Le guide indispensable du Hub Operations

[TiphaineCuisset]

HubSpot est heureux de vous présenter le Hub Operations, un ensemble d'outils qui viennent compléter la plateforme CRM de HubSpot avec des intégrations améliorées, des outils de qualité des données plus robustes et une automatisation plus flexible. Ce nouveau logiciel vise à aligner les entreprises autour de données organisées et connectées, à préserver l'efficacité des processus à grande échelle et à donner plus d'autonomie aux équipes opérationnelles, afin qu'elles consacrent moins de temps aux tâches réactives liées aux données, et plus de temps aux stratégies commerciales.

Il y a quelques années, lors de la conférence INBOUND, Brian Halligan, PDG de HubSpot, a déclaré qu'il était plus facile que jamais de créer une entreprise, mais plus difficile que jamais de la développer.

Pourquoi? 

Plus une entreprise se développe, plus ses systèmes se multiplient. Les salariés achètent leurs applications SaaS préférées, les managers utilisent leurs propres feuilles de calcul et les équipes définissent toutes leurs propres processus. Au fil du temps, l'alignement et la confiance entre les équipes diminuent, les problèmes de communication augmentent et l'efficacité générale en pâtit. 

Pour résoudre ce problème, chaque département finit par recruter une personne chargée des opérations, dans l'espoir de concevoir un meilleur système. Dans les faits, les équipes opérationnelles interviennent toujours trop tard. Elles se voient chargées d'une tâche impossible : optimiser les systèmes inefficaces et les processus inutilement complexes, tout en fonctionnant en silos. Ces équipes finissent par manquer de ressources et être surchargées de travail. Pourtant cruciales, elles partent perdantes.

Les personnes chargées des opérations et les autres équipes connaissent les problèmes qui se posent. Sans stratégie opérationnelle optimisée, une entreprise subit désabonnements, pertes de transactions et annulations de commandes. L'inefficacité et la complexité opérationnelles nuisent à la croissance.

Les opérations de revenus

Pour HubSpot, une entreprise qui veut réussir sa croissance doit mieux fonctionner. Pour cela, elle a besoin d'une équipe opérationnelle qui n'a pas à travailler avec des données déconnectées et désorganisées, ou avec des processus manuels peu utiles, mais qui dispose de toute la latitude nécessaire pour résoudre les vrais problèmes. 

Elle a donc besoin d'une équipe RevOps, c'est-à-dire d'une équipe spécialisée dans les opérations de revenus.

Lorsque vos équipes opérationnelles travaillent ensemble en suivant une stratégie RevOps unifiée, elles peuvent aider efficacement vos équipes de mise sur le marché afin qu'elles réussissent et fidélisent vos clients à grande échelle. Toutefois, il ne suffit pas d'adopter une stratégie RevOps. Vous avez besoin des bons outils et des bons processus pour exécuter et soutenir cette stratégie.

C'est pour cette raison que HubSpot lance le Hub Operations. L'entreprise révolutionne les RevOps avec un nouveau logiciel spécialement conçu pour permettre aux professionnels des opérations de gagner en autonomie. Avec le Hub Operations, votre équipe opérationnelle dispose de tous les outils nécessaires pour automatiser ses tâches quotidiennes et jouer un rôle clé dans la croissance de votre entreprise.

Cet article explique tout ce que vous avez besoin de savoir sur le Hub Operations.

Questions fréquentes

Pour commencer, voici une courte FAQ sur le nouveau logiciel.

Qu'est-ce que le Hub Operations ?

Le Hub Operations est un nouveau produit de HubSpot qui connecte vos applications, synchronise et organise vos données clients, et automatise vos processus commerciaux. Il rassemble toutes les équipes de votre entreprise autour d'un centre unique d'informations et libère votre équipe opérationnelle des tâches réactives. 

Combien coûte le Hub Operations ?

Les outils de base du Hub Operations sont gratuits. Vous pouvez donc synchroniser sans frais un grand nombre de vos applications préférées avec HubSpot. Plus de détails à ce sujet sont disponibles dans les paragraphes suivants. Le Hub Operations Starter, qui est proposé à partir de 46 € par mois, comporte des fonctionnalités de synchronisation complémentaires. Le Hub Operations Pro, quant à lui, est proposé à partir de 736 € par mois.

*Les limites standards des API s'appliquent. Pour plus de détails, veuillez consulter le Catalogue des produits et services de HubSpot.

Une équipe qui n'est pas chargée des opérations peut-elle utiliser le Hub Operations ?

