Automatische Aufgabe bei neuer Notiz

[BHärri]

Guten Tag

Bei uns werden in bestimmten Situationen neue Notizen erstellt. Ist es möglich, dass die Accountmanager automatisch eine Benachrichtigung oder eine Aufgabe erhalten?

Was muss ich beim Erstellen des Workflows auswählen? 

Welches Ereignis?

Oder welchen Filter?

Notiz kann ich nirgend finden

[karstenkoehler · Accepted solution]

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@BHärri wrote:

Kann ich nicht irgendwie auswählen, wenn eine neue Notiz erfasst wurde, dass dann eine Aufgabe generiert wird?

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Nein, das ist nicht möglich, weil es aktuell keine Notiz-basierten Workflows bzw. keine Aktivitäts-basierten Workflows gibt.

Daher dieser Workaround:

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Deswegen wäre der Workaround wie folgt:

1. Erstellung einer aktiven Liste von Kontakten, die mit einer Aktivität assoziiert sind vom Typ Notiz und mit Aktivitätsdatum ist weniger als vor 1 Tag
2. Erstellung eines kontakt-basierten Workflows, der Kontakte aus dieser Liste aufnimmt (Wiederaufnahme aktivieren) und danach eine Aufgabe erstellt

Kontakte treten in die Liste ein, wenn es eine neue Notiz gibt, und verlassen sie nach einem Tag. Wenn nach einem Tag erneut eine Notiz erstellt wird, landet der Kontakt wieder in der Liste und das Spiel beginnt von Neuem. Dieses Verlassen und Wiedereintreten kann man sich dann als Wiederaufnahmekriterium basierend auf der Listenmitgliedschaft im kontaktbasierten Workflow zunutze machen.

[karstenkoehler]

Hallo @BHärri,

wenn das Thema größer ist als nur Notizen, dann gibt es in den Benachrichtigungseinstellungen die Möglichkeit, über neue Aktivitäten an Datensätzen, die einem zugewiesen sind, benachrichtigt zu werden: https://knowledge.hubspot.com/de/user-management/how-to-set-up-user-notifications-in-hubspot?hubs_co...

Falls es ganz konkret um jede neue Notiz geht, dann ist das aktuell nur mit der Limitation möglich, dass eine Benachrichtigung frühestens alle 24 Stunden ausgelöst werden kann. Das hat damit zu tun, dass es keine Aktivitäts-basierten Workflows (Ausnahme: die Aufgaben-Workflow-Beta) gibt.

Deswegen wäre der Workaround wie folgt:

1. Erstellung einer aktiven Liste von Kontakten, die mit einer Aktivität assoziiert sind vom Typ Notiz und mit Aktivitätsdatum ist weniger als vor 1 Tag
2. Erstellung eines kontakt-basierten Workflows, der Kontakte aus dieser Liste aufnimmt (Wiederaufnahme aktivieren) und danach eine Aufgabe erstellt

Kontakte treten in die Liste ein, wenn es eine neue Notiz gibt, und verlassen sie nach einem Tag. Wenn nach einem Tag erneut eine Notiz erstellt wird, landet der Kontakt wieder in der Liste und das Spiel beginnt von Neuem. Dieses Verlassen und Wiedereintreten kann man sich dann als Wiederaufnahmekriterium basierend auf der Listenmitgliedschaft im kontaktbasierten Workflow zunutze machen.

Beste Grüße!

[BHärri]

Guten Tag
Danke für die Nachricht.
Über die Benachrichtigung kann ich es nicht Regeln.

Ich kann Workflows zu mit Aufgaben erstellen, wenn neue E-mails geschrieben werden, Anrufe protokolliert sind, wenn sich Objekteigenschaften verändert wurden etc. 

Kann ich nicht irgendwie auswählen, wenn eine neue Notiz erfasst wurde, dass dann eine Aufgabe generiert wird?

[karstenkoehler · Accepted solution]

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@BHärri wrote:

Kann ich nicht irgendwie auswählen, wenn eine neue Notiz erfasst wurde, dass dann eine Aufgabe generiert wird?

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Nein, das ist nicht möglich, weil es aktuell keine Notiz-basierten Workflows bzw. keine Aktivitäts-basierten Workflows gibt.

Daher dieser Workaround:

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Deswegen wäre der Workaround wie folgt:

1. Erstellung einer aktiven Liste von Kontakten, die mit einer Aktivität assoziiert sind vom Typ Notiz und mit Aktivitätsdatum ist weniger als vor 1 Tag
2. Erstellung eines kontakt-basierten Workflows, der Kontakte aus dieser Liste aufnimmt (Wiederaufnahme aktivieren) und danach eine Aufgabe erstellt

Kontakte treten in die Liste ein, wenn es eine neue Notiz gibt, und verlassen sie nach einem Tag. Wenn nach einem Tag erneut eine Notiz erstellt wird, landet der Kontakt wieder in der Liste und das Spiel beginnt von Neuem. Dieses Verlassen und Wiedereintreten kann man sich dann als Wiederaufnahmekriterium basierend auf der Listenmitgliedschaft im kontaktbasierten Workflow zunutze machen.

[BHärri · Accepted solution]

Ok. Vielen Dank

Das ist für uns zu langsam und somit keine Lösung