Le guide indispensable du Operations Hub

[TitiCuisset]

HubSpot est heureux de vous présenter le Operations Hub, un éventail d'outils qui viennent compléter la plateforme CRM de HubSpot pour rendre la gestion des données plus simple, plus efficace et plus accessible à l'ensemble de votre entreprise. Ce logiciel fournit des intégrations améliorées, de solides outils de qualité des données, une automatisation plus flexible des processus opérationnels et des outils de préparation des données.

Ce logiciel vise à aligner les entreprises autour de données organisées et connectées, à préserver l'efficacité des processus à grande échelle et à donner plus d'autonomie aux équipes opérationnelles, afin qu'elles consacrent moins de temps aux tâches réactives liées aux données, et plus de temps aux stratégies commerciales.

Inspiration

Vous préférez voir les fonctionnalités sans plus attendre ? Cliquez ici (en anglais).

Il y a quelques années, lors de la conférence INBOUND, Brian Halligan, président de HubSpot, a déclaré qu'il était plus facile que jamais de créer une entreprise, mais plus difficile que jamais de la développer.

Pourquoi ?  

Plus une entreprise se développe, plus ses systèmes se multiplient. Les salariés achètent leurs applications SaaS préférées, les managers utilisent leurs propres feuilles de calcul et les équipes définissent toutes leurs propres processus. Au fil du temps, l'alignement et la confiance entre les équipes diminuent, les problèmes de communication augmentent et l'efficacité générale en pâtit. 

En savoir plus sur le logiciel Operations Hub de HubSpot

Pour résoudre ce problème, chaque département finit par recruter une personne chargée des opérations, dans l'espoir de concevoir un meilleur système. Dans les faits, les équipes opérationnelles interviennent toujours trop tard. Elles se voient chargées d'une tâche impossible : optimiser les systèmes inefficaces et les processus inutilement complexes, tout en fonctionnant en silos. Ces équipes finissent par manquer de ressources et être surchargées de travail. Pourtant cruciales, elles partent perdantes.

Les personnes chargées des opérations et les autres équipes connaissent les problèmes qui se posent. Sans stratégie opérationnelle optimisée, une entreprise subit désabonnements, pertes de transactions et annulations de commandes.

L'inefficacité et la complexité opérationnelles nuisent à la croissance.

Le rôle des RevOps

Pour HubSpot, une entreprise qui veut réussir sa croissance doit optimiser son fonctionnement. Pour cela, elle a besoin d'une équipe opérationnelle qui n'a pas à souffrir de données déconnectées et désorganisées, ou de processus manuels peu utiles, mais qui dispose de toute la latitude nécessaire pour résoudre les vrais problèmes. 

Elle a donc besoin d'une équipe RevOps, c'est-à-dire d'une équipe spécialisée dans les opérations de revenus.

Lorsque vos équipes opérationnelles travaillent ensemble en suivant une stratégie RevOps unifiée, elles peuvent aider efficacement vos équipes de mise sur le marché, et fidéliser ainsi vos clients à grande échelle. Toutefois, il ne suffit pas d'adopter une stratégie RevOps. Vous avez besoin des bons outils et des bons processus pour exécuter et soutenir cette stratégie.

C'est pour cette raison que HubSpot a lancé le Operations Hub. L'entreprise révolutionne les RevOps avec un nouveau logiciel spécialement conçu pour permettre aux professionnels des opérations de gagner en autonomie. Avec le Operations Hub, votre équipe opérationnelle dispose de tous les outils nécessaires pour automatiser ses tâches quotidiennes et jouer un rôle clé dans la croissance de votre entreprise.

Accédez à la communauté RevOps et opérations de HubSpot.

Découvrir le Operations Hub 

Voici maintenant plus de détails sur le Operations Hub, qui compte cinq principales fonctionnalités :

1. Synchronisation des données

En quoi consiste la synchronisation des données ?