Bien sûr. Les fonctionnalités du Hub Operations permettent aux entreprises en pleine croissance de résoudre différents défis opérationnels, tels que des outils déconnectés, des données désorganisées et des processus peu efficaces. Le logiciel ne s'adresse pas uniquement aux équipes opérationnelles, mais à toutes celles qui veulent optimiser le fonctionnement de leur entreprise.

Votre entreprise est déjà abonnée à un autre produit HubSpot. Comment peut-elle obtenir le Hub Operations ?

Si vous utilisez déjà un ou plusieurs produits HubSpot, vous pouvez accéder dès maintenant aux outils gratuits du Hub Operations. Pour essayer la version payante, cliquez sur votre nom, dans l'angle supérieur droit de votre compte HubSpot, puis sur Tarification et fonctionnalités pour vous inscrire à l'essai gratuit de 14 jours.

Des vidéos HubSpot Academy sont-elles disponibles sur le Hub Operations ?

Oui. Une vidéo détaillant les fonctionnalités du Hub Operations est disponible ici.

Voici maintenant plus de détails sur le Hub Operations et ses trois fonctionnalités principales :

1. Synchronisation des données 

En quoi consiste la synchronisation des données ?

La synchronisation des données est une nouvelle façon native de connecter vos applications professionnelles à HubSpot. Grâce à elle, vos fiches d'informations sont synchronisées dans HubSpot et dans tout votre environnement technologique, sans tâches d'import-export manuelles. Ainsi, les données sur vos clients sont toujours cohérentes et à jour. 

Quelles applications pouvez-vous synchroniser ?

Avec le lancement du Hub Operations, vous avez accès à 25 nouvelles intégrations conçues par HubSpot et prises en charge par le nouveau moteur de synchronisation des données de l'entreprise, dont Google Contacts, Mailchimp, Microsoft Dynamics, Mindbody et Bullhorn. Vous pouvez donc connecter différents types d'applications à HubSpot, que vous utilisiez sa plateforme CRM ou non : ERP, applications d'e-mail marketing ou de facturation, ou encore outils de service client. La liste entière des applications prises en charge est disponible dans le marketplace des applications de HubSpot.

Si votre application préférée n'est pas encore mentionnée, notez que HubSpot prévoit d'élargir ses outils de synchronisation des données à plus d'intégrations, et de renforcer les intégrations existantes avec davantage d'objets et de fonctionnalités.

Quelle est la différence entre la synchronisation des données et une intégration traditionnelle ?

Il existe quatre différences principales : 

• Les intégrations traditionnelles synchronisent les données de manière unidirectionnelle. Par exemple, il est possible de synchroniser les contacts entre un CRM et une plateforme de messagerie, mais pas dans l'autre sens. Les intégrations soutenues par la synchronisation des données fonctionnent dans les deux sens, en transmettant des informations depuis et vers deux systèmes.
• Les intégrations traditionnelles ne fonctionnent pas a posteriori. Elles peuvent transmettre des données entre deux systèmes, mais uniquement les données qui sont ajoutées ou mises à jour après la configuration de l'intégration. La synchronisation des données, quant à elle, transmet les données futures et historiques entre les systèmes.
• Les intégrations traditionnelles se basent sur des déclencheurs. Lorsqu'un événement se produit dans une application, par exemple lorsqu'une propriété est mise à jour sur la fiche d'informations d'un contact, les informations sont transmises à l'autre application. La synchronisation des données se déroule en temps réel et permet à deux bases de données d'être synchronisées en permanence.
• Les intégrations traditionnelles sont rigides et ne peuvent pas être personnalisées. En revanche, les intégrations de synchronisation des données sont personnalisables. Vous pouvez déterminer quelles informations sont transmises entre les applications, et modifier ces choix à tout moment.

En outre, la synchronisation des données n'exige aucune ligne de code. Il vous suffit de sélectionner une application, de choisir les informations à inclure et d'enregistrer votre synchronisation. HubSpot communiquera directement avec l'autre application et synchronisera tout pour vous.

Pourquoi opter pour la synchronisation des données ?

HubSpot propose de nombreux avantages, mais il est probable que vous utilisiez d'autres outils pour gérer votre entreprise, peut-être sans réel besoin. Lorsque votre entreprise se développe, votre environnement technologique grandit lui aussi et exige de connecter des applications. Au fil de la croissance de l'entreprise, ces connexions subissent des tensions. Vos équipes perdent en efficacité et vos clients doivent faire face à des frictions. Avec la synchronisation des données, vous pouvez intégrer facilement vos applications, ce qui vous permet d'unifier et de centraliser les données sur vos clients. Ainsi, vos équipes demeurent alignées et efficaces au fil de votre croissance.

