Optimisation des Appels de Prospection avec HubSpot : Méthode et Demande de Conseils

[Mani26]

Bonjour,

Je vous contacte pour partager ma méthode actuelle d'utilisation de HubSpot pour appeler les prospects, dans le but d'optimiser l'efficacité de ce processus. Je cherche à enchaîner les appels le plus efficacement possible. Voici les étapes que je suis :

1. Préparation de la liste des prospects : Je commence par utiliser l'onglet "Contacts" de HubSpot. Je filtre d'abord les contacts selon des critères spécifiques (dans mon cas, un département et un type d'établissement), puis je trie ces contacts filtrés par taille d'entreprise, du plus grand au plus petit nombre d'employés. Cela me donne une liste ordonnée de prospects à appeler.

2. Processus d'appel : Pour chaque prospect, je fais un clic droit sur son nom pour ouvrir sa fiche dans un nouvel onglet. De là, je clique sur l'option "Appeler". Pendant l'appel, je note les informations importantes et les échanges dans la section notes de l'appel. Une fois l'appel terminé, je ferme l'onglet du prospect et retourne à ma liste de contacts pour répéter l'opération avec le prospect suivant.

3. Gestion des filtres : J'utilise le clic droit pour ouvrir les fiches des prospects dans de nouveaux onglets afin de ne pas perdre mes filtres de tri lors de la navigation.

4. Suivi des appels : Pour mieux me repérer dans ma liste après plusieurs appels, j'ai ajouté une colonne me permettant d'indiquer le résultat de chaque appel. Cela m'aide à me retrouver dans la liste après avoir passé plusieurs dizaines d' appels.(voir screenshot ci-dessous)

Je me demande si je maximise l'utilisation de HubSpot avec cette méthode ou s'il existe une approche plus simple pour enchaîner les appels. Avez-vous des conseils à me proposer ou des recommandations sur ma démarche ?

Merci pour votre aide.

[Emmanuelle · Accepted solution]

Bonjour @Mani26 

Merci pour votre partage. Il existe une dizaine de manières différentes pour optimiser la prospection. Et ça dépend vraiment de chaque cas d'usage. 
Celle que vous décrivez semble bien. Il y aurait possiblement des optimisations à apporter, et notamment des outils connexes à HubSpot (à intégrer) dans plusieurs obectifs. Pour cela, il faudrait en apprendre un peu plus sur votre contexte.

1. Pour les listes - Utiliser les actives listes (listes intelligentes) comme mentionné par @BérangèreL ci-dessus, qui sont filtrées sur des critères dans HubSpot. Si vous importez des listes externes c'est bien la meilleure manière de faire. Mais vous pouvez aussi intégrer des outils de prospection au CRM tel que : LinkedIn, Sales Navigator, Pharow, ZoomInfo (date enrichment, etc). 
2. Good !
3. OK - Juste pour info complémentaire : Pour pouvoir faire un bon suivi de vos prises de contact, je vous encourage à utiliser les propriétés (champs): cycle de vie et statut du lead. Ils vous permettront de créer des listes actives filtrées sur où vous en êtes. Ex : Un contact qui est "lead" et qui "Tentative de contact en cours". 
4. Vous pouvez utiliser l'activité qui s'appelle "Résultat de l'appel" pour filtrer (ce n'est pas une propriété mais une information d'activité. Différent). Pas besoin de créer un champ spécifique. Si le résultat de l'appel est "connecté" ça veut dire que la personne a décrochée. Si c'est "Occupé" ou "Aucune réponse" vous saurez en conséquence ce qu'il s'est passé. 
   
   
   Bonne journée
   
   

[GDiMaiolo · Accepted solution]

Le worflow permettrait par exemple d'attribuer une tâche "appeler" si un
nouveau prospect rentre dans la liste dynamique par exemple ?

Exactement

Sur le deuxième point consistant a passer d'un contact a une autre sans
repasser par l'affichage contact cela m'intéresse grandement, mais où vous
cela ? Je ne vois pas le fameux bandeau bleu dont vous parlez.

Rendez vous dans le menu ventes / tâches et à droite vous avez un petit bouton qui "commencez x tâches". Cela va vous ouvrir la premiere fiche contact sur la quelle apparaitra le fameux bandeau bleu. Pas certain en revanche que cette fonctionnalité soit présente dans la version starter

Ce que j'aimerais c'est appliqué des filtres a une liste de prospects.
Figer les filtres de cette liste puis passer de contacts en contact, sans
repasser par la liste triée.

Il faut effectivement figer les filtre de la vue. A ce stade vous pouvez pas exemple sélecionner tout (ou un ensemble) de ces contacts pour créer une tâche "en masse" pour tous ces contacts. Encore une fois je ne sais plus ce qui est dispo en version Starter / Pro.