La synchronisation des données est une nouvelle façon native de connecter vos applications professionnelles à HubSpot. Il s'agit de l'évolution de PieSync, une plateforme d'intégration leader du marché acquise par HubSpot en 2019. Grâce à elle, vos fiches d'informations sont synchronisées dans HubSpot et dans tout votre environnement technologique, sans tâches d'import-export manuelles. Ainsi, les données sur vos clients sont toujours cohérentes et à jour. 

Quelles applications pouvez-vous synchroniser ?

Avec le Operations Hub, vous avez accès à plus de 100 nouvelles intégrations conçues par HubSpot, parmi lesquelles : Google Contacts, Mailchimp, Microsoft Dynamics, Mindbody et Bullhorn. Parmi les nouvelles applications figurent des ERP, des applications d'e-mail marketing ou de facturation, ou encore des outils de service client. La liste complète des applications prises en charge est disponible dans le marketplace des applications de HubSpot.

Si votre application préférée n'est pas encore mentionnée, notez que HubSpot prévoit d'élargir ses outils de synchronisation des données à plus d'intégrations, et de renforcer les intégrations existantes avec davantage d'objets et de fonctionnalités.

Quelle est la différence entre la synchronisation des données et une intégration traditionnelle ?

Il existe quatre différences principales : 

• Les intégrations traditionnelles synchronisent les données de manière unidirectionnelle. Par exemple, il est possible de synchroniser les contacts entre un CRM et une plateforme de messagerie, mais pas dans l'autre sens. Les intégrations soutenues par la synchronisation des données fonctionnent dans les deux sens, en transmettant des informations depuis et vers deux systèmes.
• Les intégrations traditionnelles ne fonctionnent pas a posteriori. Elles peuvent transmettre des données entre deux systèmes, mais uniquement les données qui sont ajoutées ou mises à jour après la configuration de l'intégration. La synchronisation des données, quant à elle, transmet les données futures et historiques entre les systèmes.
• Les intégrations traditionnelles se basent sur des déclencheurs. Lorsqu'un événement se produit dans une application, par exemple lorsqu'une propriété est mise à jour sur la fiche d'informations d'un contact, les informations sont transmises à l'autre application. La synchronisation des données se déroule en temps réel et permet à deux bases de données d'être synchronisées en permanence.
• Les intégrations traditionnelles sont rigides et ne peuvent pas être personnalisées. En revanche, les intégrations de synchronisation des données sont personnalisables. Vous pouvez déterminer quelles informations sont transmises entre les applications, et modifier ces choix à tout moment.

En outre, la synchronisation des données n'exige aucune ligne de code. Il vous suffit de sélectionner une application, de choisir les informations à inclure et d'enregistrer votre synchronisation. HubSpot communiquera directement avec l'autre application et synchronisera tout pour vous.

Pourquoi opter pour la synchronisation des données ?

HubSpot propose de nombreux avantages, mais il est probable que vous utilisiez d'autres outils en complément pour gérer votre entreprise. Avec la synchronisation des données, vous pouvez intégrer facilement vos applications, ce qui vous permet d'unifier et de centraliser les données sur vos clients. Ainsi, vos équipes demeurent alignées et efficaces au fil de votre croissance.

Combien coûte l'outil de synchronisation des données ?

Les outils de base sont gratuits. Vous pouvez donc connecter gratuitement à HubSpot les applications prises en charge et synchroniser de manière bidirectionnelle toutes les informations essentielles recueillies au sujet de vos contacts. Si vous voulez aller au-delà, notamment pour synchroniser des propriétés personnalisées et modifier vos mappages de champs, le Operations Hub Starter est disponible à partir de 49 € par mois.

Où trouver plus d'informations sur le Operations Hub ?

Vous pouvez consulter la page des outils de synchronisation des données, les documents d'aide ou le module HubSpot Academy. Pour configurer votre première synchronisation, accédez au  marketplace des applications.

2. Automatisation programmable 

Qu'est-ce que l'automatisation programmable ?

