Workflow deaktivieren

[MarkusHue]

Hallo Community,

ich plane, einen aktiven WF zu deaktiveren, möchte aber, dass die
aufgenommenen Kontakte im WF alle Aktionen normal durchlaufen (aber neue Kontakte nicht mehr aufgenommen werden).
Ist das der Fall? Der Hinweistext beim Deaktivieren ist für mich hier nicht ganz klar (was sind in diesem Fall "Aktionen"? E-Mail versenden = Aktion?)

Vielen Dank für Feedback!

VG Markus

[MarkusHue]

Servus @karstenkoehler ,

danke für dein Feedback. Ja, das klingt nach einem sehr guten Plan! Zur Sicherheit, ob ich auch ganz richtig liege: Dh ich nehme einfach alle aktuellen Aufnahmetrigger raus und stelle zB den E-Mail-Trigger "ist gleich einem" ein?

VG Markus

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hallo @MarkusHue,

ich würde die bestehenden Aufnahmekriterien drin lassen, allein zu Dokumentationszwecken oder wenn man den Workflow in Zukunft noch einmal nutzen oder klonen möchte.

Wenn deine Aufnahmekriterien gerade so aussehen:

Kriterium 1

ODER

Kriterium 2

Dann würdest du daraus Folgendes machen:

Kriterum 1

UND

E-Mail-Adresse = meine E-Mail-Adresse

ODER

Kriterum 2

UND

E-Mail-Adresse = meine E-Mail-Adresse

Ganz grundsätzlich könntest du natürlich auch alles entfernen und irgendein Aufnahmekriterium wählen, dass rein praktisch nicht erfüllt werden kann. Theoretisch ginge ja auch "Erstellungsdatum ist 31.12.3000" o.Ä.

Viele Grüße!

[MarkusHue]

Hallo @karstenkoehler ,

alles klar, vielen Dank! VG

[karstenkoehler]

Hi @MarkusHue,

das ist tatsächlich etwas missverständlich. Die Details dazu findest du noch einmal hier:

• Ganz grundsätzlich: "Datensätze, die derzeit im Workflow aufgenommen sind, bleiben aufgenommen."
• Aber: "Alle Aktionen werden übersprungen, und im Workflow-Verlauf wird ein Fehler für jede übersprungene Aktion angezeigt."

Zu Workflow-Aktionen gehören auch E-Mails, ja, das habe ich gerade einmal getestet. (Test-Setup: Kontakt in Workflow aufgenommen, Workflow deaktiviert, bevor Kontakt bei E-Mail-Versand ankommt, gewartet, bis E-Mail-Versand ausgeführt werden würde.)

Mir persönlich ist das tatsächlich etwas zu durcheinander und ich wähle hier meistens ein anderes Vorgehen: Die beste Option hier ist meines Erachtens, die Aufnahmekriterien des Workflows so einzugrenzen, dass keine weiteren Kontakte aufgenommen werden. Ich nutze z.B. einfach immer den Filter, dass die E-Mail-Adresse der aufgenommenen Kontakte meiner E-Mail-Adresse entsprechen muss. Damit kann effektiv nur noch ich in den Kontakt aufgenommen werden. Alternativ geht natürlich auch jeder andere Filter für die Aufnahmekriterien, der effektiv alle Kontakte ausschließt.

Kontakte, die bereits aufgenommen wurde, verbleiben und können den Workflow abschließen. Neue Kontakte kämen aber nicht dazu. (Wichtig hierfür ist allerdings, dass du im Tab für die Workflow-Einstellungen nicht festgelegt hast, dass Kontakte entfernt werden sollen, wenn sie die Aufnahmekriterien nicht mehr erfüllen. Standardmäßig ist diese Funktion nicht aktiviert, am besten also noch einmal prüfen, dass tatsächlich die Option aus dem Screenshot ausgewählt ist.)

Damit könntest du einfach warten, bis alle Kontakte den Workflow abschließen. Neue werden nicht aufgenommen, da die Aufnahme beschränkt ist. Nachdem alle Kontakte fertig sind, kannst du den Workflow dann deaktivieren.

Viele Grüße!