Optimisation des séquences email HubSpot : éviter le classement en spam

[Mani26]

Bonjour à tous,

J'utilise les séquences d'email de HubSpot pour effectuer de la prospection et, parfois, simplement pour effectuer des suivis de prospects (follow-up). Cependant, j'ai appris récemment que, de manière générale, les serveurs de messagerie considèrent qu'un utilisateur normal n'envoie pas plus de 27 emails par jour, et rarement plus de 50. Une fois ce seuil dépassé, les emails risquent d'être considérés comme des spams, voire de ne pas être distribués du tout.

Je me pose donc la question suivante : comment est-il possible d'assurer l'efficacité de la prospection par email avec HubSpot dans ces conditions ? Cela m'interpelle également pour les suivis de prospects : si j'intègre plusieurs dizaines de contacts dans une séquence de follow-up, comment éviter que mes emails soient automatiquement classés comme spams et maintiennent leur taux de délivrabilité ?

Avez-vous des conseils ou des bonnes pratiques à partager pour contourner ces limitations tout en respectant les règles des serveurs de messagerie ?

Merci d'avance pour vos retours et votre aide !

[sviaud · Accepted solution]

Bonjour @Mani26 

je ne sais pas quel service de messagerie vous utilisez, mais je vous conseille d'utiliser des services tels que Google Workspace. Cela vous permettra d'assurer une bonne déliverabilité, et les limites d'envoi quotidien sont de plusieurs centaines d'email / destinataires.

Stéphane

[LoicMiret · Accepted solution]

Bonjour @Mani26 , 

Merci pour votre question. En contexte, il faut comprendre que Hubspot aujourd'hui n'a pas de fonctionnalité de "throttling" des emails sur les séquences (mais Hubspot vient de développer cette fonctionnalité sur les emails Marketing).

Voici 3 bonnes pratiques incontournables selon moi : 

1. Toujours chauffer vos addresses email (via Lemwarm ou Warmy.io la dernière solution étant plus précise sur la déliverabilité par email provider).
-> Cela va augmenter vitre score de déliverabilité et surtut le maintenir à un haut score

2. Utiliser plusieurs adresses emails pour les envois (1 email dans une séquence, 1 email dans une autre séquence)
-> ainsi vous mettez moins de volume sur chaque adresse email et donc réduisez le risque de tomber en spams.

3. Limiter le nombre d'emails quotidens envoyés dans Hubspot par adresse email
Seetings > Objets > Activités > Limites d'envoi

-> mettez-le à moins de 100 par sécurité si vous pouvez

Voilà, la déliverabilité des emails est un travail de longue haleine (le contenu de vos emails joue aussi - pas trops de liens, pas de mots "spammy"..) mais avec cela vous devriez déjà réduire le nombre d'emails qui tombent en spams.

Cordialement, 

[LoicMiret · Accepted solution]

 @Mani26 ,

Sur: 2. utilisation de plusieurs emails dans les séquences :
-> Non vous n'avez pas besoin d'avoir un utilisateur distinct pour chaque adresse email, vous pouvez 1) connecter plusieurs adresses email par utilisateur et 2) sélectionner une autre adresse email pour la séquence : 

-> Je conseille de garder le même nom et prénom pour l'expéditeur (sauf si ce n'est pas votre stratégie).

-> sur la limite de volume : je vous rejoints, si vous avez vraiment beaucoup de volume, je conseillerais : 
- revoir la segmentation et selection des leads (email valide et vérifié) : plus facile à dire qu'à faire mais les meilleures campagnes sont souvent basées sur la qualité vs quantité (c'est contre-intuitif mais vous aurez de biens meilleurs résultats sur 300 contacts bien qualifiés et bien approchés par rapport à leurs "points de douleurs" vs 10 000 un peu en masse).
--> cela devrait permettre déjà de réduire le volume

-> si toutefois vous avez encore beaucoup de volume, varier les emails (et domaines) et les utilisateurs dans Hubspot en jouant si possible sur les addresses emails secondaires par utilisateur Hubspot.

Si cette réponse vous a aidé, n'hésitez pas à la marquer comme solution pour que d'autres utilisateurs puissent facilement trouver la solution.

[LoicMiret · Accepted solution]

Bonjour @Mani26 , 

Merci pour votre question. En contexte, il faut comprendre que Hubspot aujourd'hui n'a pas de fonctionnalité de "throttling" des emails sur les séquences (mais Hubspot vient de développer cette fonctionnalité sur les emails Marketing).

Voici 3 bonnes pratiques incontournables selon moi : 

1. Toujours chauffer vos addresses email (via Lemwarm ou Warmy.io la dernière solution étant plus précise sur la déliverabilité par email provider).
-> Cela va augmenter vitre score de déliverabilité et surtut le maintenir à un haut score

2. Utiliser plusieurs adresses emails pour les envois (1 email dans une séquence, 1 email dans une autre séquence)
-> ainsi vous mettez moins de volume sur chaque adresse email et donc réduisez le risque de tomber en spams.

