Nos dias de hoje, as empresas precisam seguir os avanços tecnológicos para modernizar os seusprocessos de gestão. Afinal, ao adquirir ferramentas que melhoram a execução dos seus serviços, o público passa a ter uma melhor percepção deles, o que é benéfico para fazer o negócio crescer. Para isso, é necessário adotar soluções comoassinatura eletrônica de documentos.
Apesar de ser um formato crescente no mercado, muitas pessoas ainda têm dúvidas sobre o seu conceito, como funciona e se possui validade jurídica no país. Para sanar esses pontos de uma vez por todas, tomamos a decisão de produzir este guia completo sobre o assunto e convidamos você a lê-lo até o final. Vamos em frente?
O que é assinatura eletrônica?
Assinatura eletrônica é uma forma legal e eficiente de obter aprovação ou consentimento de alguém mediante o reconhecimento via meios eletrônicos com validade legal. Em muitos casos, ele opera – de forma segura e verificável – como um substituto da assinatura de próprio punho, principalmente de documentos e contratos.
Portanto, todos os processos envolvidos na assinatura manual de um documento que incluem idas a cartórios ou envios dos papéis por correio para que as partes firmem podem ser simplificados com a aquisição de uma assinatura eletrônica.
O mesmo vale para outras formas de reconhecimento. Por exemplo: quando você vai ao banco e precisa inserir o dedo no caixa eletrônico para fazer o reconhecimento biométrico, este é um tipo de assinatura eletrônica. O mesmo vale quando você acessa um serviço na internet e utiliza um token para reconhecer a sua identificação assim como executar um login a partir de uma senha pessoal.
Assim, embora nos tempos analógicos a forma de reconhecimento pessoal mais comum fosse a assinatura (que, em alguns casos, precisa ser autenticada em cartório), esse leque é muito mais variado nos dias de hoje, o que, inclusive, facilita a contratação de funcionários, fornecedores e clientes.
Em tempos de trabalho feito emhome office, isso é muito benéfico, pois faz com que as pessoas não precisem estar no seu escritório para firmar os documentos que comprovem a nova parceria ou contratação. Elas podem estar em qualquer lugar para assiná-los desde que tenham acesso às ferramentas necessárias.
Este tipo permite que o signatário do documento seja identificado, além de anexar ou associar dados em formato eletrônico.
Por exemplo: quando uma pessoa precisa aprovar a sua entrada em algum lugar diante de um dispositivo de reconhecimento facial, o sistema associa os dados inseridos (no caso, o rosto da pessoa) com os que existem previamente registrados para liberar o acesso.
Assinatura eletrônica avançada
Esta faz uso de certificados não emitidos pelaICP-Brasilou outros meios que comprovem a autoria e integridade dos documentos em formato eletrônico.
Um exemplo bastante comum são as assinaturas de documentos online cujas plataformas possuem recursos comprobatórios de que foi realmente a pessoa designada como parte que os assinou.
A estrutura do ICP-Brasil conta com as autoridades certificadoras que, a partir de um sistema criptográfico com base em certificados digitais, asseguram a identidade e autenticidade de um usuário que utiliza um meio eletrônico para executar ações como assinar um documento online.
Como os documentos são enviados para uma assinatura eletrônica?
Algumas pessoas têm dificuldade de imaginar o funcionamento de uma assinatura eletrônica. Afinal, quando firmamos um documento de papel, pegamos a caneta, escrevemos a nossa assinatura de próprio punho e pronto.
Mas, como isso pode ser feito nos meios digitais? Seria num editor de texto? Talvez por meio de um programa que permita fazer a assinatura manuscrita com o mouse ou na tela docelular? Na verdade,é mais simples do que isso.
A assinatura eletrônica acontece a partir de umaplataforma dedicadaa esse tipo de serviço. Nela, você pode fazer o seu cadastro e convidar as pessoas que precisam assinar um documento a fazerem o mesmo. Dessa forma, com o simples clique de um botão, ele é assinado e passa a ter a mesmavalidade jurídicados que são firmados de maneira tradicional (conforme vamos explicar mais adiante aqui neste artigo).
Quais são os tipos de documento que podem ser assinados?
Praticamentetodo documento que você assina na forma de papel pode ser inserido no meio eletrônico. Basta que você o tenha em formato .doc ou PDF para fazer o upload na plataforma.
Logo, há diversos tipos de documentos que podem ser assinados dessa forma, destacamos aqui os mais corriqueiros.
Aquisição de clientes
Empresas que oferecem prestação de serviços e precisam que os clientes assinem o contrato que aclare os deveres e obrigações de contratante e contratada veem na assinatura eletrônica uma grande vantagem.
Afinal, ao fechar um negócio, não é preciso esperar muito tempo para formalizá-lo. O contrato pode ser enviado até mesmo porWhatsApp, Telegram, SMS ou qualquer outro aplicativo de mensagem, para que o cliente já o assine no mesmo instante.
Contratação de fornecedores
Não se pode fazer tudo sozinho, por isso muitos donos e gestores de negócios contam com fornecedores que possam realizar serviços necessários para as ofertas da empresa.
Por mais que algumas contratações sejam feitas por e-mail e até verbalmente, a assinatura eletrônica reforça os compromissos dessa parceria. Portanto, ao firmar um contrato online, tanto você quanto a pessoa ou firma que prestará o serviço ficam asseguradas de que tudo deve ser feito conforme o combinado.
Contratação de funcionários
Já passou o tempo em que os funcionários precisavam ir até um escritório decontabilidadepara assinar os documentos admissionais. Agora tudo isso pode ser feito online.
Ao contratar um novo membro para a sua empresa, redija o documento referente à sua contratação, lance-o na plataforma de assinatura eletrônica e envie o link para ele assinar.
Isso torna o processo mais prático e rápido, sobretudo se o novo colaborador residir em outro estado ou país.
Renovação e aditivos de contrato
É comum algumas regras mudarem ao longo do tempo, o que requer renovações ou aditivos de contrato para que seus clientes, funcionários ou fornecedores estejam a par das novas normas contratuais.
Assim, um aditivo ou renovação pode ser feita na forma de um documento a ser firmado por meio da plataforma. Mesmo que se trate de um contrato feito originalmente no papel, nada impede que esse novo seja feito eletronicamente.
Rescisão de contrato
Por mais que evitemos, em algum momento precisamos rescindir o contrato feito com alguém. Embora algumas pessoas considerem a comunicação como forma suficiente da rescisão, é importante ter um documento assinado que comprove isso.
A exemplo dos demais procedimentos, você pode lançar o documento na plataforma e pedir que a pessoa com quem você está rompendo laços contratuais o assine para que tudo fique registrado.
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