【Tips】ワークフローを使ってコンタクト担当者の変更通知を自動送信する

[natsumimori]

CRMでリードや顧客、会社、プロジェクトの担当者を管理している人なら、担当者の変更がいかに厄介なものであるかよくご存知でしょう。特に営業部門では、リードの所有権と報酬は直結していることが多いからです。リードやアカウントの担当でなくなったことが通知されないと、不必要な緊張が生じます。営業職でなくても、所有権の移行は曖昧でなかなか面倒なものです。

ワークフローを使えば、移行時に新旧の担当者に簡単かつ透明性のある通知を自動的に出すことができます。世界中の何十万もの企業で、リードやレコードの所有権の移行には膨大な時間とリソースが費やされています。HubSpotの機能は、こうした不必要に時間のかかるシステムを大幅に簡素化し、ビジネスに集中できるように構築されています。

ここでは、下記のポイントをおさえたワークフローを紹介します。

• 担当者が変更されたことを新旧両方の担当者に通知する
• 担当者が誤って変更されることを防ぐ
• チームが作業するためのクリーンなデータベースを確保する
• マネジメント層が担当者の変更を簡単に把握できる

このワークフローを組み立てるにあたり、まず「過去のコンタクト担当者」（または社内でより適切な名前）というカスタムコンタクトプロパティーを作ります。カスタムプロパティーの作り方はこちらをご参照ください。

フィールドタイプは”HubSpotユーザー”を選びます。

次にコンタクトベースのワークフローを作成します。

1. 登録トリガーは「コンタクト担当者が既知」（再登録トリガーは有効に）
   
   
2. If／Then分岐を追加
   
   
3. 「過去のコンタクト担当者が不明」という条件を追加
   
   
4. ⇨YESなら、「プロパティー値をコピー」アクションを選択し、”コンタクト担当者”の値を”過去のコンタクト担当者”にコピー、とする。
   
   
   
5. ⇨NOなら、「内部Eメール通知を送信」アクションを選択し、”コンタクト担当者”と”過去のコンタクト担当者”を送信相手に選ぶ。マネジメント層のユーザーを選択することも可能。
   本文にはパーソナライゼーショントークンを使ってコンタクト姓名やEメールアドレス、元の担当者名、新しい担当者名を入れる。
   
   
   次に、YESの時と同様「プロパティー値をコピー」アクションを選択し、”コンタクト担当者”の値を”過去のコンタクト担当者”にコピー、とする。

これで完成です。”コンタクト担当者”が変更されるとこのワークフローが稼働し、こちらのような通知メールが自動配信されます。

アカウントマネージャーやコンサルタント、カスタマーサクセスなどの役職がある組織では、この方法を使って担当者の移行を簡単に管理することができます。