Sales Email

CValenghi
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answer protocolled email in deal

We protocoll every income email directly in our deal. Afterward we assign an emplyee who takes contact to the clients demand. Somehow it is not possible to answer directly the first protocolled email. Why? Or how can the setting be changed, so that the assigned empoyee can anser directly the firt protocolled email directly from Hubspot?

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CValenghi
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answer protocolled email in deal

Bildschirmfoto 2023-12-07 um 09.47.16.png

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karstenkoehler
Hall of Famer | Partner
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answer protocolled email in deal

Hi @CValenghi,

 

Can you please share a screenshot of a logged email that you're not able to reply to? Please pixelate the email text but leave everything that's not contact information visible.

 

Best regards

Karsten Köhler
HubSpot Freelancer | RevOps & CRM Consultant | Community Hall of Famer

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CValenghi
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answer protocolled email in deal

Bildschirmfoto 2023-12-07 um 08.43.58.pngBildschirmfoto 2023-12-07 um 08.44.09.png

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franksteiner79
Key Advisor

answer protocolled email in deal

Hi @CValenghi 

 

Can you explain how you log this first email against the deal?

From what I can work out, you do this manually by using the "log email" option in HubSpot - doing that just logs a note that is "tagged as email". Which therefore does not give you the option to reply.

 

Screenshot 2023-12-07 at 09.22.10.png

If you log emails vie the Gmail or Outlook plug-ins they will be saved as emails that you can reply to.

 

I hope that helps.

Frank

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Frank Steiner

Marketeer | HubSpot Expert | CRM Consultant

InboundPro

Let's Talk About Your Project
CValenghi
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answer protocolled email in deal

Hi Frank

we log all our emails with Gmail Plug-In. 

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franksteiner79
Key Advisor

answer protocolled email in deal

Hi @CValenghi 

 

Ich sehe das die Screenshots auf Deutsch sind, können also auch gerne auf Deutsch kommunizieren. Wenn ich Emails entweder beim Versenden oder nachträglich über das Gmail plugin protokolliere, haben diese die "Reply" Option und werden als "Email - Subject Line" dargestellt.

 

Das ist in deinem Screenshot nicht der Fall, man müsste hier mal herausfinden was genau die KollegInnen da machen.

 

Gruß

Frank

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Frank Steiner

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CValenghi
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answer protocolled email in deal

Hallo Frank

 

Meine KollegInnen machen das was sie immer machen wenn eine Anfrage per Mail kommt. Sie arbeiten bereits im Gmail und das AddOn ist immer aktiv. Also müssen sie nur bei HubSpot auf Kontakt in CRM aufnehmen wäheln und Kontakt aufnehmen. Dann können sie im Gmail direkt ein Deal erstellen und danach können sie die Mail direkt im Gmail dem Deal zuweisen. Da liegt der Fehler nicht bei meinen KollegInnen, sondern eher bei AddOn.  

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karstenkoehler
Hall of Famer | Partner
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answer protocolled email in deal

Hallo @CValenghi,

 

niemand hat behauptet, dass der Fehler bei den Kolleg*innen liegt – wir weisen lediglich darauf hin, dass es unterschiedliche Arten gibt, auf die HubSpot E-Mails dokumentiert. Bei manchen besteht die Antwortmöglichkeit, bei manchen nicht.

 

Beste Grüße

Karsten Köhler
HubSpot Freelancer | RevOps & CRM Consultant | Community Hall of Famer

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karstenkoehler
Hall of Famer | Partner
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answer protocolled email in deal

Hallo @CValenghi,

 

ich schließe mich der Interpretation von @franksteiner79 an – die Screenshots deuten darauf hin, dass die E-Mails nicht in HubSpot als E-Mails erfasst sind, sondern so wie eine Notiz oder ein Meeting nachträglich geloggt wurden. In dem Fall ist hier kein E-Mail-Header vorhanden und die Interaktionsmöglichkeiten entsprechend eingeschränkt; keine Antwort möglich.

 

Viele Grüße

Karsten Köhler
HubSpot Freelancer | RevOps & CRM Consultant | Community Hall of Famer

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karstenkoehler
Hall of Famer | Partner
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answer protocolled email in deal

Hi @CValenghi,

 

Can you please reshare these screenshots and leave everything that's not contact information visible, as per my previous reply? Too much of the screenshot is blurred to be able to judge what's going on.

Karsten Köhler
HubSpot Freelancer | RevOps & CRM Consultant | Community Hall of Famer

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CValenghi
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Bildschirmfoto 2023-12-07 um 09.36.44.png

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karstenkoehler
Hall of Famer | Partner
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answer protocolled email in deal

Hi @CValenghi,

 

der Screenshot zeigt, dass es eine protokollierte E-Mail ist, keine von HubSpot automatisch dokumentierte:

 

karstenkoehler_0-1701939625585.png

 

Deswegen hat die E-Mail keinen Header und keinen Body und man kann nicht auf die E-Mail antworten – weil es streng genommen keine E-Mail gibt, sondern nur einen nach HubSpot kopierten Text. Die E-Mail ist hinterlegt wie eine Notiz, nur dass sie in HubSpot anders heißt. Daher gibt es keine Antwortmöglichkeit.

 

Viele Grüße!

Karsten Köhler
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