Comment bien structurer la connexion entre Hubspot et Salesforce

Bruno_Teixeira
by: Key Advisor | Diamond Partner
Key Advisor | Diamond Partner

 

Hubspot et Salesforce sont deux CRM qui sont parmi les meilleurs du marché et qui fonctionnent très bien séparément mais encore mieux quand ils sont connectés (bien connectés).

 

L’intégration entre Hubspot et Salesforce est fiable, rapide et très performante. Il y a très peu de configuration technique à faire. Néanmoins, en termes de processus il est très important de comprendre comment les deux plateformes fonctionnent afin de bien faire correspondre les synchronisations des deux côtés. 

 

Certaines notions importantes de Hubspot ne sont pas forcément présentes dans Salesforce, comme par exemple le lifecycle stage. Aussi, sur Hubspot on voit la notion de Contacts pour tous les prospects, tandis que dans Salesforce on va trouver des leads (pistes) mais aussi des contacts. Et les deux ne sont pas du tout la même chose. 

 

Pareil pour les transactions (nom donné par Hubspot) et les Opportunités (nom donné par Salesforce). En plus, il y a aussi des objets que ne synchronisent pas complètement, comme c’est le cas des Campagnes. Bref, il y a un tas de sujets que nous pouvons aborder, mais je vais me concentrer sur l’essentiel pour une connexion fluide entre les deux plateformes.

 

Hubspot + Salesforce : intégrationHubspot + Salesforce : intégration

 

  • Alignement des processus marketing et sales

L’un des points le plus importants entre la connexion les deux CRM et d’avoir bien structuré en amont le processus marketing et vente afin de comprendre l’impact que l’un va avoir sur l’autre et par conséquent savoir ce qui se passera dans Salesforce lors d’un changement dans Hubspot, comme par exemple, si mon contact devient Marketing Qualified Lead (MQL), qu’est-ce qui se passe par la suite?

 

Et pour cela, il faudrait bien comprendre la place de chaque plateforme dans votre stratégie. 

 

Hubspot est un outil de CRM mais aussi de Inbound Marketing et Marketing Automation. En revanche, Salesforce est un CRM mais pas un outil de Marketing Automation.

 

Étant donné cela, dans la plupart des cas, Hubspot sera branché à Salesforce dans le but de récupérer tous les leads Inbound qui peuvent arriver par votre site web, réseaux sociaux, webinaires…  et il va aussi gérer la partie Marketing automation, comme par exemple créer un programme de nurturing pour les contacts qui ont téléchargé un ebook spécifique. 

 

Une fois que vous avez généré un nouveau contact, il faudra comprendre comment il pourrait évoluer parmi ses phases de cycle de vie (lifecycle stage). 

Pour faire ça, le lead scoring est un bon moyen (mon préféré). 

 

Avec un système de lead scoring en place, vous pouvez simplement déclencher le changement de phase de cycle de vie lorsque ce contact atteint un certain score que selon votre modèle serait un MQL (100 points, 1000 points, etc). Il est important à ce moment-là aussi de définir le lead status que votre commercial verra dans Salesforce, par exemple : New MQL, New, À contacter… Car dans Salesforce la notion de lifecycle stage est moins importante car les sales sont plus concentrés sur les lead status et aussi sur leurs pipelines.

 

À ce moment-là, il faudrait penser à comment envoyer ce MQL à Salesforce et cela peut être à partir de l’inclusion list. Tout simplement on va dire à notre active list Hubspot que tous les contacts avec un lifecycle stage : MQL feront partie de notre inclusion list et seront par la suite envoyés à Salesforce. 

 

Ensuite, toute la partie après le lifecycle stage MQL se passera dans Salesforce. Ce lead / contact peut en revanche être travaillé par Hubspot à nouveau si par exemple on souhaite l’ajouter à une boucle de nurturing ou si on souhaite activer des emails spécifiques pour certaines étapes du processus de qualification ou même pour des étapes du pipeline sales.

 

Pour les opportunités, généralement elles sont traitées dans Salesforce et Hubspot va recevoir toutes les informations. Mais il est très important de laisser la synchronisation tourner dans un seul sens dans ce cas : Salesforce -> Hubspot. De cette manière, aucun changement dans une transaction Hubspot impactera une opportunité Salesforce.

 

  • Comprendre les définitions des deux CRM

1. Contacts vs Leads : dans Hubspot on va trouver la notion de contacts. En revanche, dans Salesforce nous avons les leads (pistes) qui représentent les contacts envoyés par Hubspot et qui ne sont pas encore des opportunités. Cependant, si vous arrivez à qualifier le lead et le transformer en opportunité, à ce moment-là il aura une conversion de lead à contact.

 

2. Transactions (deals) vs Opportunités : dans Hubspot nous avons des transactions et dans Salesforce nous avons des opportunités. Elles représentent la même chose mais le nom est différent.

 

3. Companies vs accounts (comptes) : dans Hubspot on trouve la notion de company et dans Salesforce on trouvera les accounts (comptes). Dans Hubspot une company peut-être créée lorsqu'on connaît le domaine d’une société si on active l’enrichissement automatique via l’intelligence artificielle. Cependant, dans Salesforce un account sera généralement créé quand on arrive à convertir un lead. À ce moment-là on crée contact, account et opportunité.

 

  • Créer un mapping personnalisé des champs

 

L'intégration native entre Hubspot et Salesforce est très bien faite comme je l’ai déjà indiqué. Et au moment de son activation, l’intégration vous proposera une correspondance de champs / propriétés par défaut (recommended setup).

 

Si vous venez de mettre en place Hubspot et Salesforce, et que vous voulez les connecter, normalement cette option par défaut suffira.

 

Néanmoins, si vous avez déjà structuré Hubspot ou Salesforce, le mieux est de faire un mapping personnalisé (advanced setup) car ça évitera la création des propriétés en doublons dans Hubspot et le mapping avec des propriétés qui ne correspondent pas vraiment aux champs de Salesforce.

 

Sync settings Hubspot x Salesforce integrationSync settings Hubspot x Salesforce integration

 

Le mapping de champs est aussi important pour bien aligner les valeurs que vous avez dans chaque propriété de picklist avec plusieurs options dedans. Si vous avez une valeur dans une propriété Salesforce qui n’est pas présente dans Hubspot par exemple, ça peut poser problème pour la synchronisation.

 

  • Définir les paramètres de synchronisation des contacts

 

Il est important aussi de définir les actions qu’on souhaite faire suite à la création ou la suppression d’un contact dans Hubspot ou Salesforce.

 

L’intégration native propose la création d’un lead sans Salesforce quand un contact entre dans l’inclusion list. 

 

Et de Salesforce à Hubspot, il faut définir si on supprime un contact dans Hubspot lorsqu’un lead (piste) est supprimé de Salesforce.

 

En somme, la connexion entre Hubspot et Salesforce peut amener à des plus vastes discussions car il y a une infinité de possibilités comme par exemple la connexion des objets customs ou bien comment aligner les campagnes Hubspot aux campagnes Salesforce. Cependant avec ces 4 conseils mentionnés avant je crois que vous aurez déjà une connexion bien structurée et que vous pourrez optimiser par la suite. 

 

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Pour en savoir plus à propos de la connexion, vous pouvez aussi consulter l’article Hubspot à ce sujet.

 

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