3. Limiter le nombre d'emails quotidens envoyés dans Hubspot par adresse email
Seetings > Objets > Activités > Limites d'envoi

-> mettez-le à moins de 100 par sécurité si vous pouvez

Voilà, la déliverabilité des emails est un travail de longue haleine (le contenu de vos emails joue aussi - pas trops de liens, pas de mots "spammy"..) mais avec cela vous devriez déjà réduire le nombre d'emails qui tombent en spams.

Cordialement, 

[Mani26]

Bonjour Loïc,

Merci pour votre réponse détaillée.

J’utilise actuellement Lemlist, et certaines de mes adresses sont chauffées via Lemwarm, mais elles sont liées à des noms de domaine différents de mon domaine principal. Cette approche est recommandée pour protéger le domaine principal en cas de classification en spam.

Avec HubSpot, je commence à envoyer des séquences pour des suivis (follow-ups), ce qui m’amène à réfléchir à la délivrabilité et aux risques de classement en spam.

En reprenant certaines notes de Lemlist, j’ai récemment appris que l’important est d’utiliser plusieurs noms de domaines différents (par ex. .com, .net), avec seulement 2 à 3 adresses email par domaine. Cela évite qu’une éventuelle mise en liste noire affecte toutes les adresses liées. À l’inverse, utiliser plusieurs adresses sur le même domaine expose ce dernier à un blocklistage global.

Concernant votre point 2 sur l’utilisation de plusieurs emails dans les séquences :

Faut-il que chaque adresse email soit rattachée à un utilisateur distinct dans HubSpot (ce qui afficherait des expéditeurs différents) ?
Ou est-il préférable de garder le même prénom et nom pour l’expéditeur, mais d’utiliser des adresses liées à des noms de domaine différents ?
Enfin, je prends note de votre conseil sur la limitation à moins de 100 emails par jour. Cependant, pour des suivis, ce nombre peut rapidement sembler insuffisant dans HubSpot. Quelles seraient vos recommandations à ce sujet ?

[LoicMiret · Accepted solution]

 @Mani26 ,

Sur: 2. utilisation de plusieurs emails dans les séquences :
-> Non vous n'avez pas besoin d'avoir un utilisateur distinct pour chaque adresse email, vous pouvez 1) connecter plusieurs adresses email par utilisateur et 2) sélectionner une autre adresse email pour la séquence : 

-> Je conseille de garder le même nom et prénom pour l'expéditeur (sauf si ce n'est pas votre stratégie).

-> sur la limite de volume : je vous rejoints, si vous avez vraiment beaucoup de volume, je conseillerais : 
- revoir la segmentation et selection des leads (email valide et vérifié) : plus facile à dire qu'à faire mais les meilleures campagnes sont souvent basées sur la qualité vs quantité (c'est contre-intuitif mais vous aurez de biens meilleurs résultats sur 300 contacts bien qualifiés et bien approchés par rapport à leurs "points de douleurs" vs 10 000 un peu en masse).
--> cela devrait permettre déjà de réduire le volume

-> si toutefois vous avez encore beaucoup de volume, varier les emails (et domaines) et les utilisateurs dans Hubspot en jouant si possible sur les addresses emails secondaires par utilisateur Hubspot.

Si cette réponse vous a aidé, n'hésitez pas à la marquer comme solution pour que d'autres utilisateurs puissent facilement trouver la solution.

[sviaud · Accepted solution]

Bonjour @Mani26 

je ne sais pas quel service de messagerie vous utilisez, mais je vous conseille d'utiliser des services tels que Google Workspace. Cela vous permettra d'assurer une bonne déliverabilité, et les limites d'envoi quotidien sont de plusieurs centaines d'email / destinataires.

Stéphane

[Mani26]

Bonjour Stephane et merci de votre reponse

jusqu’à présent, j’utilisais un alias sur mon adresse email HubSpot, sans véritable envoi de volume, car je ne recourais pas encore aux séquences. Je comprends maintenant que cela peut être risqué et qu’il serait préférable de passer à un outil comme Google Workspace.

Cependant, je reste un peu perplexe sur un point. D’après mes recherches (notamment avec Lemlist), il est souvent recommandé d’utiliser des domaines proches de son véritable domaine principal, mais avec une extension différente (ex. .com, .fr, .net) pour éviter que le domaine principal soit blocklisté lors d’envois en volume.

Actuellement, j’utilise HubSpot avec mon véritable domaine, principalement pour des emails unitaires. Mais avec l’introduction des séquences, il y aura forcément plus de volume, ce qui me fait craindre que mon domaine principal puisse être affecté, même avec Google Workspace.

De votre côté, utilisez-vous votre véritable domaine pour vos campagnes HubSpot, y compris pour des envois de cold mailing ? Ou réservez-vous cela uniquement à des leads chauds et des clients, où le risque d’être classé en spam est plus faible ?

Dans tous les cas, mettez vous une limite hebdomadaire d'envoi d'email et si oui, de combien ?

