はじめまして。
btobビジネスをやっています。
kintoneの連携についてのベストプラクティスがあれば教えて下さい。
取引にに対し、複数の商品項目を設定しています。商品項目自体は成否ライブラリーから選び、お客様の注文に合わせてライブラリーから選択肢、商品項目を追加しています。
今回、kintoneにその商品項目がもし5つ追加すれば、5つのレコードを生成する、という使い方が出来ないか知りたいです。
商品項目とkintoneは直接連携はできません。そして、商品項目を追加し受注ステージに移行したことをトリガーに注文を生成し、注文をkintoneと連携する、という方法も試しましたがこれも商品項目をkintoneへ持ってくることはできませんでした。
またワークフローで一度スプレッドシートへ商品項目を5つ分吐き出ししてから、それを別のアプリ（zap等）を使って連携しようかとも思いましたが、スプレッドシートへの吐き出しも商品項目の最初の1つしか吐き出せず、5つ吐き出すことはできません。
もし取引に対し紐づけされている商品項目をkintone等別のアプリで生成する、ということを実現されている方いらっしゃいましたら教えて下さい。
@Hikari_Kaizen 様、ハブスポットコミュニティへお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。
お尋ねの件は「KINTONE」連携機能についてかと存じますが、もし異なる場合はお知らせください。
トップエキスパートの皆様にご相談いたします：@Makoto 様、@marykashima 様、@skimura 様、@Hikari_Kaizen 様のお役に立てるご提案がございましたら、どうぞよろしくお願いいたします。
大変お世話になりました。どうぞ良い一日をお過ごしください。
Bérangère
Makoto
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@Hikari_Kaizen さん、初めまして篠原と申します。
HubSpotのkintone連携アプリは導入されていて、kintoneで追加した商品項目のHubSpot同期を行いたいがうまくいかないということだと思いますが、こちらの文章だけですと状況がよくわからず回答が難しいです。
下記画像のようにアプリにおいて商品項目の同期は直接的にはできないため、
①HubSpotで生成した見積書URLを取引に格納してkintoneに同期する
②請求書や注文の形式でkintoneに同期する
などの方法が考えられます。
ただ、そのまえに、
・なぜkintone側で商品項目を追加する必要があるのか？
・HubSpotで完結できない理由は何か？
など業務設計に疑問を感じましたので、そこを整理すればよろしいと考えました。
以上、少しは参考になりましたでしょうか。
ありがとうございます。
あらためて現状と背景をご説明させてください。
まず前提として、kintoneでは在庫管理を行う想定です。一方で HubSpotには在庫管理機能が存在しないと認識しており、HubSpot側では取引に対して複数の商品項目を紐づけ、見積・請求など顧客とのコミュニケーションを完結させる、という役割分担を考えています。
在庫管理の観点では、商品ごとに
- 在庫があるのか
- 新たに製造（または手配）が必要なのか
といった判断が必要になります。そのため、kintoneでは「取引単位」で管理するのではなく、1つの取引に紐づく複数の商品項目それぞれを、個別のレコードとして生成・管理したいと考えています。
しかし現状、商品項目（Line item）を直接kintoneと連携することができません。
そこで一度スプレッドシートへ商品項目を書き出し、その後スプレッドシートとkintoneを連携する方法も検討しましたが、以下の点で詰まっています。
-
ワークフロー上で「商品項目が追加されたこと」をトリガーにすることができない
-
CSVでエクスポートは可能だが、「取引に紐づく商品項目」として出力されるため
- 取引に対して 1行しか作成されない
- 商品項目が複数ある場合でも、1つのセルにカンマ区切りで格納される形式になる
-
その結果、kintoneと連携しても 1レコードしか生成されず、商品項目ごとの在庫管理ができない
以上のような状況で、現在対応に行き詰まっています。
この前提条件のもとで、
取引に紐づく複数の商品項目を、kintone側で商品単位の複数レコードとして生成・管理するための解決策はありますでしょうか。
Makoto
5
@Hikari_Kaizen さん。
詳細ありがとうございます。状況理解できました。
おっしゃる通り、その要件を既存の標準連携アプリで実現することはできません。
kintoneという国産SaaSですので、海外のHubSpotアプリにも存在しないでしょう。
よって、独自システムの開発が必要になります。
システムフローとしては、
①製品マスター兼在庫情報はkintoneとし、製品や在庫の情報に変更があればこちらに更新する。
②kintoneで在庫情報を変更したらHubSpotの製品ライブラリにほぼリアルタイムで同期する。
HubSpotの見積もり作成機能を利用するなら、商品項目は製品ライブラリーから呼び出しているので、HubSpot製品ライブラリーに在庫管理に保持しておく必要がある。
③HubSpotで見積作成する際、HubSpot製品ライブラリから商品項目にピックアップする。ピックアップした製品ライブラリーの在庫数をマイナスする。
ピックアップする際、在庫があるかUIから確認しづらいので、独自UIを開発するか、製品名に「在庫なし」と記載するなどのカスタマイズが必要になりそう。
④取引が失注になったら、HubSpot製品ライブラリから該当する製品の在庫数をプラスする。
⑤HubSpotの製品ライブラリーの在庫数が変更したらkintoneの在庫情報をほぼリアルタイムで同期する。
以上、ちょっと考えてみましたが、運用をスムーズにするには独自UIが必要になりそうです。
なお、どうせ独自開発するなら、在庫管理はkintoneを利用するのではなくHubSpot製品ライブラリー上で直接行った方が①⑤が必要なくなるので、シンプルになりそうです。※kintoneを利用しなければならない理由があると推測しますが。
また、貴社業務の複雑さによって、他に配慮しなければならない点もでてくると考えます。
以上、参考になりましたでしょうか。
もし、システム開発が必要でしたらご紹介させていただきます。
Kintoneの実践経験がないのでアイデアベースかもしれませんが、
該当の取引に対して「商品項目単位のカスタムオブジェクトを作成、経由してKitoneレコードを作成する」はいかがでしょうか。
※タグがStarterだったのでWFやカスタムオブジェクトが使えない場合はすみません……！
1【WF処理】商品項目単位でカスタムオブジェクトでレコードを作成
2【WF＆Kintone連携】取引の受注ステージに移動したら関連にカスタムオブジェクトレコードにフラグを付与、フラグをトリガーにしてカスタムオブジェクトレコード単位でWFを走らせでKitoneレコード生成
1のトリガーは「取引に関連する「A」という商品項目が関連付けられた」になりますが、その後カスタムオブジェクトレコード作成時に内容をコピーする時、変数が使えるかは怪しい印象です。
そうなると、商品項目ごとのWF処理（もしくは分岐）が必要になり、商品項目が多い場合は現実的ではないかもしれません。
@Hikari_Kaizen さん
HubSpot導入パートナーではなく、ユーザです。
またKintoneの知見はない中なのですが、HubSpotでの取引を明細ごとにばらしてKintoneに持っていきたいということなのかな？と推察しました。
それでいうと、あくまで印象論ですがP2Pの連携だとちょっと厳しそうな気がしました。
一方で以前の投稿を拝見するとZappierを運用されているとのことなので、一旦HubSpotからGoogleBQなどのデータレイクサービスにデータを流して、Zappier使って明細ごとに分ける処理をしてからKintoneにデータを連携するようなSTEPを踏めば行けるような気がしました。
連携に即時性が求められるなど、要件次第では当てはまらないかもしれませんが、、、ご参考までに。
