Como um software de gestão de contratos permite a melhoria contínua das empresas

[CGonzález2]

Olá comunidade Hubspot!

Depois de ter sido escolhido como Startup Spotlight do mês de setembro, contamos para vocês como um software de gestão de contratos permite a melhoria contínua das empresas.

As empresas mais competitivas estão constantemente à procura de melhores práticas para otimizar os seus processos, ter melhores resultados e assim alcançar os seus objetivos, tal como aborda o método Kaizen, termo de origem japonesa que representa a melhoria contínua através da execução de pequenas mudanças nos processos para conseguir melhorar a sua qualidade e eficiência.

O conceito de melhoria contínua está baseado na ideia de que um fluxo permanente de pequenas melhorias, executadas de maneira ininterrupta, terão resultados transformadores. Estas mudanças menores mas significativas que se executam periodicamente, a médio prazo aumentam a eficiência dos processos empresariais e geram crescimento em cada departamento da organização.

Um ponto muito importante para destacar quanto à melhoria contínua, é que todos os processos de uma organização podem gerar grandes mudanças em otimizar os resultados operacionais. Por exemplo, a gestão de contratos, que é central em todos os negócios, é uma área que possui muitas oportunidades de melhoria, sendo inclusive uma tendência de transformação digital empresarial nos dias de hoje.

Um exemplo de um Software de gestão de contratos que conta com a certificação ISO 27001 e que executa constantemente sessões de melhoria contínua para entregar a melhor experiência ao usuário final, é Webdox CLM.

O CLMS (Contract Lifecycle Management Software) da Webdox, gera melhoria contínua para as empresas em vários aspectos. Por exemplo, permite a colaboração de um contrato em tempo real, o que ajuda o departamento comercial a acelerar as vendas e a fechar negócios mais rápido. Destacamos a seguir outros benefícios que um software CLM entrega aos processos de melhoria contínua nas empresas.

• O acesso à colaboração de terceiros em tempo real durante o processo contratual, também reduz o tempo de criação de um contrato, já que as sugestões de alteração e aprovações são administrados em uma única plataforma com total visibilidade e rastreabilidade.

• O contrato é o principal ativo econômico das organizações, e com um software de gestão de contratos, os acordos podem ser gerenciados e assinados de maneira massiva em poucas horas, reduzindo os tempos de execução e resposta.

• Além disso, um CLM permite economizar custos, tempo e recursos ao superar a brecha logística que implica um processo contratual tradicional, evitando que os documentos se percam ao ser armazenados em papel ou enviados fisicamente para assinatura. Sobre esta agilidade na gestão de contratos, uma importante empresa do setor de beleza a nível mundial que utiliza Webdox CLM afirma: “Crescer significa procurar novas ferramentas digitais, mover-nos às mudanças para ter espaços de trabalho mais estratégicos e não perder tempo revisando documentos que muitas vezes são muito parecidos”. 

• Outra vantagem de um software CLM para os processos de melhoria contínua é que permite notificar e acessar o histórico de versões de um contrato, para fazer correções caso seja necessário. O controle contratual é um dos pontos que destaca uma grande empresa do setor de Alimentos no México que usa Webdox para gerenciar os seus acordos: “Temos uma otimização do processo contratual tanto em tempo como em controle, saber o que está acontecendo, como está acontecendo, quais são os contratos que foram assinados, e gerar uma gestão integral ao longo do tempo do contrato”. 

• Por último, Webdox CLM permite monitorar todas as atividades dos usuários autorizados na plataforma, identificando pontos de melhoria e reduzindo exposições a riscos. Isto significa ganhar maior qualidade operacional na companhia, como afirma uma das startups mais importantes do mercado da América Latina, que implementou Webdox CLM nas suas operações: “Um  elemento importante para tomar esta decisão foi que estávamos crescendo muito, o que implica que a área jurídica precisa estar preparada para suportar esse crescimento, e os métodos manuais já não eram suficientes para o nível de serviço que queríamos oferecer”. 

A melhoria contínua é um item chave a ser implementado nos processos dentro de uma organização. No entanto, é mais difícil quando as ferramentas que a companhia possui não permitem realizar estas correções. Neste sentido, Webdox CLM é uma solução flexível, e por isso permite aplicar melhorias contínuas ao processo contratual.

Por exemplo, alguns casos de êxito dos clientes da Webdox CLM demonstram um grande impacto na redução de tempos de operação contratual. Uma companhia do Perú, do setor têxtil, afirma que tem conseguido acelerar o processo de assinatura dos seus contratos de um mês para dois dias. Outro caso é o de uma grande empresa do Chile, do setor de telecomunicações, que identificou uma redução de 25% do tempo total do processo de solicitação, elaboração, aprovação e assinatura dos seus contratos.

Com grandes aliados como Hubspot, seguimos construindo o nosso Smart Contract Ecosystem na América Latina.

Conheça mais sobre a Webdox CLM

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[PamCotton]

Ola @CGonzález2 ! Obrigada por compartilhar conosco os benefícios que um software CLM entrega!

Att,

Pam