Empfang von E-Mail

[UHerrmann]

Liebe Community,

ich bin brandneu bei HS und stoße direkt auf ein erstes Problem:

Ich habe meinen E-Mail Account eingerichtet und es funktioniert

- E-Mails aus HS heraus versenden

- Wenn auf diese Mail geantwortet wird, kommt diese auch in HS an

Wenn nun eine neue Mail an mein E-Mail Account geschickt wird, kommt die bei HS nicht an.

Ist dies in HS nicht möglich oder wie kann ich einrichten, dass HS neue Nachrichten (nicht nur Antworten) aus meinem IMAP Postfach abruft?

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hallo @UHerrmann,

das ist korrekt und so auch erwartetes Verhalten. HubSpot hat keine Posteingangsverwaltung. Die Annahme ist immer, dass man parallel noch Outlook oder Gmail nutzt. Dafür gibt es entsprechende Erweiterungen.

Exkurs: Es ist zwar möglich, ein Conversations-Postfach anzubinden, dieses Tool ist dafür aber nicht gedacht. Es ist dafür gedacht, mehreren Team-Mitgliedern zu erlauben, diverse eingehende Kommunikationskanäle zu bündeln und gesammelt zu bearbeiten. Die Anbindung mit einer persönlichen E-Mail-Adresse verursacht zum Teil in anderen Bereichen von HubSpot Probleme. (Eine E-Mail-Adresse, die als Conversations-Postfach angebunden ist, kann daher auch nicht mehr als persönliche E-Mail-Adresse verknüpft werden. Man muss sich entscheiden, ob eine E-Mail-Adresse als persönliches Postfach oder als geteiltes Postfach angebunden ist.)

In der Hinsicht funktioniert HubSpot also anders als Tools wie beispielsweise Intercom. Eingehende E-Mails werden nicht automatisch dokumentiert, sondern nur Antworten auf E-Mails, die aus HubSpot oder den Erweiterungen verschickt wurden.

Meine generelle Empfehlung wäre wie gesagt, nicht zu versuchen, komplett auf einen E-Mail-Client zu verzichten. HubSpot ist in der Annahme entwickelt, dass paralell noch Outlook oder Gmail laufen. Die Such- und Filtermöglichkeiten in Conversations-Postfachern sind auch nicht so ausgereift wie das, was man in Outlook oder Gmail vorfinden würde.

Viele Grüße!

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hallo @UHerrmann,

das ist korrekt und so auch erwartetes Verhalten. HubSpot hat keine Posteingangsverwaltung. Die Annahme ist immer, dass man parallel noch Outlook oder Gmail nutzt. Dafür gibt es entsprechende Erweiterungen.

Exkurs: Es ist zwar möglich, ein Conversations-Postfach anzubinden, dieses Tool ist dafür aber nicht gedacht. Es ist dafür gedacht, mehreren Team-Mitgliedern zu erlauben, diverse eingehende Kommunikationskanäle zu bündeln und gesammelt zu bearbeiten. Die Anbindung mit einer persönlichen E-Mail-Adresse verursacht zum Teil in anderen Bereichen von HubSpot Probleme. (Eine E-Mail-Adresse, die als Conversations-Postfach angebunden ist, kann daher auch nicht mehr als persönliche E-Mail-Adresse verknüpft werden. Man muss sich entscheiden, ob eine E-Mail-Adresse als persönliches Postfach oder als geteiltes Postfach angebunden ist.)

In der Hinsicht funktioniert HubSpot also anders als Tools wie beispielsweise Intercom. Eingehende E-Mails werden nicht automatisch dokumentiert, sondern nur Antworten auf E-Mails, die aus HubSpot oder den Erweiterungen verschickt wurden.

Meine generelle Empfehlung wäre wie gesagt, nicht zu versuchen, komplett auf einen E-Mail-Client zu verzichten. HubSpot ist in der Annahme entwickelt, dass paralell noch Outlook oder Gmail laufen. Die Such- und Filtermöglichkeiten in Conversations-Postfachern sind auch nicht so ausgereift wie das, was man in Outlook oder Gmail vorfinden würde.

Viele Grüße!

[UHerrmann]

Hallo Herr Köhler,

vielen Dank für die superschnelle Antwort.

Das bedeutet dann also, dass ich nicht E-Mails von Dritten, die erstmalig an mich schreiben, automatsich in Hubspot als Kontakt angelegt werden.

Ist es somit der übliche Weg, dass ich Kontakte und Unternehmen, die mit denen ich via HS kommunizieren möchte, halt manuell anlegen muss? Das wäre nicht weiter tragisch, da ich HS im B2B Bereich nutzen werde und daher nicht hunderte von privaten "Karteileichen" sammeln werde.

VG

Ulf Herrmann

[karstenkoehler]

Hallo @UHerrmann,

nicht unbedingt: wenn Sie die Erweiterungen nutzen oder bei der Antwort die BCC-E-Mail-Adresse verwenden, dann passieren, sobald Sie antworten, die folgenden zwei Dinge:

1. Datensätze werden angelegt
2. Kommunikation (auch die ursprünglich eingehende E-Mail) werden, dank E-Mail-Verlauf, im Datensatz vermerkt

Viele Grüße!

[UHerrmann]

Hallo Herr Köhler,

die Option mit einer Erweiterung kannte ich bereits, allerdings nutze ich Outlook 2019 für Mac. Dafür gibt es bedauerlicherweise keine Erweiterung.

Aber wo finde ich die BCC-Mailadresse? Klingt nach einem guten Work Around, kann diese Mailadresse in meinem Account aber nicht finden. Auch nicht, wo ich diese evlt. zunächst einrichten könnte.

Haben Sie noch mal einen Hinweis für mich bitte?

VG

Ulf Herrmann

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hallo @UHerrmann,

die Schritte für die BCC-Adresse sind hier erläutert: https://knowledge.hubspot.com/de/settings/log-email-in-your-crm-with-the-bcc-or-forwarding-address#v...

Viele Grüße!