Aucune synchronisation emails IMAP

[JCOTTET]

Bonjour,

Sur l’instance [Hub ID], j’ai configuré des emails personnels pour relever mes boites notamment [e-mail]

IMAP : mail.blokart-shop.com 993

SMTP : mail.blokart-shop.com 465

Mot de passe renouvellé et correctement saisi.

Tous les mails test envoyés arrivent bien dans la boite email (vérifié sur Webmail de mon hébergeur) mais ne se synchronisent pas avec Hubspot. J’ai essayé toutes les configurations sans succès.

Hébergeur : A2Hosting via Cloudflare
allowlist IP : OK et revérifié

Les mails de test post-config ne partent pas non plus.

Le support d’A2Hosting a checké tous les paramètres Serveur et Cloudflare. Tout est ok pour eux.

Comment résoudre ce problème ? Merci de votre aide,

JC

[Berangere]

Bonjour @JCOTTET,
Merci d’avoir posté dans la Communauté !
Je comprends que vous avez connecté votre adresse e-mail personnel via IMAP. Vous voyez bien les e-mails dans votre boîte personnelle mais ces e-mails ne sont pas consignés sur HubSpot. N’hésitez pas à me dire si ce n’est pas cela.
Il s’agit bien d’une boîte personnelle ? Ou alors d’une boîte d’équipe ? Ou encore d’une boîte connectée en tant que canal sur la partie conversations d’HubSpot ?
C’est un e-mail que vous avez envoyé après avoir connecté votre e-mail qui n’apparaît pas sur HubSpot ? Ou est*ce un e-mail qui avait été envoyé avant la connection ?
Où sur HubSpot souhaiteriez-vous voir les e-mails apparaître ?
Avez-vous installé l’extension HubSpot Sales pour consigner les e-mails ?
Je voudrais faire appel à quelques uns de nos experts sur le sujet : Bonjour @Edouardbrunetot, @Bruno_Teixeira et @MBERARD avez-vous des suggestions pour aider @JCOTTET, s’il vous plaît ?
Merci beaucoup et excellente journée !
Bérangère.

[JCOTTET]

Bonsoir @BérangèreL et bonsoir à tous,

J’ai effectivement souhaité connecter mes différentes adresses email à Hubspot correspondantes chacune à un de mes secteurs d’activités (contact@valises-etanches.com, j.cottet@yacht-pm.com, contact@yacht-pm.com, etc…)

Toutes ces adresses emails sont hébergées sur mon serveur A2Hosting via Cloudflare.
Je reçois régulièrement des emails sur ces différentes adresses que je traite via mon application Outlook pour Mac mais la synchronisation des mails reçus ne se fait pas sur Hubspot.

J’ai par ailleurs testé en m’envoyant des mails test depuis une adresse email perso. Sans effet. Les emails arrivent bien sur mes serveurs de mails mais pas sur Hubspot.

Par contre, un email envoyé depuis Hubspot vers mon email test arrive bien à destination.
Comment pouvons-nous consulter les logs ?

En vous remerciant pour toutes vos remarques et solutions,

[Berangere]

Bonjour @JCOTTET, j’espère que vous allez bien !
Merci @Edouardbrunetot pour l’aide apportée
Je vous remercie pour les informations complémentaires et merci aussi pour votre patience pendant que je faisais des recherches sur cela.
Pouvez-vous s’il vous plaît vérifier que toutes les configurations requises sont bien respectées en suivant cet article “Exigences techniques pour connecter votre boîte de réception à HubSpot en utilisant le protocole IMAP”.
Je vous partage aussi cet article “Configurer les paramètres IMAP ou Exchange” qui peut vous aider.
Je voudrais faire appel à quelques uns de nos experts sur le sujet : Bonjour @YLeBorgne, @Thomas_Rousseau et @MBERARD avez-vous des suggestions pour aider @JCOTTET, s’il vous plaît ?
Merci d’avance et bonne journée !
Bérangère.

