Un guide étape par étape pour configurer votre intégration Salesforce

[TiphaineCuisset]

@kaburke a créé le document ci-dessous.  Il s'agit de l'essentiel de la mise en place d'une simple intégration HubSpot/Salesforce.  Si vous avez besoin d'aide pour une installation plus complexe, vous pouvez faire appel à un consultant technique comme indiqué ici.

Attachez vos ceintures, c'est parti!

PREMIÈRE ÉTAPE :  Calibrer les limites de l'API

• Renseignez-vous auprès de votre administrateur SFDC :
• Quels autres outils sont intégrés à votre instance SFDC ?
• Quelle est votre limite API du côté SFDC.
• Comme il s'agit d'une intégration construite par HubSpot, nous n'avons pas de limites appliquées. Cependant, cela aura un impact sur votre limite API SFDC, il est donc important que vous allouiez le montant correct à HubSpot afin que toutes les autres intégrations puissent fonctionner en même temps.

DEUXIÈME ÉTAPE :  Définissez votre parcours de HubSpot à Salesforce

• A quoi ressemble un bon lead SFDC pour votre équipe commerciale ?  En utilisant ce critère, vous devez construire votre liste d'inclusion qui servira de barrière pour les fiches  dans HubSpot qui veulent accéder à SFDC.
• Que se passe-t-il lorsqu'un nouvel enregistrement est créé dans HubSpot et qu'il existe ou non dans SFDC ?  Créer un lead ou un contact dans SFDC ?
• Comment sont gérés vos champs Etat et Pays dans SFDC ?  L'intégration doit-elle correspondre aux valeurs par défaut du SFDC ?

Le parcours le plus courant tend à être :

HubSpot crée une nouvelle fiche lead --->>Les ventes le convertissent en un contact ----> qui crée automatiquement un compte ----> et une opportunité.

TROISIÈME ÉTAPE : Définir votre parcours SFDC vers HubSpot

Vos options pour ce qui suit sont:

1. Créer ou mettre à jour le contact dans HubSpot OU Ne rien faire.
2. Supprimer le contact dans HubSpot OU ne rien faire

a. Lorsqu'un lead SFDC est créé ou mis à jour : Quelle option du numéro 1 ?

b. Lorsqu'un lead SFDC est supprimé : Quelle option du numéro 2 ?

a. Lorsqu'un contact SFDC est créé ou supprimé : Quelle option du numéro 1 ?

b. Lorsqu'un contact SFDC est supprimé : Quelle option du numéro 2 ?

Voulez-vous que la phase de l’opportunité du contact dans SFDC mette à jour la phase du cycle de vie du contact dans HubSpot ?

Identifiez dans chaque objet quelle propriété HubSpot doit être synchronisée avec quel champ Salesforce et quelle doit être la règle.  Vous trouverez ici un fichier Excel utile pour la planification de ces règles.  Si vous souhaitez utiliser cet Excel, veuillez sélectionner fichier > Faire une copie.

 

Assurez-vous que les champs soient compatibles, vous pouvez voir un tableau utile ici

Y a-t-il une hiérarchie de relations société mère-filiale ?  Vous devrez peut-être en discuter avec votre gestionnaire de compte ou votre consultant technique.

N'oubliez pas que la qualité prime sur la quantité !  L'équipe de vente a-t-elle VRAIMENT besoin de ces informations ?

Créez des règles de mappage des champs

Les contacts HubSpot seront synchronisés avec les leads/contacts Salesforce - vous ne pouvez pas désactiver cette fonction.

Les entreprises de HS se synchronisent avec les comptes SFDC - vous pouvez choisir d'activer ou de désactiver cette fonction.

Les transactions HS se synchronisent avec les opportunités SFDC - vous pouvez choisir d'activer ou de désactiver cette fonction.

Les activités de HS se synchronisent avec les tâches de SFDC - vous pouvez choisir d'activer ou de désactiver cette fonction.