Combien coûte la synchronisation des données ?

Les outils de base sont gratuits. Vous pouvez donc connecter gratuitement les applications prises en charge à HubSpot et synchroniser de manière bidirectionnelle toutes les informations essentielles recueillies au sujet de vos contacts. Si vous voulez aller au-delà, notamment pour synchroniser des propriétés personnalisées et modifier vos mappages de champs, le Hub Operations Starter est disponible à partir de 46 € par mois.

Où est-il possible d'en savoir plus ?

Vous pouvez consulter la page des outils de synchronisation des données, les documents d'aide ou la vidéo HubSpot Academy. Pour configurer votre première synchronisation, accédez au marketplace des applications.

2. Automatisation programmable 

Qu'est-ce que l'automatisation programmable ?

L'automatisation programmable vous permet d'exécuter du code directement dans les workflows HubSpot. Ce terme désigne trois actions automatisées dans HubSpot : une nouvelle action de code personnalisé dans les workflows, l'action Créer un webhook dans les workflows et une action de bot de code personnalisé dans les chatflows. Avant, les automatisations que vous réalisiez dans HubSpot étaient restreintes à la liste des actions de workflow prédéfinies. Elles étaient puissantes, mais pas assez flexibles pour les cas d'utilisation personnalisés les plus avancés. Avec l'automatisation programmable, vos actions d'automatisation sont à la hauteur de votre imagination. 

Quels sont ses avantages ?

Lorsqu'une entreprise se développe, les points de contact avec les clients se multiplient. Des outils d'automatisation solides sont nécessaires pour préserver une expérience client cohérente sur tous les canaux sans sacrifier l'efficacité interne. Votre automatisation doit être à l'image de votre entreprise, c'est-à-dire unique. Grâce aux nouvelles actions personnalisées dans les workflows, votre équipe opérationnelle peut adapter rapidement vos processus aux besoins en constante évolution de vos clients. La croissance de votre entreprise doit être fluide et ne pas affecter son fonctionnement. 

Quel est son fonctionnement ?

L'automatisation programmable regroupe trois actions automatisées :

• Actions de code personnalisé dans les workflows. L'article de la base de connaissances est disponible ici.
• Actions de webhook dans les workflows. L'article de la base de connaissances est disponible ici.
• Actions de code personnalisé dans les bots. L'article de la base de connaissances est disponible ici.

Ces deux dernières actions ne sont pas nouvelles, puisqu'elles étaient déjà incluses dans d'autres logiciels de HubSpot. Avec le lancement du Hub Operations, les actions de webhook et les actions de code personnalisé dans les bots sont désormais uniquement disponibles dans le Hub Operations. Les clients existants qui ont accès à ces fonctionnalités à la date du 21 avril conserveront leur accès, qu'ils souscrivent un abonnement au Hub Operations ou non.

Quels sont les cas d'utilisation fréquents ? 

Avec les actions de code personnalisé, vous pouvez créer des actions de workflow ou de bot personnalisées avec JavaScript ou n'importe quelle bibliothèque Node.js. Ces actions personnalisées peuvent servir à passer des appels d'API, à exécuter des requêtes SQL, ou encore à modéliser des objets. Voici quelques exemples d'utilisation :

• Enrichissement des fiches d'informations HubSpot avec des données externes. Par exemple, lorsqu'un lead remplit un formulaire, vous pouvez interroger une autre base de données, enregistrer les données recueillies dans la fiche d'informations HubSpot, puis créer une tâche si ces nouvelles données méritent un suivi.
• Automatisation de la gestion des renouvellements. Par exemple, lorsqu'une transaction est conclue, vous pouvez créer automatiquement une nouvelle transaction dans le futur et supprimer la remise appliquée au tarif.
• Création de propriétés calculées complexes de score des leads. Vous pouvez manipuler et modifier les valeurs de vos propriétés à votre convenance, créer un système de score des leads qui s'appuie sur les données de HubSpot et de plusieurs autres systèmes, puis intégrer les valeurs dans une propriété personnalisée de HubSpot.

Si vous voulez en savoir plus, vous pouvez consulter le guide du Hub Operations créé par Aptitude 8 pour les partenaires solutions de HubSpot (en anglais).

L'outil est-il sécurisé ?

