Un aperçu de l'automatisation du Hub Operations et des nouvelles intégrations de workflows

[TiphaineCuisset]

HubSpot a lancé un tout nouveau logiciel conçu pour aligner les systèmes, les processus et les équipes de ses clients, a intégré des centaines de partenaires clés directement dans les workflows, et a entièrement optimisé son produit.

Cet article récapitule les modifications et les nouveautés apportées afin que chacun puisse tirer le meilleur profit des workflows. 

Automatisation programmable et automatisation de la qualité des données dans le Hub Operations

En avril, HubSpot a lancé le Hub Operations, un ensemble d'outils conçus pour aligner les entreprises autour de données organisées et connectées, mais aussi pour préserver l'efficacité des processus à grande échelle grâce à des intégrations améliorées, à des outils de qualité des données plus robustes et à des outils d'automatisation plus souples. 

Lorsqu'une entreprise se développe, les points de contact avec les clients se multiplient. Des outils d'automatisation solides sont nécessaires pour préserver une expérience client cohérente sur tous les canaux sans sacrifier l'efficacité interne. Votre automatisation doit être à l'image de votre entreprise, c'est-à-dire unique. Grâce à l'automatisation programmable du Hub Operations, vous pouvez développer des actions de code personnalisé pour les workflows afin d'adapter rapidement vos processus aux besoins en constante évolution de vos clients. La croissance de votre entreprise doit être fluide et ne pas affecter son fonctionnement.

Lorsque les données sont désorganisées, le travail des équipes est ralenti et l'expérience client en pâtit. Avec l'automatisation de la qualité des données, la qualité des données n'est pas seulement simple à obtenir : elle est automatique. L'automatisation de la qualité des données s'accompagne d'un nouvel ensemble d'actions de workflows qui formatent les valeurs de propriétés, par exemple en mettant la première lettre des noms en majuscule, en corrigeant les propriétés de date, ou encore en actualisant les numéros de téléphone. Avec un CRM qui organise automatiquement les données, votre équipe opérationnelle peut se concentrer sur la croissance au lieu de devoir résoudre des problèmes.

Intégrations de workflows

La gestion de projets et la création de rapports peuvent être très chronophages lorsqu'il faut passer d'un onglet à un autre. 

Les intégrations de workflows allient la puissance des workflows HubSpot à vos applications préférées, comme Slack, Zoom et DocuSign, pour que vous puissiez automatiser et centraliser les processus commerciaux liés à différents outils et systèmes. Vous n'avez plus besoin de jongler entre plusieurs outils pour mesurer les performances de vos représentants, planifier des réunions avec vos clients ou gérer les contrats. Vous pouvez voir toutes les intégrations de workflows ici.

Une collaboration fluide

HubSpot a apporté de nombreuses améliorations aux workflows afin qu'il soit plus aisé de développer des processus et de collaborer avec votre équipe et votre entreprise entière.

Vous pouvez maintenant exporter les workflows au format image pour aider les membres de vos équipes ou les clients qui n'ont pas accès aux workflows à visualiser les nouveaux processus et à travailler dessus. De même, il est encore plus facile de collaborer directement dans HubSpot en ajoutant des commentaires aux workflows et en identifiant des collègues pour partager le feedback, poser des questions ou donner des instructions. 

Avec les autorisations et la division des workflows, le développement des opérations se fait sans aucun problème. Vous pouvez accorder l'accès aux workflows par utilisateur ou par équipe, afin que chacun puisse accéder aux workflows nécessaires à son travail, tout en préservant la sécurité de vos données et en prévenant les erreurs accidentelles.  

Les bonnes actions au bon moment, à chaque fois 

Le timing est essentiel. Toutefois, avant, il fallait se reposer sur son intuition pour déclencher des actions au bon moment dans HubSpot.

Avec les nouvelles mises à jour, vous savez que vos workflows se déclenchent au moment opportun, à chaque fois, afin de maintenir le contact avec vos clients.

Avec la fonction de suspension de dates, vous pouvez automatiquement et facilement suspendre vos workflows lors de dates précises, comme des jours fériés ou des événements, afin que vos campagnes marketing et vos communications commerciales ne soient pas supprimées machinalement par vos clients à leur retour de congés. Il vous suffit de définir les dates à ignorer dans les workflows. 