Décidez des règles de mapping (bidirectionnel vs préférence SF etc.)

QUATRIÈME ÉTAPE : Filtres d'inclusion

Synchronisation HS --> SFDC : mise en place d'une liste d'inclusion

Recommandé :  Créez un modèle d'actions particulières mettant à jour l'étape du cycle de vie d'un contact.  Lorsque le contact atteint une phase particulière du cycle de vie (par exemple, MQL), il est entré dans la liste d'inclusion SFDC et ensuite synchronisé avec SFDC. Une fois dans SFDC, ils commenceront le processus de création de fiches.  

• Lead Scoring Calculator: Aligning Sales and Marketing Goals with the Power of Data
• 5 Tips for Creating a Lead Scoring Model that Actually Works
• Lead Scoring 101: How to Use Data to Calculate a Basic Lead Score
• Configurer les propriétés de score pour qualifier les contacts, les entreprises et les transactions
• Utiliser les phases du cycle de vie

Synchronisation SFDC --> HS : paramètres d'auto-création, importation manuelle, synchronisation sélective

Quels sont les enregistrements qui doivent arriver dans HubSpot ?  Avez-vous besoin de limiter l'accès avec la synchronisation sélective ?

Si vous souhaitez utiliser SFDC comme source de vérité pour les objets, il serait peut-être utile de supprimer toutes les entreprises dans HubSpot (après vous être assuré que toutes les données pertinentes sont nécessaires), puis d'importer les enregistrements SFDC.  

Je vous recommande d'exporter toutes les informations sur les entreprises avant de les supprimer afin de ne pas les perdre.  Du côté de SFDC, il est également recommandé de procéder à un nettoyage des enregistrements avant de les importer dans HubSpot.

Selective sync ?

Il existe une documentation HubSpot sur cette fonctionnalité et elle est prise en charge par des consultants techniques (mais pas par l’équipe support).  Katie pense néanmoins qu'elle peut causer plus de problèmes que davantages lors de l'intégration avec HubSpot.

https://www.hubspot.com/salesforce-selective-sync

Le principal risque est la création de doublons.  Cela dit, cela peut être une bonne option dans le cas de segments de contacts qui ne se chevauchent pas ou s'il y a des exigences de conformité pour garder les choses en dehors de HS.

CINQUIÈME ÉTAPE : Les quatre lettres qui peuvent faire peur à beaucoup de monde....RGPD

Avez-vous planifié vos abonnements et vos méthodes de communication ?  Je vous recommande de vous assurer que les deux systèmes sont alignés et d'obtenir des éclaircissements de votre équipe juridique sur la façon dont le consentement au traitement et le consentement à la communication doivent fonctionner pour votre entreprise.  Ces éléments doivent être identiques dans votre instance SFDC et votre instance HubSpot.

Cet article (en anglais) explique plus en détails comment documenter de vos activités de traitement.  Veuillez noter que si vous effectuez une suppression conforme au RGPD dans HubSpot et que l'enregistrement existe toujours dans SFDC et répond aux exigences de synchronisation, un nouvel enregistrement sera créé.  Nous le considérons comme un tout nouveau contact, comme le feront la plupart des intégrations.

SIXIÈME ÉTAPE OPTIONNELLE : Élément Visualforce de HubSpot Intelligence

Si vous souhaitez ajouter la fenêtre Visualforce, l'utilisateur SFDC devra se connecter à HS.  Voir les étapes nécessaires à la mise en place de cet élément ici

SEPTIEME ETAPE : Connecter l'utilisateur de l'intégration

Consultez les autorisations requises pour l'utilisateur du côté de Salesforce ici. 

Il est recommandé d'avoir un "utilisateur d'intégration HubSpot" spécifique afin de toujours savoir quel système a effectué les mises à jour.  Cela sera très utile pour le dépannage.

J'espère que cela vous sera utile et je vous recommande d'intégrer ces étapes dans l'outil de projet HubSpot.