokumente manuell (also über Sales-Mails) sendet, dann würde man einen Hinweis bekommen und kann dort das DOI für Sales-Mail einmalig deaktivieren.
Besser wäre, wenn die Customer Journey bereits in Hubspot beginnt und ein DOI bereits am Anfang erfolgt. Ob das bei euch machbar wäre ist jetzt natürlich die Frage …
Hilft dir das weiter?
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Vielen Dank. Genau, das Problem ist, dass die Journey in unserer eigentlichen Anwendung startet, nicht in HubSpot. Und wenn das nicht über API geht, dann müssten wir definierte Workflows immer zum Start manuell “anstoßen” über das händische Setzen des DOI. Das kann ja nicht im Sinne des Erfinders sein.
Aber vielen Dank für das Feedback!
Claas
Hello @CEimer,
although your post is a bit older, I still want to share my experience on this topic.
As already described by my previous speakers, the DOI can be set manually via the CRM UI in bulk for legacy contacts (e.g., contacts from a previous CRM). Simply set a filter for the desired contacts, select all (don’t forget “Select all”), and then adjust the DOI of the contacts via the context menu “More” > “Update double opt-in status”.
However, if it comes to newly generated contacts and DOI is activated in the setup, you can only send marketing emails (i.e., all emails that are not One-to-One emails) to these contacts with a confirmed DOI status.
In your example, you are talking about cancellation confirmations, etc. Here, the Transactional Emails add-on from HubSpot is the perfect solution, as this sends emails independently of DOI status, subscription type, or marketing contact status. Unfortunately, this add-on costs extra.
There is another workaround: HubSpot ignores the non-existence of a DOI as soon as a “Subscription confirmation link” is included in the email (i.e., a link to perform the DOI).
So, you could include a smart module in the automated cancellation confirmation email that displays the following sentence if a DOI is not present, which contains the “Subscription confirmation link” (you can insert this via the link context menu of the email text editor): “Hey, you haven’t confirmed your email address yet. Please do so by clicking this link.”
For contacts who already have a DOI, you display different text at this point so they are not confused by this CTA.
In this case, the email would also be sent without the presence of a DOI + you might collect further DOIs.
Best regards
PS: This post does not constitute legal advice. If you implement such things, you should always coordinate this internally with your legal department.
