Intercambio de conocimientos y experiencias de trabajo a distancia

[sharonlicari]

Hola Comunidad, 

Espero que todos se encuentren muy bien en éstos tiempos tan difíciles que estamos viviendo 

Como es de esperarse y dadas las circunstancias, en muchas industrias, las empresas están empezando a considerar al trabajo a distancia, teletrabajo o trabajo en remoto,  debido al reciente brote de COVID-19, también conocido como Coronavirus.

HubSpot siempre ha sido un fuerte promotor del trabajo a distancia e incluso tenemos una persona encargada de manejar un programa dedicado a la experiencia de los empleados a distancia o desde casa. 

Actualmente las oficinas globales de HubSpot están cerradas y todos los empleados de HubSpot trabajan a distancia.  Aquí hay algunos consejos que pueden servir de ayuda a que esa transición sea más fácil para ti y tu empresa. 

• Envía/Comparte una lista de control de preparación IT con antelación a tu equipo para asegurarte de que todos comprueben la calidad de su conexión de red en su casa y que tengan una configuración de espacio de trabajo adecuada en caso de trabajo remoto inesperado.
• Estructura el día: puede ser muy fácil acostarse cada mañana o quedarse con la ropa cómoda todo el día cuando se trabaja desde casa. Intenta estructurar tu día de forma similar a cuando estás en la oficina. Levantarse y salir a caminar por las mañanas, empezar a trabajar a tu hora y toma descansos durante el día. Lo más importante es terminar el trabajo a tu hora normal y tomar tiempo para desconectarse del trabajo.
• Tener tiempo social no relacionado con el trabajo: Trabajar a distancia puede ser un poco solitario y la gente a menudo siente que está desconectada de sus redes sociales. En en el equipo de Soporte de HubSpot, tienen programada una reunión en la hora del almuerzo para que el equipo pueda juntarse y a hablar de cosas que no sean del trabajo. Créase o no, ¡esto realmente te ayuda a sentirte conectado con tus compañeros de equipo!
• Sé responsable con tu disponibilidad: Como no podemos vernos, es importante que te comuniques con tus compañeros sobre tu disponibilidad. A lo largo del día, a veces nos desconectamos para almorzar o dar un paseo. Crea el hábito de mencionar cuando estarás desconectado y cuando volverás. En HubSpot, usamos Slack para la comunicación interna. Generalmente actualizo mi perfil para que la gente sepa que estoy no estoy disponible, como por ejemplo: [Descanso para almorzar- regresaré a la 1pm]

Utiliza éste espacio para que por favor, compartes tu experiencia, ideas, consejos sobre el trabajo a distancia con la Comunidad!

Aquí hay algunos ejemplos de preguntas que me gustaría conocer sus experiencias:

• ¿Cómo estás operando tu negocio de manera diferente hoy en día reaccionando a la situación actual?
• ¿Tu empresa o negocio fomenta/requiere el trabajo a distancia?
• Si no, ¿qué plan de acciones está tomando tu empresa para seguir creciendo en esta circunstancia?
• En caso de que ya exista la opción de trabajar a distancia en tu negocio/empresa entonces:  ¿cuáles son los beneficios del trabajo a distancia y cuáles son las dificultades que encuentran?
• ¿Hay algo que tú o tu empresa esté haciendo éste aplicando para el trabajo a distancia?
• ¿Tienes algún consejo para las personas que no están familiarizadas con el trabajo a distancia?

Sabemos que es un momento difícil para todos, y la situación está afectando drásticamente a varios negocios.

Esperamos que compartir nuestra propia experiencia y proporcionar un lugar donde podamos conectarnos unos con otros nos ayude a todos a crecer juntos incluso en esta situación.

Los leo, y espero que estén a salvo en casa! 

Un abrazo 

Sharon 

PD: Siempre puedes revisar ésta publicación en nuestro blog sobre el tema. 

[Kaleudia]

Hola Sharon, hola a todos en la comunidad!

Gracias por abrir este gran debate, muy acorde a la realidad que estamos viviendo en el mundo.

En Webketing estamos todos 100% desde casa trabajando, y ha funcionado bien dentro de todo. Ha servido para poner a prueba muchos procesos que veníamos implementando, y también ha sacado a luz aquellas cosas por mejorar, las que queremos transformar en grandes oportunidades para que cuando vuelva a la normalidad (dentro de lo posible) podamos seguir implementando este tipo de trabajo.