[JCOTTET]

Bonjour et merci à tous pour vos réponses et recherches.
De mon côté, voici les résultats de mes investigations :

- j’ai vérifié toutes les configurations requises (je vous joins les paramètres de mon service mail A2Hosting) et tout semble correct.

- j’ai également testé le comportement d’Hubspot sur différents scénarii.
1er bug :
Lorsque j’émets un email depuis Hubspot (email hébergé par Infomaniak.ch) vers mon email test avec un Object défini, cet email arrive à bon port.
Lorsque j’y réponds sans modifier l’en-tête, celui-ci se synchronise correctement dans Hubspot sans apparaitre dans Boite de Réception.
Si je modifie l’en-tête en répondant depuis mon adresse test, le mail n’est pas synchronisé par Hubspot.
Nota : cet email est configuré comme Adresse email personnelle dans Hubspot.
2nd bug :
Lorsque j’envoie depuis une autre adresse email hébergée par A2Hosting depuis hubspot vers mon email test, l’email ne parvient pas au destinataire.
Par ailleurs, aucun message d’erreur ne m’indique que la délivrabilité de l’email est en défaut.
Nota : tout passe par Cloudflare pour lequel les valeurs SPF (v=spf1 +all) et DMARC (“v=DMARC1; p=none; rua=mailto:contact@bee-company.com”) sont définies.

En vous remerciant encore et encore…

[Edouardbrunetot]

1er bug :
Lorsque j’émets un email depuis Hubspot (email hébergé par Infomaniak.ch) vers mon email test avec un Object défini, cet email arrive à bon port.

> Vous écrivez depuis un contact ou depuis la boite de reception ?

Lorsque j’y réponds sans modifier l’en-tête, celui-ci se synchronise correctement dans Hubspot sans apparaitre dans Boite de Réception.

> Serait-il possible d’avoir un loom / une capture video ?

Je comprend que l’email est synchronisé sur la fiche de contact mais pas reçu dans la boite de reception, c’est correcte ? L’email n’apparait pas ?

Si je modifie l’en-tête en répondant depuis mon adresse test, le mail n’est pas synchronisé par Hubspot.

> Pourquoi modifier l’en-tête svp ?

Nota : cet email est configuré comme Adresse email personnelle dans Hubspot.
2nd bug :
Lorsque j’envoie depuis une autre adresse email hébergée par A2Hosting depuis hubspot vers mon email test, l’email ne parvient pas au destinataire.
Par ailleurs, aucun message d’erreur ne m’indique que la délivrabilité de l’email est en défaut.

> avez-vous une capture d’ecran sur le sujet ? L’envoi du mail se fait depuis la boite de reception ou de la fiche de contact ?

Généralement de mon côté je recommande de prendre un compte Google / Microsoft, ça simplifie le setup

À très vite

[JCOTTET]

1er bug :
Lorsque j’émets un email depuis Hubspot (email hébergé par Infomaniak.ch) vers mon email test avec un Object défini, cet email arrive à bon port.

**> Vous écrivez depuis un contact ou depuis la boite de reception ?

=> J’écris depuis la fiche contact.**

Lorsque j’y réponds sans modifier l’en-tête, celui-ci se synchronise correctement dans Hubspot sans apparaitre dans Boite de Réception.

> Serait-il possible d’avoir un loom / une capture video ?

Je comprend que l’email est synchronisé sur la fiche de contact mais pas reçu dans la boite de reception, c’est correcte ? L’email n’apparait pas ?

=> L’email se synchronise effectivement sur la fiche contact mais n’apparait pas dans la boite de réception.
Ci-joint, copie écran de l’échange de mail test :

Si je modifie l’en-tête en répondant depuis mon adresse test, le mail n’est pas synchronisé par Hubspot.

> Pourquoi modifier l’en-tête svp ?

