【皆さんの事例教えてください】入力モニタリング方法

[山本恵理子]

Hubspotを触り始めたばかりのひよっこでして、ぜひ皆さんのご知見をいただければと思います🙇‍♀️

皆さんは営業がきちんと行動・項目を記録しているかについて、どのようにモニタリングされていますか？

どんなレポート・ダッシュボードを作成されていますか？

弊社で週1でモニタリングしている項目が下記なのですが、前任者がほぼ目検で確認していたそうです。（7月に転職してきた会社で、引継ぎを受けました）

ズボラな私にはすべて確認するのが難しそうなので、極限まで自動化したいと考えています。

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①メール連携を随時行っているかどうか
②ミーティングログを残しているかどうか
③取引にコンタクトと会社を紐づけているかどうか

※ある一定のフェーズ以上で適用
④取引ステージ　※こちらもある一定のフェーズ以上で適用

・金額が入っているか

・クローズ日が過ぎている取引があるか

・最終アクティビティから30日以上経過しているもの

⑤商品項目登録　※こちらもある一定のフェーズ以上で適用

・担当者合意以上の商談で商品が登録されているか

・金額と商品金額の不一致がないか

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もともとSalesforce Adminだったため、Salesforceではどのように解決するか見当が付くのですが、Hubspotが初めてのため、色々皆さんの知見をお借りできればと思っております。

よろしくお願いいたします…！

[marykashima · Accepted solution]

こんにちは。項目毎に私の事例を解説します。

① ここはマストで実施しています。

② ①を実施している関係で、恣意的にログは残していないですが、取引の際は議事録を残し、BANT情報をカスタムプロパティで登録して、入力するようにしています。担当者が入力しやすい環境を演出した作りにするのをお勧めします。

③ここは自動化にて実施しています。弊社の場合は取引を作成するきっかけがフォームCVなので、フォームCVをワークフローのトリガーにして、取引を自動作成してしまい、コンタクトおよび会社の関連付けもその時におこなってしまいます。ここで会社と紐付けているとABM機能が活きてきます。

④ここは情報が入っていないと本人or上長にアラートを出すようにしています。分析精度も変わってきますので、実施をおすすめします・

⑤以下2つ

・担当者合意以上の商談で商品が登録されているか：うーん……担当者合意以上の商談のステータスに行った後、1日経過しても商品項目の金額が空である、などの分岐で判定してアラート出す、はいかがでしょうか。

・金額と商品金額の不一致がないか：ここは商品金額を更新すると「金額を更新するか？」とポップアップがでるので、それに従うように運用しています。おそらくWFでは、取引の金額と商品項目の合計契約額でズレを比較できないはずです。

参考になれば幸いです。

[marykashima · Accepted solution]

こんにちは。項目毎に私の事例を解説します。

① ここはマストで実施しています。

② ①を実施している関係で、恣意的にログは残していないですが、取引の際は議事録を残し、BANT情報をカスタムプロパティで登録して、入力するようにしています。担当者が入力しやすい環境を演出した作りにするのをお勧めします。

③ここは自動化にて実施しています。弊社の場合は取引を作成するきっかけがフォームCVなので、フォームCVをワークフローのトリガーにして、取引を自動作成してしまい、コンタクトおよび会社の関連付けもその時におこなってしまいます。ここで会社と紐付けているとABM機能が活きてきます。

④ここは情報が入っていないと本人or上長にアラートを出すようにしています。分析精度も変わってきますので、実施をおすすめします・

⑤以下2つ

・担当者合意以上の商談で商品が登録されているか：うーん……担当者合意以上の商談のステータスに行った後、1日経過しても商品項目の金額が空である、などの分岐で判定してアラート出す、はいかがでしょうか。

・金額と商品金額の不一致がないか：ここは商品金額を更新すると「金額を更新するか？」とポップアップがでるので、それに従うように運用しています。おそらくWFでは、取引の金額と商品項目の合計契約額でズレを比較できないはずです。

参考になれば幸いです。

[山本恵理子]

@marykashima 

詳細にご回答いただきありがとうございます！！

内容踏まえ、追加でご質問失礼します🙏

①：弊社もマストで行っているのですが、なぜか連携されていないメールを送る社員が一定数いるので、ダッシュボード等で可視化できないかな、、と思っています。

③：ワークフローで会社とコンタクトを自動で紐づけできるということでしょうか？

④：こちらもすみません、、、アラートはWFで実装可能なのでしょうか？

⑤金額と商品金額の不一致がないか：「金額を更新するか？」というポップアップはデフォルトで出るのでしょうか？

お手数ですがよろしくお願いいたしますmm

[marykashima · Accepted solution]

@山本恵理子ご返信ありがとうございます。

①メールのアクティビティのパフォーマンスはダッシュボードで可視化できるので、そちらで極力連携していない人を見つけるしかないですね。弊社の「営業活動実績と取引件数」というレポートを参考に添付します。

③できます。ワークフローのアクション「レコードを作成（取引）」をキャプチャします。

④トリガーを「○○のプロパティが空である」という条件で、内部メールを特定のユーザーや担当者、チームに連絡できます。

⑤取引の金額（デフォルト）と商品項目の合計値にズレがある際は必ず出ます。ここでいいえをおすと金額は修正されないようです。

参考になれば幸いです！

[山本恵理子]

たいへん丁寧に教えていただき、ありがとうございます！

大いに参考にさせていただこうと思います😊

[natsumimori]

@山本恵理子 さん

コミュニティーへの投稿ありがとうございます＾＾

皆さま、①〜⑤すべてでなくても何か試されていることや体験談などありましたら、ご共有いただけないでしょうか？ @YoshihikoShibu @せいろく @Yuki3 @yoshisegawa @marykashima @tkr_fjwr