Dentro de los protocolos de trabajo remoto, todos los días nos juntamos a primer ahora a una reunión de status general, en donde compartimos experiencias vividas del día anterior, o también dificultades que hayan surgido. Compartimos lo que hemos vivido aún desde nuestra identidad personal, entendiendo que somos personas que tenemos la dicha de trabajar en lo que nos gusta, pero también nos pueden afectar situaciones que causan distracción, frustración, o al contrario, impulsos positivos que nos motivan a dar lo mejor. Hemos reforzado fuertemente la cultura de nuestra agencia, en donde uno de los puntos más importantes es la integridad. Cuando nadie te ve es donde se pone a prueba este concepto, que finalmente es lo que hace que hagamos la diferencia en nuestro trabajo.

Aquellas cosas que vamos detectando para mejorar, tratamos de corregirlas de inmediato, tal como el COVID-19 jejeje detectando los casos para aislarlos y que no sigan repitiéndose.

Eso es lo que puedo aportar por ahora 🙂

Éxito a todos! En estos tiempos difíciles es donde todo se pone a prueba, pero finalmente sacarán lo mejor de uno mismo!

[sharonlicari]

Hola @Kaleudia 

Espero que te encuentres muy bien! Esto que comentas está genial, estoy de acuerdo contigo en lo que mencionas sobre error y  aprendizaje. 

Así como haces referencia a los casos, es mejor detectarlos para no volverlos a repetir 🙂

Creo que en éstos momentos estamos obligados a verle el lado positivo a todo, estamos en una era nueva donde podemos seguir creciendo como empresas y profesionalmente.

Agradezco a la teconología por permitirnos estar comunicados y seguir realizando nuestro trabajo de la mejor forma.

Espero que todos esten bien, les mando un abrazo a ti y a Pablo.

Sharon 

[MarcoV]

Hola @Kaleudia 

Gracias por compartir tu experiencia 🙂 

Claro poner en práctica los nuevos prodecimientos siempre traen nuevos desafíos y aprendizajes.

Siempre compartir las experiencias nos ayudan a mejorar y a celebrar las cosas tal y como mencionaba @Lucila-Andimol 🙂

Muy interesante sus opiniones 

Abrazos y estén a salvo en casa

Marco 

[Lucila-Andimol]

Hola @sharonlicari 

gracias por invitarme a conversar sobre este tema.

Es super interesante y hoy día, más actual que nunca.

En Andimol trabajamos remoto hace poco más de un año,

y realizamos todo de forma remota y digital, desde la reuniones con nuestros clientes, el día a día con el equipo, responder las dudas y las "entrevistas a candidatos".

Si bien es un proceso y cada empresa o agencia tendrá su propia fórmula que le funcione,

aquí puedo contarte algunos tips que de seguro le funcionan a todos (algunos coinciden con los que ha mencionado @jpsanchez )

- Planificación pre definida: en nuestro caso tenemos la planificación mensual anticipada de todos nuestros clientes. Esto nos permite avanzar semana a semana con entregables claros, y sin apuros u horarios.

- Mantenerse enfocados: resolver de a un tema o problema por vez (sobre todo en este momento tan particular) pero hace más evidente la consecucion de hitos a celebrar.

- Comunicación clara (interna y externa): valerse de canales como Slack (sobre todo interna) o whatsapp (algunos clientes la prefieren).

- Utilizar videos para que la comunicación de sienta más cercana (sobre todo hoy) y más clara (el texto sólo puedo ser equivoco muchas veces).

- Tener llamadas recurrentes reduce la ansiedad y el stress (de ambas partes): una llamada semanal de 15 minutos con los clientes y diara con el equipo ayuda a mantenernos todos en la misma página y evitar malos entendidos.

- Tomarse el tiempo para celebrar las pequeñas victorias, internas o con los clientes: trasmitir buenas noticias siempre es bonito, parece obvia la aclaración pero si lo piensas no estamos tan acostumbrados a hacerlo.

Espero hayan sido de ayuda

Saludos

Lucila

[sharonlicari]

Hola @Lucila-Andimol 

Gracias por compartir ésto! me encanta saber que ya tienen implementado el teletrabajo en tu empresa 🙂 

El flujo de trabajo que han implementado me parece genial, creo que tener esas pequeños encuentros del equipo para mantener el contacto, la cooperación y la cultura. Es importante para que los miembros del equipo se mantengan unidos y más en estos tiempos tan difíciles! 

