質問
ミーティングログの記録をトリガーに、ワークフローを作成したい場合はどれをトリガーにすれば良いでしょうか？
理想の状態
(どこで)取引
(いつ)営業チームがミーティングを終えて、ミーティングログを記録した際に
(何を)ミーティングログの記録の内容
(どこへ)特定のSlackチャンネルに
契約状況
契約プラン:Hubspot Salesプロフェッショナルプラン
Slack連携:済み
@Ayumu さん
HubSpotコミュニティーへようこそ！
チームの誰かが取引レコードでミーティングログを記入した時にワークフローを走らせるという動きですが、多少リミテーション付きで可能だと思います。
トリガーには「連絡の回数が既知」と「Activity type＝Meetingのアクティビティーが少なくとも1件ある」を使用しています。「連絡の回数が既知」を使っているのは、ミーティングログが記載されるたびにSlackに通知したい場合”再登録トリガー”を有効にさせる必要があるためです。「連絡の回数」プロパティーはミーティングやコールがログされるたびにアップデートされるので、再登録トリガーに使用することができます。（「Activity typeがMeetingのアクティビティーが少なくとも1件ある」は再登録トリガーの条件に使えないので、あえて「連絡の回数が既知」を入れています。）
そしてSlackに送信される情報は「XXXにミーティングがログされました。確認してください。」と設定しています。ミーティングログの記録内容はプロパティーではないためSlackに送ることはできないのですが、Slack通知に”View in HubSpot”という取引レコードへのリンクが入るので、そこをクリックしてアカウント内でログを確認してもらうことができます。
あくまでワークアラウンドなので、試してみて問題なく動くか確認してみてください。
こちら無事に機能しています。
しかし1点困ったことが発生します。
課題:Eメールなどを送ったときもSlackに通知がくる
理想:ミーティングログが記録されたときのみSlackに通知がくる
上記を実現できるワークフローはございますでしょうか。
@Ayumu さん
以前に紹介したワークフローで、Eメールを送った時にSlack通知が出るという挙動が私の方で再現できていないため、次の点についてご共有いただけますか？
- 誰にどのInboxからメールを送った時にSlack通知が出ますか
- ワークフローのスクリーンショット
- アカウントID
よろしくお願いします。
横から失礼いたします。
同様のSlack通知を希望しており、上記インストラクションに沿ってワークフローを設定しているのですが、再登録のトリガーに「連絡の回数」が指定できないと出ています。
「連絡の回数」はコンタクトのプロパティという認識であっていますでしょうか？
@Chisa さん、こんにちは。
ここでは取引ワークフローを作成しているので、「連絡の回数」は取引プロパティーのものを使っています。トリガーを設定する際に「取引」＞「連絡の回数」と進んでみてください。
@Chisa さん
なるほど、それは挙動が怪しいですね。
私のアカウントでは同じ状態を再現できていないため、詳しくワークフローを見る必要があると思います。DMを送りますので、そちらでやりとりさせてください。
@natsumimori さん
こちらのディスカッションを発見し、私も同様の設定を行ったのですが、EメールなどのログもSlackに通知が来てしまいました。
恐れ入りますが、解決方法を教えていただけると幸いです。
よろしくお願いいたします。
@toribird さん
こんにちは＾＾コメントありがとうございます。
ワークフローを使用してミーティングログがあったときにSlackに通知を出している、ということですね。EメールのログがあったときにもSlackに通知が出てしまうという挙動ですが、あいにく私がテストで作成したワークフローで同じ動きを再現できずにいます。また、私の方では @toribird さんのワークフローにアクセスすることができないため、お手数ですがHubSpotテクニカルサポートへ以下の情報を添えてお問合せいただけますでしょうか？
①該当のEメールログがあるレコードのURL
②Slack通知を出しているワークフローURL
③Eメールログの通知が来たことが見えるSlack内のスクリーンショット
テクニカルサポートへは、お使いのHubSpotアカウント内右下の「ヘルプ」から「サポートに問い合わせる」と進んでいくとお問合せいただけます。何卒よろしくお願いいたします。