**=>

Pour tester dans la mesure où les échanges en va-et-vient depuis un email créé et envoyé par hubspot fonctionnent.
Donc j’ai voulu tester de la même façon que le mail d’un prospect ou d’un client avec un nouvel en-tête devrait pouvoir être reçu et synchronisé sur la fiche contact.**

Nota : cet email est configuré comme Adresse email personnelle dans Hubspot.
2nd bug :
Lorsque j’envoie depuis une autre adresse email hébergée par A2Hosting depuis hubspot vers mon email test, l’email ne parvient pas au destinataire.
Par ailleurs, aucun message d’erreur ne m’indique que la délivrabilité de l’email est en défaut.

> avez-vous une capture d’ecran sur le sujet ? L’envoi du mail se fait depuis la boite de reception ou de la fiche de contact ?

=> Toujours depuis la fiche contact

Généralement de mon côté je recommande de prendre un compte Google / Microsoft, ça simplifie le setup

=> Ce n’est pour l’instant pas ma stratégie email et celà m’embêterait de devoir changer. Sauf si c’est imposé par Hubspot.

À très vite

=> A très vite et merci pour le temps passé. En espérant que nous allons très rapidement comprendre les raisons.

[Berangere]

Bonjour @JCOTTET, merci pour toutes ces informations !
Merci aussi @Edouardbrunetot pour l’aide apportée !
Nous allons déjà voir le premier point. Nous regarderons ensuite le 2ème pour que ce soit plus clair.
@JCOTTET, juste pour être sûre de bien comprendre, concernant le point 1, vous rédigez un e-mail depuis la fiche contact sur HubSpot et celui-ci n’apparaît pas dans la boîte de réception.
De quelle boîte s’agit t-il s’il vous plaît ?
- de la boîte partagée sur HubSpot sous Conversations > Boîte de réception (voir capture d’écran ci-dessous) ?
- ou alors de votre boîte personnelle sur l’application Outlook sur Mac ?

Merci par avance et bonne fin de journée !
Bérangère.

[Edouardbrunetot]

Bonjour,

Si je comprends bien, les e-mails ne sont pas synchronisés avec HubSpot ?

1) Lorsque vous envoyez un e-mail depuis HubSpot, l’email est enregistré j’imagine mais pas si vous recevez ou écrivez l’email ?

2) Pour synchroniser votre e-mail 2 solutions pour vous :

Solution 1 la synchronisation manuel : Aller dans paramètre > E-mail > Paramètre d’enregistrement d’e-mails

Puis aller en bas et vous pouvez copier / coller vos ces adresses en cci pour enregistrer les conversations.

Solution 2, utilisé pour une boite d’équipe. Mais peut-être détourné en boite perso (attention cela désactive une fonctionnalité sequence sur le sales pro) : Allez dans conversations > boite de reception en bas a gauche “paramètre de la boite de reception” > Connecter un canal > Ajoutez votre boite e-mail

Est-ce que j’ai répondu à votre question ?

Bien à vous

[JCOTTET]

Bonsoir Edouard,
Malheureusement, il ne s’agit pas de celà mais de la synchro (relevage) des emails externes dans Hubspot.

Voir mon post en dessous en réponse à Bérangère.

Je vous remercie malgré tout de vous préoccuper de ma problématique.

Celà ressemble à un blocage de l’IP de mon serveur mail.

[JCOTTET]

Bonjour,

Effectivement, quand je rédige un email depuis la fiche prospect et l’envoie, celui-ci n’apparait pas dans Conversations > Boite de réception > Envoyé.

Cet email est bien reçu par mon prospect-test. S’il répond sans modifier l’en-tête, l’email est reçu sur sa fiche contact mais n’apparait pas non plus dans la Boite de Réception.

Par ailleurs, si un prospect déjà enregistré ou non m’envoie un email à l’adresse email configurée avec un en-tête lambda, cet email n’est pas intégré dans la fiche contact et n’apparait pas non plus dans la Boite de Réception.