L'automatisation programmable vous permet d'exécuter du code directement dans les workflows HubSpot. Ce terme désigne trois actions automatisées dans HubSpot : une nouvelle action de code personnalisé dans les workflows, l'action Créer un webhook dans les workflows et une action de bot de code personnalisé dans les chatflows. Avant, les automatisations que vous réalisiez dans HubSpot étaient restreintes à la liste des actions de workflow prédéfinies. Elles étaient puissantes, mais pas assez flexibles pour les cas d'utilisation personnalisés les plus avancés. Avec l'automatisation programmable, vos actions d'automatisation sont à la hauteur de votre imagination. 

Quels sont ses avantages ?

Lorsqu'une entreprise se développe, les points de contact avec les clients se multiplient. Des outils d'automatisation solides sont nécessaires pour préserver une expérience client cohérente sur tous les canaux sans sacrifier l'efficacité interne. Votre automatisation doit être à l'image de votre entreprise, c'est-à-dire unique. Grâce aux nouvelles actions personnalisées dans les workflows, votre équipe opérationnelle peut adapter rapidement vos processus aux besoins en constante évolution de vos clients. La croissance de votre entreprise doit être fluide et ne pas affecter son fonctionnement. 

Fonctionnement

L'automatisation programmable regroupe trois actions automatisées :

• Actions de code personnalisé dans les workflows. L'article de la base de connaissances est disponible ici.
• Actions de webhook dans les workflows. L'article de la base de connaissances est disponible ici.
• Actions de code personnalisé dans les bots. L'article de la base de connaissances est disponible ici.

Ces deux dernières actions ne sont pas nouvelles, puisqu'elles étaient déjà incluses dans d'autres logiciels de HubSpot. Avec le lancement du Operations Hub, les actions de webhook et les actions de code personnalisé dans les bots sont désormais uniquement disponibles dans le Operations Hub. 

Quels sont les cas d'utilisation fréquents ? 

Avec les actions de code personnalisé, vous pouvez créer des actions de workflow ou de bot personnalisées avec JavaScript ou Python. Ces actions personnalisées peuvent servir à passer des appels d'API, à exécuter des requêtes SQL, ou encore à modéliser des objets. Voici quelques exemples d'utilisation :

• Enrichissement des fiches d'informations HubSpot avec des données externes. Par exemple, lorsqu'un lead remplit un formulaire, vous pouvez interroger une autre base de données (comme Zillow ou Clearbit), enregistrer les données recueillies dans la fiche d'informations HubSpot, puis créer une tâche si ces nouvelles données méritent un suivi.
• Automatisation de la gestion des renouvellements. Par exemple, lorsqu'une transaction est conclue, vous pouvez créer automatiquement une nouvelle transaction dans le futur et supprimer la remise appliquée au tarif.
• Création de rotations de leads complexes avec une logique nuancée et des dépendances vis-à-vis d'applications externes. Un exemple : recherche du code postal associé à des leads dans une base de données tierce, mise en correspondance de chaque code avec la région concernée et assignation de leads à des représentants dans ces régions en fonction de leur disponibilité.

Si vous voulez en savoir plus, accédez à la bibliothèque de cas d'utilisation ou consultez le guide du Operations Hub créé par Aptitude 8, un partenaire solutions de HubSpot.

L'outil est-il sécurisé ?

La sécurité est au centre des préoccupations de HubSpot. Les informations telles que les clés d'API peuvent être ajoutées en tant que secrets. Elles sont alors chiffrées et stockées de manière sécurisée par HubSpot. Toutes les actions de code personnalisé de votre compte peuvent faire appel à ces secrets. Vous pouvez donc créer des actions qui accèdent aux informations d'autres systèmes, et les utiliser pour exécuter d'autres processus commerciaux dans HubSpot. 

Les personnes qui ne savent pas coder peuvent-elles obtenir de l'aide ?