Estoy completamente contigo cuando haces referencia a que esas reuniones ayudan a reducir el estrés y la ansiedad del equipo, es bueno para mantener la comunicación y que nos sintamos apoyados de cierta forma 🙂

Te mando un fuerte abrazo

Sharon

[sharonlicari]

Hola a todos, 

Espero que se encuentren muy bien, me gustaría saber si tienen algo que compartir o si éstas ideas les han servido de ayuda durante éstos tiempos tan difíciles

@Kaleudia @Lucila-Andimol @Oscar1 @jpsanchez @RodoIslas @miguel_galicia@anaaldea @RosaM @JoseGo @BernardoV 

Un abrazo y quédense en casa 🙂

Sharon

[jpsanchez]

Hola!, justo estamos acabando una guía para uno de nuestros clientes, esta ahora mismo en la cocina y si todo va bien durante la semana se publicará.  No quiero hacer un auto-promocional con esto. Así que a menos que os parezca bien , no publicaré el link. 

Yo creo que al final las herramientas todas/os las vamos usando y son practicamente iguales. ( que si slack, teams, teamwork, trellos, Asana,etc..)

A nosotros lo que nos esta funcionando muy bien es no poner horas. Es decir que no estamos trabajando de manera sincronizada todos siempre conectados, todos siempre respondiendo al momento o solicitando respuesta al momento. Creemos que eso genera un estress que ahora mismo no es necesario ;). Por eso vamos con mucho cuidado al dejar un mensaje.

• SI por lo que sea no se cumple un plazo no pasa nada. 
• Si necesitas tomarte el dia entero te lo tomas, avisas si tienes algo y lo ponemos en backlog del resto. 
• Evitar el email , usar sistemas tipo Slack , teamwork, Teams. que permiten ese seguimiento de hilos asincronicos. 
• Dejar siempre una sala de video conferencia abierta y conectada para que quien quiera se conecte y tenga compañia de otro compañero. ( como la tele vamos, lo ponemos de fondo!)
• Usar el concepto de Duplas si es posible. ( dos personas mínimo con los mismos accesos e información siempre)
• Evitar no salir en pijama en una videocall con el cliente, que tampoco estamos en ese plan!. 

Bueno espero os sirva! 

Desde aquí muchos abrazos! fuerza! y ahora + que nunca tenemos que estar en comunidad! 

JP

😉

[BernardoV]

Estoy de acuerdo con JP. 

En estos momentos lo mejor es buscar la manera de estresar lo menos posible a nuestro equipo y evitar el uso de email es una manera sencilla y eficiente de hacerlo. 

A manera muy perosnal (más allá de esta cuarentena yo trabajo 2 días a la semana en casa), lo que a mi me funciona es replicar exactamente mis horarios de trabajo en mi casa. Es decir, comenzar a la hora de siempre, acabar a la hora de cierre y tomar los mismos descanzos a la misma hora que en la oficina. 

De esta manera he logrado ya por dos años mantener mi productividad uniforme, esté en la oicina no. 

Entiendo que todos funcionamos de maneras distintas pero me gustaría saber. 

¿A alguien le funciona la mimsa solución que a mí? 

[sharonlicari]

Hola @BernardoV 

Estoy de acuerdo contigo, en HubSpot tenemos la facilidad de trabajar de casa y como tú, también trabajo varios días desde mi casa para evitar el transporte algunos días ya que vivo un poco lejos. 

Tener el día planeado es lo que me ha ayudado y si, 100% de acuerdo, hay que tratar de empezar y terminar el día cuando corresponde. Es decir, si mi horario empieza a las 8 pues a esa hora ya me encuentro trabajando y hacer las pausas correspondientes es justo y necesario. 

A veces siento que trabajar de casa aumenta mi productividad porque tengo más concentración que en la oficina 🙂 

Un abrazo

Sharon

[sharonlicari]

Hola @jpsanchez 

Gracias por compartir esto, estoy completamente de acuerdo contigo con lo que mencionas sobre ser flexibles sobre la carga de trabajo y el tiempo. 

Esto ha cambiado nuestra rutina 100% y se requiere de un proceso para adaptarnos por completo, pero creo que lo lograremos y cómo bien dices estos momentos debemos estar más unidos que nunca y estar a salvo 🙂 

Te mando un abrazo

Sharon

PD: cuando ya esté listo el post, te invito a compartirlo 🙂