Merci d’avance pour vos éclaircissements !

[sviaud · Accepted solution]

De mon expérience, jusqu'à 50 emails quotidiens ne posent aucun pb (sur son domaine principal)

Au delà je conseille d'utiliser un domaine dédié  à l'outbound

[BérangèreL]

Bonjour @Mani26, j'espère que vous allez bien !

Excellente question, merci de demander à la Communauté !

Pour information, les emails sales sont envoyés directement depuis votre boîte de réception connectée, et non depuis les serveurs de messagerie de HubSpot. Si vous avez des e-mails de séquence qui tombent en spam, cela est donc lié à la réputation d'envoi de votre domaine et de votre serveur de messagerie.

Si vous activez le suivi des e-mails cela peut éventuellement avoir un impact pour certains fournisseurs de messagerie ?

Je vous partage l'article "Comprendre l'envoi d'e-mails dans HubSpot" sur le sujet.

Aussi, ces ressources peuvent vous intéresser :

- Améliorer votre réputation d'envoi d'e-mails à l'aide d'un plan de réparation
- Améliorez la délivrabilité des e-mails
- Suivre votre réputation d'envoi d'e-mails avec l'outil activité de l'e-mail

Je voudrais faire appel à quelques-uns de nos Experts : Bonjour @GDiMaiolo, @Bruno_Teixeira, @Edouardbrunetot et @LoicMiret utilisez-vous les séquences ? Avez-vous le suivi des e-mails activé ? Est-ce que vos e-mails envoyés via des séquences tombent dans les spams ? Avez-vous des conseils et bonnes pratiques à partager pour aider @Mani26 s'il vous plaît ?

Merci beaucoup et je vous souhaite de belles fêtes de fin d'année ! ☃️
Bérangère.

[Mani26]

Bonjour Bérangère,

Merci pour ces ressources très intéressantes.

Cependant, sauf erreur de ma part, elles semblent principalement axées sur l'email marketing, comme le contact de personnes abonnées à une newsletter, par exemple.

Dans mon cas, je m'intéresse davantage à la prospection à froid (leads froids) et aux séquences de follow-ups pour des leads tièdes. Je suis particulièrement inquiet quant à l’impact potentiel sur mon domaine principal.

Je n’ai pas vu, dans les ressources partagées, de recommandations spécifiques concernant :

• Le "chauffage" des emails pour améliorer la délivrabilité ;
• L’utilisation d’un domaine autre que le domaine principal pour limiter les risques de blocklistage ;
• Les bonnes pratiques sur le nombre maximum d’emails à envoyer par jour dans le cadre de la prospection à froid.

Est-ce que j’ai mal interprété les informations ou bien existe-t-il d’autres ressources qui traitent ces sujets ?

Merci d’avance pour vos précisions !

[BérangèreL]

Bonjour @Mani26,

Merci pour votre retour.

Dans l'article que je vous ai partagé "Améliorez la délivrabilité des e-mails", il y a une partie qui traite du "chauffage des e-mails", la voici :
"Préparez l'envoi de vos e-mails".

Pour information, la prospection à froid n'est pas recommandée. Voici le post de mon collègue @paxton sur le sujet : "Using Hubspot sequences for cold email prospecting".

"La prospection à froid doit être évitée pour ne pas nuire à votre réputation d'expéditeur. Par "cold outreach", nous entendons les personnes qui ne vous ont pas donné l'autorisation d'envoyer des messages dans leur boîte de réception. L'envoi d'un e-mail dans cette boîte de réception entraînera probablement des rapports de spam et des désabonnements. À plus long terme, cette pratique entraînera une augmentation du nombre de spams et de soft bounces pour l'ensemble de votre réseau. Cette pratique fait également courir à votre réseau le risque d'être mis sur liste noire."

Pour ce qui est du domaine, comme @reapandsow sur ce post en Anglais "Using Primary Domain or another domain to send email from in Hubspot? le mentionne", vous pouvez utiliser le domaine principal.

Concernant le nombre maximum d'e-mails, un grand merci à @sviaud et @LoicMiret pour l'aide et les retours d'expériences apportés ! ⭐

Enfin, il y a une multitude de ressources HubSpot concernant la délivrabilité. Je vous en ai partagé quelques-unes mais n'hésitez pas à consulter notre base de connaissances ou encore HubSpot Academy pour davantage d'informations et de conseils.

Voici des articles supplémentaires qui pourront vous aiguiller :

- Envoyer un e-mail avec une adresse IP dédiée

- Engaging Your Email Deliverability in HubSpot (FREE lesson)
- Comprendre votre score d'expéditeur de séquences
- Email Sequences Best Practices de HubSpot Hacks sur Youtube
- What is Email Deliverability? Best Tips & Practices in 2024

Ici vous retrouvez les certifications en Français sur HubSpot Academy. Je vous laisse parcourir le catalogue et voir ce qui répond aux mieux à vos besoins.

J'espère que cela vous aidera !

Merci et bonne journée !
Bérangère.