Conseils, astuces et meilleures pratiques pour la synchronisation des données

[TiphaineCuisset]

Bonjour à la Communauté!

Voici une liste de conseils et de meilleures pratiques que vous pouvez appliquer à l'outil de synchronisation des données de HubSpot, compilés par mon collègue @FransLeys . Nous ferons de notre mieux pour maintenir cette liste de conseils et d'astuces à jour au fil du temps. Si vous avez vous-même des conseils et des astuces, n'hésitez pas à les partager dans la section des commentaires ci-dessous !

Conseil 1 : Unidirectionnel ou bidirectionnel ?

Vous voyez ces deux flèches entre les deux cases ? Elles vous indiquent que vous avez mis en place une synchronisation bidirectionnelle. Mais ce n'est pas obligatoire ! Vous pouvez transformer votre intégration en une synchronisation à sens unique en sélectionnant "Aucun contact" au lieu de "Tous les contacts".

¨Pour les CRM personnels comme Google

Contacts, il s'agit en fait de la configuration de synchronisation par défaut et les contacts ne seront synchronisés que depuis HubSpot vers Google Contacts. Comme indiqué précédemment, vous pouvez toujours l'ignorer en sélectionnant simplement "Tous les contacts" dans la liste déroulante.

Si vous vous en tenez à la synchronisation à sens unique, vous disposerez toujours des enregistrements les plus récents dans votre application connectée, sur la base des informations contenues dans le CRM HubSpot.

Il existe bien sûr une autre possibilité de synchronisation à sens unique. Dans l'autre

 sens. Lorsque vous choisissez Aucun contact dans la liste déroulante HubSpot, vous n'alimenterez HubSpot qu'avec de nouvelles données. 

Pourquoi voulez-vous que ce soit à sens unique ? Lorsque vous débutez avec HubSpot - votre base de données HubSpot est encore vide - il peut être intéressant d'utiliser cette synchronisation comme alternative pour importer les enregistrements de votre application dans HubSpot. Une fois que vous êtes satisfait de vos enregistrements dans HubSpot, vous pouvez alors modifier la configuration de cette synchronisation.

Même si vous avez déjà des contacts dans HubSpot, vous pouvez opter pour une simple synchronisation à sens unique. En fait, pour certaines applications, c'est la direction de synchronisation suggérée par défaut. Une application comme Freshdesk ou Mindbody n'a généralement pas besoin d'un afflux de nouveaux contacts en provenance de HubSpot. Vous voulez simplement qu'ils soient synchronisés avec HubSpot.

Conseil 2 : Filtrez des deux côtés
La synchronisation des données s'accompagne de filtres qui vous aident à déterminer les contacts qui peuvent faire partie de la synchronisation et ceux qui doivent être laissés de côté. Si vous effectuez une synchronisation pour la toute première fois, vous devriez toujours mettre en place un filtre.

Il est toujours préférable de commencer lentement et de synchroniser trop peu, puis d'élargir progressivement le champ de la synchronisation, plutôt que de synchroniser tous les contacts, ce qui vous oblige à nettoyer tous les enregistrements dont vous n'avez pas besoin par la suite.

L'application de filtres intelligents des deux côtés vous permet de conserver une synchronisation bidirectionnelle, tout en gardant le contrôle. Dans l'exemple ci-contre, les contacts éligibles pour le marketing de Zoho sont

transférés dans HubSpot, tandis que du côté de HubSpot, une liste active joue le rôle de garde-barrière. Seuls les contacts qui correspondent aux critères de cette liste d'inclusion deviendront des leads dans Zoho. Il s'agit toujours d'une synchronisation bidirectionnelle.

Conseil n° 3 : mettez en place une synchronisation test limitée
En utilisant des filtres des deux côtés de la synchronisation, vous pouvez demander à HubSpot de ne synchroniser qu'une petite partie de vos contacts. C'est la solution idéale lorsque vous souhaitez avoir un aperçu de la synchronisation.

Dans votre application connectée, vous pouvez créer un tag test, l'appliquer à un ensemble limité d'enregistrements et utiliser ce tag comme filtre. Vous synchronisez un outil d'automatisation du marketing ? Créez une liste ou une audience dédiée, remplissez-la avec un ou deux contacts et filtrez sur cette liste avant de synchroniser réellement votre liste massive.

Ou bien créez un contact test fictif avec un faux nom reconnaissable. Du côté de HubSpot, vous filtrez en utilisant des listes. Il peut s'agir de listes statiques ou de listes actives. Le plus simple est probablement de créer une liste statique dans le seul but d'effectuer ce test de synchronisation. Donnez-lui un nom reconnaissable, ajoutez un ou deux contacts de test dans cette liste, puis configurez-la comme un filtre.

En voyant comment cette poignée de contacts se synchronise, vous serez mieux informé sur la façon d'ajuster les mappages de champs. C'est la transition vers le prochain conseil.

Conseil 4 : Synchroniser maintenant, mapper plus tard
Pour la plupart des applications, les mappages par défaut constituent un excellent point de départ. Mais si vous êtes arrivé jusqu'ici, l'idée d'avoir des mappages personnalisés vous a probablement déjà effleuré l'esprit.

Bien qu'il y ait certaines limitations quant à ce qui peut être configuré comme un mappage de champ - tout ne peut pas être directement mappé - vous êtes probablement désireux d'avoir un tas de propriétés qui se synchronisent.

Ne vous préoccupez pas de créer au préalable tous les mappages de champs dont vous avez besoin. En fait, il est préférable d'exécuter d'abord une synchronisation avec les mappages de champs par défaut sur un ensemble de données limité (voir l'astuce précédente).

L'essai minutieux d'une synchronisation implique de valider d'abord la manière dont les contacts passent d'une application à l'autre avec les mappages par défaut. Cela vous permet de tester vos filtres et de vérifier que les champs essentiels s'affichent correctement.

Ce n'est qu'ensuite que vous pourrez progressivement mettre en place d'autres mappages de champs.

Si j'ajoute les correspondances de champs uniquement dans une phase ultérieure, ne vais-je pas me retrouver avec un tas de contacts dont les champs ne sont que partiellement remplis ?

Pas du tout ! Contrairement à une application d'intégration comme Zapier, ou même aux workflows HubSpot, où vous devez soigneusement planifier tous les scénarios possibles, l'ajout ou la suppression de mappages de champs dans l'outil de synchronisation des données est un processus très indulgent.

Chaque fois que vous apportez des modifications à la table des mappages de champs d'une synchronisation de données active, HubSpot rattrape ce qui doit l'être.

[Bruno_Teixeira]

Merci bien pour ces conseils.