HubSpot garantit la sécurité des opérations. Des informations comme les clés d'API peuvent être ajoutées en tant que secrets. Elles sont alors chiffrées et stockées de manière sécurisée par HubSpot. Toutes les actions de code personnalisé de votre compte peuvent faire appel à ces secrets. Vous pouvez donc créer des actions qui accèdent aux informations d'autres systèmes, et les utiliser pour exécuter d'autres processus commerciaux dans HubSpot. 

Les personnes qui ne savent pas coder peuvent-elles obtenir de l'aide ?

Si vos équipes savent coder, vous pouvez tester le Hub Operations dès maintenant. Dans le cas contraire, ne vous inquiétez pas. Vous pouvez créer des automatisations puissantes sans coder, car le moteur d'automatisation de HubSpot est parmi les plus performants du secteur. Si vous voulez savoir ce qui est possible avec l'automatisation programmable mais que vous avez besoin d'aide, n'hésitez pas à contacter un partenaire solutions de HubSpot.

Où trouver plus d'informations sur le Hub Operations ?

Vous pouvez consulter la page de l'automatisation programmable, les documents d'aide ou la vidéo HubSpot Academy.

Où souscrire un abonnement ?

L'automatisation programmable est disponible dans le Hub Operations Pro. Vous pouvez vous inscrire pour un essai gratuit de 14 jours dès maintenant.

3. Automatisation de la qualité des données

Qu'est-ce que l'automatisation de la qualité des données ?

Lorsque les données sont désorganisées, le travail des équipes est ralenti et l'expérience client s'en trouve dégradée. Avec l'automatisation de la qualité des données, la qualité des données n'est pas seulement simple à obtenir : elle est automatique. L'automatisation de la qualité des données s'accompagne d'un nouvel ensemble d'actions de workflow qui formatent les valeurs de propriétés, par exemple en mettant la première lettre des noms en majuscule ou en corrigeant les propriétés de date. Avec un CRM qui organise automatiquement les données, votre équipe opérationnelle peut se concentrer sur la croissance au lieu de devoir résoudre des problèmes.

Pourquoi l'adopter ?

Une expérience client de qualité repose sur des données exactes. L'efficacité des équipes chargées des revenus repose sur des données qualitatives fiables. Pourtant, lorsque les équipes grandissent, l'organisation des données passe rapidement au second plan. De nouveaux outils sont utilisés, les représentants adoptent les nouveaux systèmes à leur propre façon et des problèmes liés aux données finissent par se poser. Il est peu judicieux que votre équipe opérationnelle passe de plus en plus de temps à organiser et à optimiser les projets. C'est ici que l'automatisation de la qualité des données entre en jeu. Avec les nouvelles actions de qualité des données, vos équipes peuvent abandonner les feuilles de calcul et maîtriser la qualité des données grâce à des actions automatisées.

Quel est son fonctionnement ?

Les nouvelles actions de formatage des données peuvent être ajoutées à vos workflows, à l'instar de n'importe quelle autre action. Créez ou modifiez un workflow existant, activez-le et l'automatisation de la qualité des données fera le reste. 

Cet outil ne se contente pas de vous aider à préserver la qualité des données dans votre compte HubSpot. Si vous utilisez des intégrations qui font appel à la synchronisation des données, les données organisées sont transmises à toutes vos applications, fournissant ainsi à votre équipe les données de grande qualité dont elle a besoin dans tous ses outils.

Comment obtenir cet outil ?

L'automatisation de la qualité des données est disponible dans le Hub Operations Pro. Vous pouvez en savoir plus à son sujet ici. Vous pouvez également vous inscrire pour un essai gratuit dès maintenant.

Où trouver plus d'informations sur le Hub Operations ?

Vous pouvez regarder cette vidéo de HubSpot Academy.

Cette présentation du Hub Operations s'achève ici. Si vous avez des questions ou des commentaires, n'hésitez pas à les partager en commentaire ou dans notre forum RevOps et Operations ici.

Si vous voulez en savoir plus, inscrivez-vous au webinar qui sera consacré au Hub Operations (en anglais)

Vous pouvez aussi faire vos premiers pas dès maintenant. Si vous utilisez déjà HubSpot, vous pouvez découvrir les outils gratuits du Hub Operations dans votre compte, y compris la synchronisation des données, ou vous inscrire pour un essai gratuit du Hub Operations. Si vous n'utilisez pas encore HubSpot, vous pouvez commencer gratuitement dès aujourd'hui.