liste des propriétés utilisées dans les workflow

[PGARNIER]

bonjour

est il possible de documenter les workflows en listant les propriétés utilisées ou mises à jour dans chaque workflow ?

[Emmanuelle · Accepted solution]

Bonjour @PGARNIER 

Oui tu peux extraire la liste de tes propriétés, en ayant une vue sur les workflows et autres assets (formulaires, etc) dans lesquels ces propriétés sont utilisées.

Voilà comment faire : 

1. Aller dans les settings HubSpot
2. Aller dans les "properties" (barre latérale de gauche)
3. Cliquer sur "Exporter toutes les propriétés" (en haut à droite)
   
4. Dans ton fichier d'export (CSV ou XLS - au choix) tu auras une colonne "Usage", et tout ce qui est noté tel que "Automation platform flow" veut dire que la propriété est utilisée dans un workflow. Voir colonne en rouge ci-dessous
   
   
   

Voilà, c'est le seul moyen d'après moi, de savoir dans quels workflows utilisées tes propriétés.

Bonne journée

Emmanuelle Sera
esera@auxilio.io 

[GregDirick · Accepted solution]

hello @PGARNIER 

Comme le mentionne @Emmanuelle c'est en effet une solution.

Mais au delà cela, il est important de documenter au maximum ce document pour les utilisateurs d'HubSpot. Ainsi quand une nouvelle personne arrive dans votre société, elle a une vue globale de ce que chaque Workflow fait.

Voici comment je procède dans Excel/Gsheet :

• Liste des workflows (Colonne 1): Je répertorie tous les workflows du portail.
• Identifier les propriétés (Colonne 2): Pour chaque workflow, j'identifie les propriétés (ou champs) que le workflow utilise ou modifie. 
• Description du workflow (Colonne 3): J'ajoute une brève description du workflow pour expliquer son objectif et son contexte d'utilisation (Idem que dans le portail)
• Conditions et déclencheurs (Colonne 4): Je note les conditions ou les déclencheurs qui activent le workflow. Cela peut inclure des actions spécifiques des contacts, des événements, des dates, etc.
• Actions du workflow (Colonne 5): Je décris les étapes du workflow, y compris les actions effectuées sur les propriétés.  Je précise également quelles propriétés sont mises à jour et comment elles le sont (par exemple, une augmentation de score, une modification de statut, etc.).
• Notifications et sorties (Colonne 6): J'indiquez si le workflow envoie des notifications ou génère des sorties spécifiques. Cela peut inclure des e-mails, des tâches, des rappels, etc.
• Paramètrage des Objectifs basés sur les contacts (si applicable) (Colonne 7): j'indique dans cette colonne les objectifs du workflow s'ils sont basés sur les contacts.
• Responsabilités de gestion (Colonne 8 ): Si plusieurs personnes sont impliquées dans la gestion du workflow, je précise qui est responsable de quoi.
• Historique des modifications (Colonne 9): Je tiens à jour un historique des modifications apportées au workflow (je copie simplement le lien de l'historique des modifications dans la colonne).
• Stockage de la documentation: Il est important de stocker cette documentation dans un endroit facilement accessible par les membres de votre équipe, comme un dossier partagé (Gdrive/OneDrive) ou un outil de gestion de projet (Clickup).

Il est hyper important de tenir à jour ce fichier.

Ce que je fais en plus, c'est que pour chaque WF créé, j'ajoute le lien de cet Excel/Gsheet dans la description pour plus d'informations.

J'espère avoir répondu à votre question.

Gregory Dirick
HubSpot Freelance Consultant.

[PGARNIER]

merci Gregory

[Emmanuelle · Accepted solution]

Bonjour @PGARNIER 

Oui tu peux extraire la liste de tes propriétés, en ayant une vue sur les workflows et autres assets (formulaires, etc) dans lesquels ces propriétés sont utilisées.

Voilà comment faire : 

1. Aller dans les settings HubSpot
2. Aller dans les "properties" (barre latérale de gauche)
3. Cliquer sur "Exporter toutes les propriétés" (en haut à droite)
   
4. Dans ton fichier d'export (CSV ou XLS - au choix) tu auras une colonne "Usage", et tout ce qui est noté tel que "Automation platform flow" veut dire que la propriété est utilisée dans un workflow. Voir colonne en rouge ci-dessous
   
   
   

Voilà, c'est le seul moyen d'après moi, de savoir dans quels workflows utilisées tes propriétés.

Bonne journée

Emmanuelle Sera
esera@auxilio.io 

[PGARNIER]

merci Emmanuelle, 

cela donne bien l'information que la propriété est utilisée dans x workflow, mais je souhaitais avoir la liste de ces workflows (comme elle apparait à l'écran dans le détail de la propriété). 

Mais l'export ne va pas dans ce niveau de détail visiblement.

[Emmanuelle]

Je vois ce que tu veux dire @PGARNIER mais ce n'est pas possible (de ce que je sais).
La seule solution de savoir où sont utilisés les propriétés dans les workflows, c'est via les propriétés en elles-même comme expliqué ci-dessus.

[BérangèreL]

Bonjour @PGARNIER,

Merci d'avoir posté dans la Communauté !

Vous voulez avoir la liste des propriétés utilisées dans les workflows, c'est bien ça ?

Je voudrais faire appel à nos experts sur le sujet : @Edouardbrunetot, @Emmanuelle et @GregDirick, avez-vous des suggestions pour aider @PGARNIER, s'il vous plaît ?

Merci par avance et bonne soirée !
Bérangère.