Si vos équipes savent coder, vous pouvez tester le Operations Hub dès maintenant. Dans le cas contraire, ne vous inquiétez pas. Vous pouvez créer des automatisations puissantes sans coder, car le moteur d'automatisation de HubSpot est parmi les plus performants du secteur. Si vous voulez savoir ce qui est possible avec l'automatisation programmable mais que vous avez besoin d'aide, n'hésitez pas à contacter un partenaire solutions de HubSpot.

Où trouver plus d'informations sur le Operations Hub ?

Vous pouvez consulter la page de l'automatisation programmable, les documents d'aide ou le module HubSpot Academy.

Vous pouvez aussi l'essayer directement : l'automatisation programmable est disponible dans le Operations Hub Pro. Inscrivez-vous dès maintenant pour un essai gratuit de 14 jours.

3. L'automatisation de la qualité des données 

Qu'est-ce que l'automatisation de la qualité des données ?

Lorsque les données sont désorganisées, le travail des équipes est ralenti et l'expérience client en pâtit. Avec l'automatisation de la qualité des données, la qualité des données n'est pas seulement simple à obtenir : elle est automatique. L'automatisation de la qualité des données s'accompagne d'un nouvel ensemble d'actions de workflow qui formatent les valeurs de propriétés, par exemple en mettant la première lettre des noms en majuscule, en corrigeant les propriétés de date, ou encore en actualisant les numéros de téléphone. Avec un CRM qui organise automatiquement les données, votre équipe opérationnelle peut se concentrer sur la croissance au lieu de devoir résoudre des problèmes.

Fonctionnement

Les nouvelles actions de formatage des données peuvent être ajoutées à vos workflows, à l'instar de n'importe quelle autre action.

L'automatisation de la qualité des données ne se contente pas d'améliorer les données dans votre compte HubSpot. Si vous utilisez des intégrations qui font appel à la synchronisation des données, les données organisées sont transmises à toutes vos applications, fournissant ainsi à votre équipe les données de grande qualité dont elle a besoin dans tous ses outils.

Comment en savoir plus ?

L'automatisation de la qualité des données est disponible dans le Operations Hub Pro. Accédez ici pour en savoir plus. Vous pouvez également vous inscrire pour un essai gratuit dès maintenant.

4. Jeux de données

Que sont les jeux de données ?

Les données tendent à proliférer au fil de la croissance. Objets, champs et indicateurs divers s'accumulent, et il devient de plus en plus difficile pour les utilisateurs au sein de l'entreprise de générer des rapports exploitables. En conséquence, ils sollicitent régulièrement les équipes opérationnelles et les analystes pour répondre à leurs questions. Le résultat ? Un reporting ralenti, incohérent et souvent improvisé du côté des utilisateurs, et des équipes opérationnelles surchargées de l'autre.

Les jeux de données permettent aux équipes opérationnelles de structurer les données dans des tableaux clairs et réutilisables afin de faciliter la création de rapports. Cela permet aux équipes opérationnelles de gagner du temps et de mieux contrôler leurs données, et aux utilisateurs d'obtenir rapidement et facilement les informations cohérentes dont ils ont besoin.

Concrètement, quel est le résultat ?

Voyons un exemple avant-après. En bref, les jeux de données renforcent l'accessibilité et la solidité des rapports personnalisés dans HubSpot. En créant un jeu de données, tous les utilisateurs de votre entreprise concernés par le reporting bénéficient d'un point de départ pour réaliser leur analyse.

Comment fonctionnent les jeux de données ?

Pour créer un jeu de données, accédez à Rapports > Gestion des données > Jeux de données et suivez ces instructions. 

Fonctionnalité complémentaire 

Les jeux de données donnent un avantage supplémentaire :

Pour la première fois avec les jeux de données, il est possible de calculer des formules directement dans les rapports HubSpot. Vous n'avez donc plus besoin d'encombrer le CRM avec des champs supplémentaires uniquement à des fins de reporting. Grâce à cette nouvelle fonctionnalité, effectuez des comparaisons à différentes dates et calculez entre autres le délai jusqu'à la première conversion, la vitesse du cycle de vente ou encore la durée des phases de transaction ou les commissions de vente. 

