Import sur HubSpot : A savoir

[TiphaineCuisset]

Bonjour à tous,

Voici un guide reprenant quelques points à savoir lorsqu'on veut importer un fichier dans HubSpot. 

1. Formats compatibles 

Les formats acceptés sont CSV, XLS ou XLSX 

2. Permissions nécessaires

Pour pouvoir faire un import, l’utilisateur HubSpot doit avoir la permission Import. 

Pour cela les Super Administrateurs peuvent aller dans Paramètres > Utilisateurs et Equipes > Cliquer sur l’utilisateur en question > Dans l’onglet Contacts > Section Accès aux paramètres CRM > Activer Import. 

3. Comment dédupliquer les objets dans HubSpot avec un import? 

Contact: HubSpot déduplique par défaut avec l'email du contact

Entreprise: HubSpot déduplique par défaut avec le nom de domaine de l'entreprise

Il est également possible, pour les contacts et les entreprises mais également pour les transactions et les tickets, de dédupliquer avec l'ID du contact/entreprise/transaction ou ticket. 

Voici un gif pour trouver cet ID: 

Vous pouvez également exporter les fiches qui vous intéressent pour récupérer leurs ID et ainsi réimporter le fichier avec les éléments de mises à jour souhaités. 

Lors du processus d'import, il faudra bien cocher la case  Mettre à jour les [fiches] existantes en utilisant « l'ID d'objet » exporté depuis HubSpot pour que cela fonctionne. 

Il n'est pas possible à ce stade de dédupliquer un Produit sur HubSpot. 

4. Comment mapper les valeurs de propriété existantes dans HubSpot avec un import. 

• Pour les propriétés avec un type de champ Nombre, la cellule excel pourra contenir uniquement des valeurs numériques (pas de caractères spéciaux ou lettres). Par exemple, 20,00 € ne sera pas accepté. 
  
  
• Si votre propriété est un type de champ Plusieurs cases à cocher, veuillez vous assurer de suivre ces étapes
  
  
• Pour la propriété Phase du Cycle de vie: Si la valeur renseignée dans l'excel se trouve après la valeur renseignée dans le contact et la transaction dans l'entonnoir du cycle de vie, alors l'import va mettre à jour le contact ou la transaction. Si non, l'import ne mettra pas à jour cette propriété car elle se trouve avant dans l'entonnoir.
  Si par exemple un contact est Abonné et vous voulez changer par import pour MQL, cela va fonctionner. S'il est MQL et que vous voulez changer pour Abonné, cela ne va pas fonctionner. 
  
  Vous avez plus d'informations sur le fonctionnement de cette propriété par défaut ici dans notre base de connaissances. 
  
  

5. Caractères Spéciaux. 
Si vous avez des caractères spéciaux dans votre import, il va falloir enregistrer votre fichier sous le format UTF-8. 

Voici un gif pour enregistrer le fichier sous ce format


6. Import de Notes. 
Il est uniquement possible d'importer des Notes en association avec un autre object (Contact, Entreprise...) 

7. Les codes postaux sur HubSpot manquent un 0 au début après l'import.
L'excel que vous avez utilisé pour importer les données a sans doute supprimé les premiers 0 automatiquement, cela arrive régulièrement en fonction des paramètres que vous mettez en place dans l'excel. 

Pour éviter cela, il va falloir changer le format de la cellule pour un format personnalisé. Vous pouvez suivre les étapes de ce gif: 


8. Exemples 

Voici un exemple de mise en place de votre fichier d'import

Ici, vous avez un import avec un seul fichier qui va associer un contact avec une entreprise et une transaction. Utilisez bien une colonne pour une propriété, et les informations d'une même ligne seront associées. 

Il est également possible d'associer des objects avec deux fichiers différents. Pour cela, vous avez besoin d'une colonne commune entre les deux fichiers. Par exemple, si vous voulez associer un fichiers contacts avec un fichier entreprises
- Fichier contacts: 

- Fichier entreprises

La colonne Nom de domaine de l'entreprise va permettre l'association entre les données des deux fichiers. Vous avez plus d'informations dans cet article et cet article de notre base de connaissances.