Nettoyer ses données avant un import

[CHimmi]

La réussite d'un import de données fluide dépend grandement d'un nettoyage minutieux des données en amont. Ce guide vous explique, étape par étape, comment préparer au mieux vos informations pour les importer dans HubSpot.

1. Définir la période de données à importer :

Commencez par déterminer jusqu'à quand dans le passé souhaitez-vous remonter avec vos données. Est-il nécessaire d'importer tout l'historique, ou un import à partir d'une date spécifique suffit-il ? Généralement, plus les données sont récentes, plus elles sont pertinentes pour vos actions marketing et commerciales. Cibler une période précise vous fera gagner du temps et simplifiera la gestion de vos données.

Conseil : Définissez un point de départ (par exemple, « Importer les données à partir de 2020 ») pour exclure les enregistrements qui ne sont plus pertinents ou qui sont obsolètes.

2. Identifier les champs de données à transférer :

Examinez attentivement quels champs (ou "propriétés") doivent réellement être transférés. Les propriétés qui ne sont plus utilisées ou qui sont dépassées peuvent être supprimées. Cela vous permettra d'avoir une vue d'ensemble plus claire et d'éviter de surcharger votre système avec des informations inutiles.

Posez-vous les questions suivantes :

• Avons-nous encore besoin de ce champ ?
• Quels sont les champs indispensables pour nos processus dans HubSpot ? Plus la structure de vos données sera simple et claire, plus leur utilisation dans HubSpot sera efficace !

3. Nettoyer les données manuellement ou avec un outil comme Kickbox :

Avant d'importer vos données, il est crucial de vérifier s'il y a des erreurs ou des doublons.

Passez en revue vos données manuellement pour corriger les erreurs évidentes et supprimer les doublons.

Vous pouvez également utiliser des outils comme Kickbox pour filtrer automatiquement les adresses e-mail invalides ou qui ne sont plus actives. C'est particulièrement important pour vos listes de diffusion ou de marketing afin de garantir de bons taux de réception et de minimiser les risques liés à l'envoi d'e-mails.

4. Faire correspondre votre fichier d'import aux propriétés HubSpot :

Pour que les données importées se placent correctement dans le CRM, tous les champs que vous utilisez doivent être configurés correctement dans HubSpot.

• Vérifiez si les champs nécessaires existent déjà.
• Créez les champs manquants en amont pour que les données puissent être attribuées correctement lors de l'import. Exemple : Si vous récupérez un champ "Numéro de client" de votre ancien système, vous devez d'abord le créer dans HubSpot avant de lancer l'import.

Une base de données préparée avec soin vous fera gagner beaucoup de temps par la suite, réduira les risques d'erreurs et garantira une qualité de données élevée dans votre système HubSpot. En suivant ces quatre étapes, votre import de données se déroulera sans aucun problème. Bon import !

[BérangèreL]

Bonjour et merci beaucoup @CHimmi pour ce partage de conseils et bonnes pratiques avec la Communauté !

Très utile et important avant de démarrer un import.

Bonne journée !
Bérangère.