Vous pouvez utiliser les délais jusqu'à la survenue d'un événement, ou suspendre un workflow jusqu'à ce qu'une propriété soit mise à jour. Ainsi, il n'est plus nécessaire d'estimer la durée de réalisation d'une action précise pour configurer vos workflows, ce qui pouvait entraîner un manque d'efficacité ou le déclenchement inopportun de processus.

Votre équipe peut gérer ses tâches plus facilement grâce à des workflows. Vous pouvez définir un délai pour qu'une action se produise uniquement lorsque le statut ou la priorité d'une tâche change, ou encore lorsque la tâche est transférée à un autre membre de votre équipe.

Vous pouvez également utiliser cette fonctionnalité pour gérer les phases et les transferts de transactions au fil du processus de vente, et vous assurer que vos clients obtiennent une réponse rapide aux tickets de support.

Facilité de développement, facilité d'adaptation 

L'année qui vient de s'écouler a appris à chacun qu'il était important de pouvoir s'adapter rapidement aux nouvelles situations sans que tout s'interrompe brutalement. Il est donc nécessaire de pouvoir ajuster les processus existants ou d'en créer rapidement de nouveaux.

HubSpot a lancé de nouvelles fonctionnalités dans les workflows pour que vous puissiez mettre à jour vos automatisations sans faire appel à un administrateur, afin qu'elles s'adaptent à votre stratégie, à vos objectifs et à la croissance de votre équipe. 

Avec les toutes nouvelles branches simples, actuellement disponibles en version bêta, il est plus simple que jamais de personnaliser les parcours automatisés et de développer des automatisations complexes avec plusieurs chemins uniques. 

Pour développer des parcours complexes à plusieurs étapes, chaque action doit suivre la précédente, afin de faire progresser les processus et que les clients parviennent à maturation au fil du parcours d'achat. Auparavant, il était très compliqué de définir une étape de suivi dans un workflow en fonction du résultat d'une action précédente, et des solutions de contournement devaient être mises en œuvre. HubSpot a donc développé de nouvelles branches simples.

Par exemple, si vous avez créé une tâche dans un workflow pour générer un contrat dès qu'une transaction passe à l'étape de devis, vous pouvez désormais utiliser une branche simple pour envoyer un e-mail au client dès que la tâche de génération de contrat est terminée. Vous pouvez également configurer votre workflow pour envoyer un rappel urgent au représentant si le contrat n'est pas généré dans les deux jours. Ainsi, votre équipe reste efficace et responsable au regard de son contrat-cadre.

Les nouvelles branches simples vous permettent également de créer rapidement, en quelques clics, des branches qui s'appuient sur une seule propriété, et ce jusqu'à 250 branches uniques. La conception de grands workflows complexes requiert ainsi moins de tâches manuelles, ce qui vous permet de développer des processus sans atteindre la limite des branches si/alors ou sans avoir à multiplier des branches enchevêtrées.

Par exemple, vous pouvez utiliser des branches simples pour gérer la rotation des leads et les notifications aux représentants dans de vastes équipes commerciales, sans avoir à créer manuellement une branche avec un chemin unique pour chaque propriétaire de transaction.

Il est également plus facile de modifier les processus et les campagnes dans des workflows existants sans avoir à dupliquer le travail réalisé, grâce aux nouvelles actions groupées qui comprennent les actions de cloner et déplacer les workflows et cloner et réorganiser les branches si/alors. De plus, vous pouvez développer de nouvelles automatisations en utilisant la structure de workflows existants, ce qui facilite et accélère la mise en œuvre de nouvelles idées.

Avec les connexions de workflows, vous pouvez voir les implications liées à la modification ou à la suppression d'un workflow sans analyse manuelle.

Une fiabilité avancée

Toutes ces mises à jour ont l'air exceptionnelles, mais vous vous demandez peut-être ce qu'il se passera en cas de problème. 

Ne vous inquiétez pas : HubSpot vous informera. Les éventuelles erreurs de workflow sont maintenant affichées directement sur la page d'index. Ainsi, il est plus rapide et plus simple d'identifier les erreurs et de les résoudre, et ce sans vérification manuelle.

Si une erreur se produit en dépit des protections mises en place, vous pouvez consulter le journal des modifications apportées à un workflow précis dans le nouvel historique des workflows, et revenir facilement à une version précédente.