We as a B2B Company use Forms not only for our website but also for our internal process.
Means if we get inbound calls or inbound E-Mails or are on exhibtions, we use forms so our internal colleagues and sales ppl on exhibtions can input the company and contact information on 1 page quick.
Our struggle is, that the form can’t tell us if the company or contact is already in the system and also if they already in the system it over writes the properties.
For example if we have a key account with multiple locations but use 1 domain it will change the adress and so on.
Is there a way to make it easier or make sure it doesnt change?
da es sich um ein deutsches Formular handelt, schätze ich, dass ich in Deutsch antworten kann
Ganz grundsätzlich wäre die kurze Antwort hier, dass das leider nicht möglich ist. Formulare sind dazu gedacht, Kontakt- und Unternehmensinformationen zu erfassen und nach der Einsendung entweder die Datensätze zu erstellen oder zu aktualisieren.
Es ist nicht möglich, im Formular bereits bestehende Datensätze beim Ausfüllen abzugleichen. Wenn das möglich wäre, wäre das zugleich eine Datenschutzkatastrophe, weil beispielsweise ich dann in der Lage wäre, durch Eintragen von E-Mail-Adressen eure internen Daten nachzuschlagen, sollte ich irgendwie an dieses Formular kommen.
Es gibt hier also nur zwei Möglichkeiten: Entweder akzeptiert ihr, dass ihr nach einer Veranstaltung ggf. im CRM etwas aufräumen müsst, weil beispielsweise Datensätze fälschlicherweise aktualisiert worden sind. Oder ihr müsstet direkt aus dem CRM heraus arbeiten und nicht mit Formularen. Der letztgenannte Fall ist nicht praktikabel auf Veranstaltungen, insbesondere wenn ihr zugleich Kontakt- und Unternehmensinformationen erfasst, aber wäre der einzige, bei dem ihr im Moment der Erstellung darauf hingewiesen werden, dass bereits Datensätze bestehen.
Ich schätze, dass ihr die Wichtigkeit bereits entdeckt habt, aber der Hinweis kann nicht schaden: Bei dieser Art Formular unbedingt in den Formulareinstellungen “Immer einen Kontakt für eine neue E-Mail-Adresse erstellen” aktivieren.
Das charmante an der Formularlösung sind für uns folgende:
- Die Kollegen an der Hauptzentrale brauchen kein HubSpot Zugang und können alle relevanten Informationen auf einer Seite ausfüllen.
- Die Kontakte die über Formulare reinkommen werden bestimmten Listen zugeordnet somit ist das messbar.
- Die Vertriebskollegen erhalten sofort eine Aufgabe nach einsenden des Formulars.
- Auf Messen haben wir ein Tablet mit Internetzugang (Über die APP ist das so gut wie nicht möglich)
Das einzige ist tatsächlich das überschreiben von Bestandsdaten.
Die Einstellung “Immer einen Kontakt für eine neue E-Mail-Adresse erstellen” ist aktiviert.
Die Vorstellung bei eingehenden Anrufen zuerst eine Firma zu erstellen, danach ein Kontakt zu erstellen dann eine Aufgabe macht den Prozess langsam.
Wenn du Tipps hast, wie wir die Prozesse mit HubSpot oder dritt Anbietern lösen könnten würde ich mich sehr über ein Feedback freuen.
Zusatzfrage: Wäre es möglich über ein “privates” Formular und Apps wie z.B Zapier eine Schnittstelle zwischen dem Formular und unserer Datenbank herzustellen?
@ASahin entschuldige die späte Antwort. Zu deinen Punkten:
Dass das auf den ersten Blick einfacher scheint, verstehe ich. Man wird nur leider nicht die Möglichkeit bekommen, in HubSpot-Formularen bestehende Informationen nachzuschlagen, siehe meine erste Antwort. Das ist schlicht technisch nicht möglich.
Die Zuordnung zu Listen wäre auch per Eintragung direkt im CRM möglich.
Die Erstellung einer Aufgabe wäre auch per Workflow in HubSpot möglich.
Auf Messen muss man ggf. mit einem abgespeckten Formular arbeiten, dass die wichtigsten Kontaktinformationen erfasst. Später würden Unternehmensinformationen nachgepflegt. (Ihr schaut doch wahrscheinlich auf einer Messe nicht die Straßenadresse eines Unternehmens nach und tragt die ein?)
Die Vorstellung bei eingehenden Anrufen zuerst eine Firma zu erstellen, danach ein Kontakt zu erstellen dann eine Aufgabe macht den Prozess langsam.
Der Anruf kann doch zuerst am Kontakt geloggt werden und, im Anschluss, wenn alles bezüglich des Unternehmens geprüft ist, am Unternehmen angehängt?
Ihr müsst euch leider von der Vorstellung trennen, dass ein Formular dieses Problem lösen kann. Die Lösung dieser Herausforderungen ist die HubSpot-Benutzeroberfläche. Hier weist HubSpot auf bereits bestehende Datensätze hin, man kann die Assoziation steuern usw.
Letztlich passiert hier Folgendes: Für einen kleinen Zugewinn an Benutzerkomfort akzeptiert hier ein Minus an Datenqualität. Das, was zu Beginn des Prozesses also einfacher ist, muss später in der Benutzeroberfläche des CRMs noch gerade gezogen werden. Meine Empfehlung wäre, das Team besser mit der CRM-Benutzeroberfläche vertraut zu machen und die Daten direkt dort zu pflegen.
Wenn du Tipps hast, wie wir die Prozesse mit HubSpot oder dritt Anbietern lösen könnten würde ich mich sehr über ein Feedback freuen.
Die würden, siehe oben, im besten Falle das nachbilden, was HubSpot bereits in der Benutzeroberfläche macht. Auch hier müsste eine Drittlösung Annahmen darüber treffen, wie mit Bestandsdatensätzen umgegangen werden soll.
Zusatzfrage: Wäre es möglich über ein “privates” Formular und Apps wie z.B Zapier eine Schnittstelle zwischen dem Formular und unserer Datenbank herzustellen?