Comment en savoir plus ?

Les jeux de données sont inclus dans le Operations Hub Entreprise. Demandez un essai gratuit de 14 jours ou contactez le service commercial pour une visite guidée.

5. Partage de données avec Snowflake

Qu'est-ce que le partage de données avec Snowflake

Une intégration simple, rapide et sécurisée entre HubSpot et Snowflake

Qu'est-ce que Snowflake ?

Snowflake est une plateforme de données leader du secteur qui peut être associé à un outil de reporting d'entreprise tel que Looker pour créer un environnement d'intelligence commerciale de premier plan. 

Alors que de nombreux utilisateurs choisissent d'effectuer tout le reporting côté client dans HubSpot, certains des utilisateurs les plus avancés de HubSpot préfèrent réunir leurs données dans Snowflake ou un autre entrepôt de données. La fonctionnalité de partage de données avec Snowflake facilite ce processus et l'accès sécurisé à vos données HubSpot dans Snowflake. Pour en savoir plus, lisez la documentation technique.

Quelles sont les limitations à prendre en compte ?

L'intégration de HubSpot avec le partage de données Snowflake fonctionne uniquement si votre compte Snowflake et votre compte HubSpot se trouvent dans la même région.

Comment en savoir plus ?

Le partage de données avec Snowflake est inclus dans le Operations Hub Entreprise. Demandez un essai gratuit de 14 jours ou contactez le service commercial pour une visite guidée.

Questions fréquentes sur le Operations Hub

Combien coûte le Operations Hub ?

Les outils de base du Operations Hub sont gratuits. Avec HubSpot, vous pouvez donc synchroniser plus de 100 applications parmi vos préférées (détails ci-dessous). Le Operations Hub Starter, qui est proposé à partir de 49 € par mois, comporte des fonctionnalités de synchronisation complémentaires. Le Operations Hub Pro, quant à lui, est proposé à partir de 790 € par mois, et le Operations Hub Entreprise est proposé à partir de 1 960 € par mois.

*Les limites standards des API s'appliquent. Pour plus de détails, veuillez consulter le Catalogue des produits et services de HubSpot.

Une équipe qui n'est pas chargée des opérations peut-elle utiliser le Operations Hub ?

Bien sûr. Les fonctionnalités du Operations Hub permettent aux entreprises en pleine croissance de résoudre différents défis opérationnels : outils déconnectés, données désorganisées, processus peu efficaces et rapports inaccessibles. Le logiciel ne s'adresse pas uniquement aux équipes opérationnelles, mais à toutes celles qui veulent optimiser le fonctionnement de leur entreprise.

Votre entreprise est déjà abonnée à un autre produit HubSpot. Comment peut-elle obtenir le Operations Hub ?

Si vous utilisez déjà un ou plusieurs produits HubSpot, vous pouvez accéder dès maintenant aux outils gratuits du Operations Hub. Pour essayer la version payante, cliquez sur votre nom, dans l'angle supérieur droit de votre compte HubSpot, puis sur Tarification et fonctionnalités pour vous inscrire à l'essai gratuit de 14 jours.

Des vidéos HubSpot Academy sont-elles disponibles sur le Operations Hub ?

Oui. Kyle Jepson, formateur de HubSpot Academy, parle en détail du Operations Hub ici (en anglais).

Cette présentation du Operations Hub s'achève ici. Si vous avez des questions ou des commentaires, n'hésitez pas à les partager dans la communauté HubSpot.

Vous pouvez aussi faire vos premiers pas dès maintenant. Si vous utilisez déjà HubSpot, vous pouvez découvrir les outils gratuits du Operations Hub dans votre compte, y compris la synchronisation des données, ou vous inscrire pour un essai gratuit. Si vous n'utilisez pas encore HubSpot, vous pouvez créer un compte gratuitement dès aujourd'hui.