Cómo un software de gestión de contratos aporta a la mejora continua de las empresas

[CGonzález2]

¡Hola comunidad Hubspot!

Tras ser elegidos como la Startup Spotlight del mes de septiembre, les contamos cómo un software de gestión de contratos aporta a la mejora continua de las empresas.

Las empresas buscan constantemente las mejores prácticas para optimizar sus procesos, lograr mejores resultados y así alcanzar sus objetivos, tal como lo señala el método Kaizen, término de origen japonés que representa la mejora continua mediante la ejecución de pequeños cambios en los procesos para conseguir mejorar su calidad y eficiencia.

El concepto de mejora continua se basa en la idea de que un flujo permanente de pequeñas mejoras, ejecutadas de forma ininterrumpida, tendrá resultados transformadores. Estos cambios menores pero significativos que se ejecutan de manera periódica, en el mediano plazo aumentan la eficiencia de los procesos empresariales y generan crecimiento en cada departamento de la organización.

Un punto muy importante a destacar respecto a los procesos de mejora continua, es que todos los procesos de una organización pueden aportar grandes cambios en optimizar los resultados operacionales. Por ejemplo, la gestión de contratos, que es central en todos los negocios, es un área que posee muchas oportunidades de mejora, siendo incluso una tendencia de transformación digital empresarial en los días de hoy. 

Un ejemplo de un Software de gestión de contratos que cuenta con la certificación ISO 27001 y que constantemente ejecuta sesiones de mejora continua para entregar la mejor experiencia al usuario final, es Webdox CLM.

El CLMS (Contract Lifecycle Management Software) de Webdox, aporta a la mejora continua de las empresas en varios aspectos, comenzando con que permite la colaboración de un contrato en tiempo real, lo que ayuda al departamento comercial a acelerar las ventas y cerrar negocios más rápido. Destacamos a continuación otros beneficios que aporta un CLM Software en los procesos de mejora continua de las empresas.

• El acceso a la colaboración de terceros en tiempo real durante el proceso contractual, también acorta el tiempo de creación de un contrato, ya que las sugerencias de cambio y aprobaciones se manejan en una única plataforma con total visibilidad y trazabilidad.

• Al ser el contrato el principal activo económico de las organizaciones, con un software de gestión de contratos, los acuerdos pueden ser gestionados y firmados en pocos minutos, acortando los tiempos de ejecución y respuesta. 

• Además, un CLM permite ahorrar costos, tiempo y recursos al superar la brecha logística que implica un proceso contractual tradicional, evitando que los documentos se pierdan al ser almacenados de manera manual o trasladados físicamente para ser firmados. Sobre esta agilidad en la gestión de contratos, una importante empresa del sector de belleza a nivel mundial que utiliza Webdox CLM afirma: “El crecer significa buscar nuevas herramientas digitales, movernos al cambio para tener espacios de trabajo más estratégicos y no perder tiempo revisando documentos que muchas veces son muy parecidos.”

• Otra de las ventajas de un CLM software para los procesos de mejora continua, es que permiten notificar y acceder al histórico de versiones, y hacer correcciones si es necesario. El control contractual es uno de los puntos que resalta una grande empresa del sector de Alimentos en México que usa Webdox para gestionar sus acuerdos: “Tenemos una optimización del proceso contractual tanto en su tiempo y en el control, saber qué es lo que está pasando, cómo está pasando, cuáles son los contratos que se han firmado, y generar una administración integral a lo largo del tiempo del contrato.”

• Por último, Webdox CLM permite monitorear todas las actividades de los usuarios autorizados, identificando puntos de mejora y reduciendo la exposición al riesgo. Esto significa ganar mayor calidad operacional en la compañía, como afirma una de las más importantes startups del mercado Latinoamericano que implementó Webdox a sus operaciones: “Un elemento importante para tomar esta decisión fue que estábamos creciendo mucho, lo que implicaba que el área legal tiene que estar preparada para soportar ese crecimiento, y los métodos manuales ya no daban abasto para el nivel de servicio que queríamos ofrecer.”

La mejora continua es un ítem clave a ser implementado en los procesos dentro de una organización. Sin embargo, es difícil lograr esto cuando las herramientas con las que cuenta la compañía no permiten realizar dichos ajustes. En ese sentido, Webdox CLM es una solución flexible, y es por esa razón que permite aplicar mejoras continuas al proceso contractual.

Por ejemplo, algunos casos de éxito de los clientes de Webdox CLM demuestran un gran impacto en la reducción de tiempos de operación contractual. Una compañía del Perú, del segmento textil, afirma que ha logrado acelerar el proceso de firma de sus contratos de un mes a dos días. Otro caso es de una gran empresa de Chile, del sector de telecomunicaciones, quienes han identificado una reducción del 25% de tiempo total del proceso de solicitud, elaboración, aprobación y firma de sus contratos. 

Conoce más sobre Webdox CLM.

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[DianaGomez]

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