mi_shi
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マーケティング部に所属しており、
BtoB向けのWEBセミナーの企画・開催によるリード獲得を担当しています。
WEBセミナー実施にあたって、もっと業務効率化できるのでは？と思いつつ、
どのような工夫が可能なのかわからず、コミュニティの皆様の知識をお借りしたいです。
▼現在のセミナー実施のフロー
※ウェビナー実施に際し、ワークフロー機能はほぼ利用しておりません。
１ ウェビナー申込ページの作成（Hubspot LP＆フォーム）
２ 集客リスト作成（Hubspot）
３ 集客メール作成／配信（Hubspot／1週間前、前日、当日）
４ ウェビナー開催（ZOOM）※Hubspot連携未対応
５ 参加お礼＆アンケートメール作成／配信（Hubspot ※
アンケートはフォーム機能）
６ 参加者リストの作成（ZOOMの参加データと、Hubspotの参加者データの突合）
７ 分析
（ZOOMの参加データと、Hubspotの参加者・アンケートデータの突合）
▼改善検討している業務
３ 集客メール作成／配信（Hubspot／1週間前、前日、当日）
セミナーごとにセミナータイトルや参加URLが異なるため、
1回ごとにテンプレメールをベースに、件名・本文内のURLを変更し、配信セットしています。
→参加URLやセミナータイトルが決まれば毎回メール作成は不要になるかもしれない（件名固定にはなりそう）
４ ウェビナー開催（ZOOM）
→動画を事前設定すれば、開催時間になったら自動で流れるツールなどあれ
ば解決できそう（Hubspotではなさそう）
５ 参加お礼＆アンケートメール作成／配信
セミナーごとにセミナータイトルやアンケートURLが異なるため、
1回ごとにテンプレメールをベースに、件名・本文内のURLを変更し、配信セットしています。
アンケート（フォーム）も毎回テンプレートをコピーして１セミナー１つ作成しています。
→参加URLやセミナータイトルが決まれば毎回メール作成は不要になるかもしれない（件名固定にはなりそう）
６ 参加者リストの作成
７ 分析
→これはZOOM連携したら楽そうになります。
現状のフローと削減の目安は以上です。
「この機能こう使えば楽になるかも」や、
上記以外でも「こんな工夫してます」など、ぜひ広くナレッジを参考にしていただければと思います。
どうぞよろしくお願いします。
@mi_shi、いい質問ですね！コミュニティにぴったりのトピックです。トップエキスパートを紹介します：@Makoto、 @skimura、@marykashima、何かアドバイスを共有してくれませんか？いつもありがとうございます！Bérangère
Makoto
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@mi_shi さん、初めまして篠原と申します。
@BérangèreL さんが輩っぽい無茶ぶりしてきたのでコメントします。
まず、HubSpotを使ってほぼ最適化できており、素晴らしいです。
以下、私なりの意見を述べます。
>６ 参加者リストの作成
>７ 分析
おっしゃる通りZOOM連携すれば申し込みしたけど参加した人／参加しなかった人が自動判別できるのでおすすめです。
どう活用すべきかはアイデア次第ですが、ZOOMの入退出時間や視聴時間も取れます。
>４ ウェビナー開催（ZOOM）
効率化の観点ではありませんが、ライブで行ったウェビナーを録画しておいて、後日オンデマンド配信で再利用すると、コンテンツ視聴者が増え、結果、商談化の数が増えるメリットがありますね。
>３ 集客メール作成／配信（Hubspot／1週間前、前日、当日）
>５ 参加お礼＆アンケートメール作成／配信
「参加URLやセミナータイトルが決まれば毎回メール作成は不要」とは、マーケティングEメールを複製した際に修正箇所が少なくて済むというイメージでしょうかね？
一方、メールには、
ウェビナー参加者の意欲を高めたり、
CTAを設置して商談化に繋げたり、
この会社のマーケティング担当はとても真摯な姿勢で信頼できるというブランディングの役割など、
もありますので、ウェビナーごとに参加者の気持ちを妄想し、どのような伝え方がベストだろうかと魂を込めてメール文を作ることも大切だと考えます。
AIやシステムでどんどん効率化されていく時代ですが、受け取る側が人間である限り、人間に信頼されるコミュニケーションを大切にしていきたいですね。
その他の効率化ポイントとしましては、
上記のアセットをウェビナーごとにキャンペーン化してパッケージ化しておくと、アセットの複製や効果測定が圧倒的に楽になるのがオススメです。
以上、参考になれば幸いです。
mi_shi
4
@Makoto
早速のご返信ありがとうございます！
Hubspotをそれなりに使えているようでよかったです…！
ZOOM連携検討しようと思います。
＞一方、メールには、ウェビナー参加者の意欲を高めたり、CTAを設置して商談化に繋げたり、
＞この会社のマーケティング担当はとても真摯な姿勢で信頼できるというブランディングの役割
おっしゃる通り、効率化はしたいと思いつつ、
どんなセミナーでも同じ定型文の訴求では、いろんな面でメールの効果が落ちると思うので、
工数をかけるべきところと、かけないところは明確にしておかねばと思いました。ありがとうございます。
＞上記のアセットをウェビナーごとにキャンペーン化してパッケージ化しておくと、アセットの複製や効果測定が圧倒的に楽になるのがオススメです。
キャンペーンやアセットはこれまで活用したことがありませんでした！
調べたところ、メールやCTA・ワークフローなどをひとまとめにして型化（テンプレ化）・効果計測ができるんですね！早速設定してみようと思います、ありがとうございます！