Découvrez les nouvelles associations améliorées de HubSpot (en bêta)

[TiphaineCuisset]

Un de vos contacts est salarié d'une entreprise et consultant auprès d'une autre ? Vous travaillez sur une transaction ou un ticket impliquant plusieurs entreprises ? Vous développez de nombreuses relations dans le cadre de votre activité et il est temps que votre CRM les reflète. 

Grâce aux améliorations apportées aux nouvelles associations HubSpot, vous pouvez associer plusieurs entreprises à la fiche d'informations d'un contact, d'une transaction ou d'un ticket. Si vous utilisez un portail de niveau Pro ou Entreprise, vous pouvez également créer des libellés d'association décrivant les relations entre différentes fiches, et configurer des listes ou des workflows basés sur ces libellés.

Qu'est-ce qu'une association ? En quoi cette mise à jour est-elle importante ?

Les associations représentent des liens entre plusieurs fiches d'informations dans HubSpot. Par exemple, si Jeanne Durand est propriétaire de l'entreprise JD, la fiche d'informations de contact de Jeanne Durand devrait être associée à celle de l'entreprise JD. Si vous vendez un service à cette entreprise, vous pourrez ainsi associer la transaction aux deux fiches d'informations afin de relier vos interactions aux objets concernés. En savoir plus sur les objets et les fiches d'informations du CRM

Imaginons maintenant que Jeanne Durand est aussi consultante auprès d'une autre entreprise. Auparavant, il n'était pas possible d'associer Jeanne Durand à cette nouvelle entreprise dans HubSpot, et votre CRM risquait donc de ne pas refléter pleinement la réalité de votre activité. Grâce aux améliorations apportées aux associations, vous pouvez maintenant associer Jeanne Durand à l'entreprise JD, ainsi qu'à l'entreprise pour laquelle elle est consultante. De plus, avec les comptes Pro ou Entreprise, vous pouvez libeller Jeanne Durand en tant que Propriétaire de JD et Consultante pour la seconde entreprise. Le CRM de HubSpot reflète ainsi fidèlement l'ensemble de vos relations.

Comment obtenir cette mise à jour ?

Les nouvelles associations sont actuellement disponibles en version bêta publique et vous pouvez vous inscrire pour y accéder de manière anticipée. Les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau super administrateur peuvent accéder à la page des paramètres et cliquer sur la section bêta dans l'angle inférieur droit de l'écran.

Pour plus d'instructions relatives à la configuration et à l'utilisation des nouvelles fonctionnalités d'associations, veuillez consulter cet article de la base de connaissances (en anglais).

Quelles informations un super administrateur doit-il connaître avant de s'inscrire ?

Découvrez ci-dessous les changements qui seront apportés à votre compte HubSpot si vous optez pour la version bêta.

Y a-t-il un risque de perte ou de suppression de données ?

Non, l'ensemble des données de votre compte seront conservées.

Qu'adviendra-t-il des associations existantes et des outils utilisant les fiches d'informations associées ?

Toutes vos associations existantes seront préservées. Pour les entreprises associées existantes, une seule entreprise sera désormais considérée comme l'Entreprise principale associée à la fiche d'informations. Cette entreprise principale s'affichera sur les pages d'index dans la colonne Entreprise associée, et sera référencée dans les listes, les workflows, les rapports et les jetons de personnalisation utilisés dans votre compte. Ces outils continueront de fonctionner à l'identique, en se basant uniquement sur l'entreprise principale associée à chaque fiche d'informations. Par la suite, vous pourrez modifier des listes et des workflows existants ou en créer de nouveaux pour utiliser plusieurs associations ou libellés. Une fois que vous aurez associé plusieurs entreprises à un contact, vous pourrez aussi modifier l'entreprise principale.

Si vous avez des doutes quant à vos associations, listes ou workflows existants, n'hésitez pas à solliciter votre équipe d'accompagnement client ou votre Customer Success Manager.

Exception possible : si par le passé, vous avez associé plusieurs entreprises à la fiche d'informations d'une transaction ou d'un ticket au moyen d'une API, les workflows créés pour les entreprises associées ne fonctionneront plus comme prévu. Une fois les nouvelles associations activées, ces workflows s'appuieront sur l'entreprise principale. Après votre inscription à la version bêta, vous devrez donc modifier manuellement vos workflows de façon à inclure l'ensemble des entreprises associées au lieu de l'entreprise principale.

Sera-t-il possible de revenir en arrière si la version améliorée des associations ne répond pas aux besoins d'une entreprise ?