Belle journée à vous également,

[Berangere]

Bonjour @JCOTTET,
Merci pour ces informations.
1/ Lorsque vous envoyez l’e-mail sur HubSpot, depuis la fiche contact, pour l’expéditeur vous sélectionnez bien l’adresse e-mail de la boîte partagée, c’est bien ça ?
Si c’est effectivement le cas, l’e-mail devrait être dans les messages envoyés de la boîte partagée. Afin de pouvoir investiguer cela, pouvez-vous m’envoyer en message privé l’en-tête de cet e-mail en question s’il vous plaît ?
Voici comment récupérer l’en-tête d’un e-mail.
2/ Pour ce qui est du deuxième soucis :
“Lorsque j’envoie depuis une autre adresse email hébergée par A2Hosting depuis hubspot vers mon email test, l’email ne parvient pas au destinataire.
Par ailleurs, aucun message d’erreur ne m’indique que la délivrabilité de l’email est en défaut.”
Vous envoyez l’e-mail depuis une fiche contact ou depuis la boîte partagée sur HubSpot ?
Sur Hubspot l’e-mail apparaît donc comme envoyé mais en réalité l’e-mail n’est pas parti, c’est ça ?
Merci et bonne journée !
Bérangère.

[JCOTTET]

Bonjour,

1) L’envoi d’emails depuis la fiche contact ou la Boite de réception fonctionne maintenant mais partiellement : l’email apparait bien dans Boite de Réception > Envoyés et le destinataire reçoit bien l’email dans les 2 cas.
L’ouverture apparait bien dans le flux :

Par contre, quand ce même destinataire répond au mail, celui-ci apparait dans la fiche contact à condition que l’en-tête du mail soit identique à l’envoi mais n’apparait pas dans la Boite de Réception.

En fait, aucun email émis vers les adresses configurées dans Hubspot n’apparaissent dans la Boite de Réception.
Et aucun email dont l’en-tête n’a pas été créé par un email envoyé via Hubspot n’est reçu dans les fiches contact ou dans la Boite de Réception.
Avez-vous besoin d’éléments complémentaires pour comprendre ?

Bien à vous,

[Berangere]

Bonjour @JCOTTET,
Merci pour ces informations !
Je vous ai envoyé un message privé.
Dans l’attente de votre réponse, je vous souhaite une excellente journée !
Merci,
Bérangère.

[Berangere]

Bonjour @JCOTTET, j’espère que vous allez bien !
Pour aider de futurs utilisateurs, je partage ici la résolution que nous avons vu ensemble via messages privés.
Après vérification, il semblerait dans nos outils internes que votre e-mail soit connecté à la fois en tant qu’e-mail personnel et en tant qu’e-mail d’équipe hébergé.

Les réponses à l’e-mail de l’équipe hébergé n’apparaîtront dans HubSpot que si vous avez effectivement une boîte de réception externe pour votre adresse e-mail qui est capable de recevoir du courrier - et alors vous devez configurer la redirection dans cette boîte de réception externe de sorte que tout le courrier envoyé à cette adresse soit redirigé vers l’adresse de redirection de la boîte de réception hébergée.

La documentation sur la configuration de la redirection pour les boîtes de réception hébergées se trouve ici :

Transférer des e-mails à une adresse e-mail hébergée dans la boîte de réception

Si vous ne configurez pas la redirection, le courrier envoyé à l’adresse de la boîte de réception hébergée ne sera pas reçu dans votre boîte de réception des conversations car nous ne possédons pas réellement cette adresse e-mail / elle n’est pas connectée à HubSpot via nos intégrations de boîtes de réception connectées (gmail/office365).
Ici, il y avait une absence de redirection des e-mails vers les adresses e-mails Hubspot.
Merci et bonne journée !
Bérangère.