Bon courage 🙂

[Emmanuelle · Accepted solution]

Bonjour @Mani26 

Merci pour votre partage. Il existe une dizaine de manières différentes pour optimiser la prospection. Et ça dépend vraiment de chaque cas d'usage. 
Celle que vous décrivez semble bien. Il y aurait possiblement des optimisations à apporter, et notamment des outils connexes à HubSpot (à intégrer) dans plusieurs obectifs. Pour cela, il faudrait en apprendre un peu plus sur votre contexte.

1. Pour les listes - Utiliser les actives listes (listes intelligentes) comme mentionné par @BérangèreL ci-dessus, qui sont filtrées sur des critères dans HubSpot. Si vous importez des listes externes c'est bien la meilleure manière de faire. Mais vous pouvez aussi intégrer des outils de prospection au CRM tel que : LinkedIn, Sales Navigator, Pharow, ZoomInfo (date enrichment, etc). 
2. Good !
3. OK - Juste pour info complémentaire : Pour pouvoir faire un bon suivi de vos prises de contact, je vous encourage à utiliser les propriétés (champs): cycle de vie et statut du lead. Ils vous permettront de créer des listes actives filtrées sur où vous en êtes. Ex : Un contact qui est "lead" et qui "Tentative de contact en cours". 
4. Vous pouvez utiliser l'activité qui s'appelle "Résultat de l'appel" pour filtrer (ce n'est pas une propriété mais une information d'activité. Différent). Pas besoin de créer un champ spécifique. Si le résultat de l'appel est "connecté" ça veut dire que la personne a décrochée. Si c'est "Occupé" ou "Aucune réponse" vous saurez en conséquence ce qu'il s'est passé. 
   
   
   Bonne journée
   
   

[Mani26]

Merci beaucoup @Emmanuelle pour toutes ces précisions notamment sur les points 3 et 4.

Dernier point auquel, je pense, Concernant les listes filtré es pour que j'appelle ainsi en proposant mes prospects, y a t'il possibilité de figer temporairement les filtres ? (Pour éviter que je fasse clique droit sur le contact pour ouvrir dans une nouvelle fenêtre et ainsi éviter que les filtres de la liste de contacts se désactives )? 

[Emmanuelle]

Derien. Avec plaisir ! 😊
Je ne comprends pas ce que vous voulez dire @Mani26 par "figer les filtres".
Pouvez-vous partager des copies d'écran svp ?

[Mani26]

C'est difficile de la faire en expliquant via une capture d'écran sans
laisser apparaître des données réelles de prospects. Je vais essayer d'être
plus clair.

1/ A partir des contacts, je filtres ceux-ci (filtres avancés :
département, nombre d'employés, etc)
Mais listes de contacts est ainsi filtrée.

2/ si je clique sur un contact, cela ouvra la fiche contact. Puis je
l'appelle, je prend des notes, change le statut du prospect, etc.

3/ je clique pour revenir a la fenêtre précédente (donc la fiche contact
vers la liste des contacts) est là, les filtres sont supprimés. La liste de
contacts n'est pas filtrée. Il faut donc que je recommence a filtrer.

Pour éviter cela, j'ouvre le contact , a été partir de la liste en cliquant
"droit".et ouvrir dans une nouvelle fenêtre pour le jamais toucher à la
fenêtre "liste des contacts triée".

J'aimerai donc pouvoir ouvrir le Contact en ouvrant celui ci et si je
reviens en arrière sur la liste des contacts que les.filtres utilisés
restent actif sur la liste.
(Donc.figer les filtres sur la liste)

J'espère que c'est plus clair

A l'avance merci

[GDiMaiolo]

Bonjour,

il faut sauvegarder la vue (à droite) après chaque modification de filtre ou d'affichage de colonnes). Si vous êtes sur l'onglet "tous le contacts" le mieux est de créer une vue spécifique : toujours à droite, cliquez sur "dupliquer l'affichage".

Une fois cette nouvelle vue crée, vous aurez un nouvel onglet avec vos filtres prédéfinis précedemment. Vous pouvez la modifier à volonté, il faut bien penser à sauvegarder la vue après chaque modification de filtre.

[Mani26]

Merci beaucoup pour ce retour !

Alors, je peux bien dupliquer mais je ne peux pas sauvegarder !

En effet, l'icone "disquette" pour la sauvegarde est grisé ! 😞

A quoi sert de débloquer si je ne peux pas sauvegarder ? Le savez vous ?

Merci

[GDiMaiolo]

Normalement si vous dupliquez une vue vous devez pouvoir la modifier et la sauvegarder. Au moment où vous la dupliquez la sauvegarde de la vue se réalise, il n'y a donc rien à enregistrer, la disquette est donc grisée. Rajoutez un filtre quelconque dans cette nouvelle vue et normalement la petite disquette devrait passer en bleu

[BérangèreL]

Bonjour @Mani26, j'espère que vous allez bien !

Merci pour ce post détaillé et merci de faire appel à la Communauté !

Pour le point numéro 1, est-ce que vous créez donc une liste de contacts, ou alors ce sont uniquement des filtres sur les contacts?
Si ce n'est pas déjà le cas, vous pourriez utiliser une liste intelligente pour cela : "Créer et utiliser des listes".