Non, vous ne pourrez pas vous désinscrire a posteriori. Activer les nouvelles associations vous donne un accès anticipé à des fonctionnalités qui seront bientôt standards dans HubSpot. N'hésitez pas à contacter votre équipe d'accompagnement client ou votre Customer Success Manager pour vous aider à prendre une décision.

Combien d'entreprises est-il possible d'associer à chaque fiche d'informations en cas d'inscription à la version bêta ?

Les associations ne seront plus limitées à une entreprise par contact, transaction ou ticket. Vous pourrez désormais associer jusqu'à 10 000 fiches d'informations d'entreprise avec le contact, la transaction ou le ticket de votre choix dans HubSpot.

Les libellés d'association sont-ils réservés aux entreprises ?

Non. Vous pouvez créer des libellés d'association pour préciser les relations entre tous les objets CRM standards, dont les contacts, les entreprises, les transactions et les tickets.

Une fois la version bêta activée, comment utiliser les nouvelles associations ?

Les nouvelles fonctionnalités d'associations sont conçues pour vous offrir plus de flexibilité et présentent donc de nombreuses possibilités de personnalisation. Cela étant dit, si vous avez besoin de conseils pour démarrer, voici quelques cas d'utilisation possibles concernant les fiches d'informations à associer, les libellés applicables, et leurs usages avec d'autres outils HubSpot. 

Associer plusieurs entreprises à un contact, une transaction ou un ticket

Voici quelques scénarios permettant d'envisager d'associer plusieurs entreprises à vos fiches d'informations :

• Un contact est salarié d'une entreprise, ancien salarié d'une autre, et consultant auprès d'une troisième. 
• Une transaction concerne une entreprise qui achète votre service et en bénéficie, ainsi qu'un revendeur qui commercialise ce service en votre nom.
• Un ticket implique une entreprise rencontrant un problème avec votre service, ainsi qu'une agence chargée de résoudre ce problème et de communiquer avec vous à cette fin.
• Un contact est enseignant dans un établissement et parent d'élève dans un autre établissement.

Créer et utiliser des libellés d'association pour définir les relations entre des fiches d'informations (comptes Pro et Entreprise uniquement)

Avec les nouvelles associations améliorées, vous pouvez créer jusqu'à 10 libellés par paire d'objets afin de décrire les relations entre des fiches d'informations. Il est recommandé de choisir des libellés applicables à de nombreuses fiches d'informations et n'appelant pas de mises à jour fréquentes.

Voici des scénarios justifiant la création de libellés d'association :

• Pour les contacts remplissant un rôle au sein de différentes entreprises, vous pouvez créer des libellés Salarié, Consultant, Investisseur et Membre du conseil d'administration.
• Pour les entreprises comptant de nombreux contacts associés, vous pouvez créer des libellés Responsable facturation, Point de contact et Décisionnaire pour gérer vos interlocuteurs.
• Pour les transactions impliquant plusieurs entreprises, vous pouvez créer des libellés Revendeur, Société cliente et Agence.
• Pour les tickets impliquant plusieurs contacts, vous pouvez créer des libellés Auteur de la demande et Point de contact.

Utiliser des libellés d'association dans vos listes et vos workflows (comptes Pro et Entreprise uniquement)

Une fois que vous avez créé des libellés d'association, vous pouvez les utiliser pour filtrer vos fiches d'informations à l'aide de listes et de workflows. Les libellés d'association à créer dépendent de votre activité, mais voici quelques cas d'utilisation possibles.

Listes

• Créez une liste basée sur les contacts incluant les contacts associés à une entreprise située dans une région donnée et affichant le libellé Décisionnaire. Vous pouvez transmettre cette liste à votre équipe commerciale à des fins de prospection.
• Créez une liste basée sur les contacts incluant les contacts associés à un ticket fermé et affichant le libellé Point de contact. Vous pouvez leur envoyer une enquête par e-mail pour savoir comment ils évaluent leur expérience avec votre équipe de support.
• Créez une liste basée sur les entreprises incluant les entreprises associées à une transaction ouverte sans activité récente et affichant le libellé Revendeur. Vous pouvez contacter ces revendeurs pour savoir s'ils ont besoin d'aide pour conclure ces transactions.

Workflows

• Créez un workflow basé sur les entreprises pour envoyer automatiquement des e-mails de facturation aux contacts associés affichant un libellé Responsable facturation.
• Créez un workflow basé sur les contacts pour définir une entreprise en tant que compte cible dès lors qu'un contact associé affichant le libellé Décisionnaire remplit un formulaire commercial.