Aussi, vous pourriez peut-être, selon votre abonnement, créer un workflow de contacts, avec en déclencheur la liste que vous aurez créé, puis une action avec une création de tâche pour ces contacts (qui serait donc de passer un appel), puis l'utilisation de file d'attente de tâches pour passer d'une tâche à une autre (ou ici, d'un appel à un autre).

Je voudrais aussi faire appel à nos experts : Bonjour @Edouardbrunetot, @Emmanuelle et @Bruno_Teixeira, avez-vous d'autres idées ou des suggestions pour aider à optimiser le process de @Mani26 pour enchaîner les appels s'il vous plaît ?

Merci d'avance et excellente journée !
Bérangère.

[Mani26]

Bonjour @BérangèreL 

Pour les contacts, oui, j'ai créer une liste  (que j'ai importé dans un premier temps au format excel)  puis je filtre en effet cette list comme decrit precedement.  

J'ai l'abonnement Starter,  je ne crois pas pouvpoir faire des workflows avec cet abonement (pouvez-vous confirmer  ?)  mais si j'ai bien compris, un workflow  permettrait d'appler automatiquement , à la suite, une liste predefinie de contacts, est-ce cela  ?  🤔 

Merci

[GDiMaiolo]

Re bonjour,

non le WorkFlow permettra simplement de créer une tache automatique dès qu'un nouveau prospect rentrera dans votre liste dynamique. Effectivement les WF sont disponibles à partir des versions pro.

La gestion des tâches vous permet de passer de fiche en fiche grâce à un bandeau bleu en haut de la fiche sans avoir à revenir sur la vue "contact"

[Mani26]

Merci pour votre réponse.

Le worflow permettrait par exemple d'attribuer une tâche "appeler" si un
nouveau prospect rentre dans la liste dynamique par exemple ?

Sur le deuxième point consistant a passer d'un contact a une autre sans
repasser par l'affichage contact cela m'intéresse grandement, mais où vous
cela ? Je ne vois pas le fameux bandeau bleu dont vous parlez.

Vous dites qu'il se situe dans tâches ?

Si oui, je ne comprends pas par ces tâches, je les créer moi même a
à la main 🤔, pour des relances de prospects par exemple.


Ce que j'aimerais c'est appliqué des filtres a une liste de prospects.
Figer les filtres de cette liste puis passer de contacts en contact, sans
repasser par la liste triée.

A l'avance, merci de votre aide

[GDiMaiolo · Accepted solution]

Le worflow permettrait par exemple d'attribuer une tâche "appeler" si un
nouveau prospect rentre dans la liste dynamique par exemple ?

Exactement

Sur le deuxième point consistant a passer d'un contact a une autre sans
repasser par l'affichage contact cela m'intéresse grandement, mais où vous
cela ? Je ne vois pas le fameux bandeau bleu dont vous parlez.

Rendez vous dans le menu ventes / tâches et à droite vous avez un petit bouton qui "commencez x tâches". Cela va vous ouvrir la premiere fiche contact sur la quelle apparaitra le fameux bandeau bleu. Pas certain en revanche que cette fonctionnalité soit présente dans la version starter

Ce que j'aimerais c'est appliqué des filtres a une liste de prospects.
Figer les filtres de cette liste puis passer de contacts en contact, sans
repasser par la liste triée.

Il faut effectivement figer les filtre de la vue. A ce stade vous pouvez pas exemple sélecionner tout (ou un ensemble) de ces contacts pour créer une tâche "en masse" pour tous ces contacts. Encore une fois je ne sais plus ce qui est dispo en version Starter / Pro.

Bon courage 🙂

[Mani26]

Merci infiniment pour vos renseignements ! 

Quelle satisfaction d'avoir la reponse à ses questions et que les reponses correspondenten tout point à ce dont j'ai  besoin !

[denis_romney · Accepted solution]

Bonjour @Mani26 , 

j'ajouterais qu'au lieu d'utiliser une propriété de contact pour indiquer ceux que vous avez contacté ou non, vous pouvez configurer et utiliser l'objet lead qui a été créé pour cet usage Et qui dispose de nombreuses interactions natives avec les autres fonctionnalités  de HubSpot.

 

Cette fonctionnalité se combine à merveille avec celle des tâches présentée par @GDiMaiolo 

[Mani26]

Oui, mais comme je suis dans une démarche consistant a appeler les
prospects, je préfère me créer mes propres champs.
Il me semble que c'est mieux pour m'y retrouver que les champs par défaut
proposés dans lead.

Par exemple :

NRP (ne répond pas) à rappeler
Pas intéressé
Plaquette commerciale envoyée
Etc.

[GDiMaiolo]

C'est paramètrable, Denis a raison je pense que vous devriez jeter un coup d'oeil

[GDiMaiolo]

Yes Denis ! Cela dit je ne sais pas si c'est utilisable sur la version Sales Starter

[Mani26]

Si, si.. ça fonctionne 🙂

[GDiMaiolo]

Bon à savoir merci 🙂