Optimisation de l'approche commerciale avec HubSpot : conseils et retours d'expérience

[Mani26]

Bonjour à tous,

Je souhaite automatiser au maximum mon processus commercial en utilisant HubSpot, et je recherche des conseils pour mettre en place certaines fonctionnalités.

Voici les idées que j'aimerais implémenter :

1.Email automatique après formulaire de contact :
Lorsqu'un prospect remplit le formulaire de demande d'informations sur mon site, je voudrais qu'il reçoive immédiatement un email automatique contenant un lien vers mon calendrier pour qu'il puisse choisir une date de rendez-vous.

2. Suivi automatique des prospects sans rendez-vous fixé :
Si le prospect ne réserve pas de rendez-vous après le premier email, j'aimerais qu'il entre dans une séquence automatique de suivi (follow-up) avec 5 à 7 relances avant de considérer l'affaire comme perdue.

• Pensez-vous qu'un tel niveau d'automatisation est pertinent ?
• Est-ce que 5 à 7 relances vous semble un bon équilibre avant de clôturer une opportunité ?
• Faut-il mixer les emails et appels ?

3. Suivi après le rendez-vous :
Une fois le rendez-vous effectué, j'aimerais mettre en place une séquence d'emails automatisés pour maintenir le contact avec le prospect, comprenant également 6 à 7 emails et potentiellement quelques relances téléphoniques.

• Pensez-vous que ce volume d'emails est adéquat ?
• Pensez-vous qu'intégrer des appels téléphoniques dans ce type de séquence est utile pour augmenter les chances de conversion ?

Enfin, j'aimerais avoir des conseils techniques pour mettre en place ces automatisations dans HubSpot :

• Quels outils  recommandez-vous pour ces scénarios ?
• Y a-t-il des points importants à surveiller ou des erreurs courantes à éviter ?

Je suis preneur de tout retour d'expérience ou suggestion pour optimiser ce processus. Merci d'avance pour votre aide !

[GDiMaiolo · Accepted solution]

Bonjour Mani,

voici quelques éléments de réponse

1.Email automatique après formulaire de contact :

A ce stade il suffit juste de créer un workflow dont le déclancheur est la soumission du formulaire. Vous pouvez soit envoyer un mail automatique que vous aurez créé au préalable ou simplement lancer directement la séquence qui démarrrera par ce mail.

2. Suivi automatique des prospects sans rendez-vous fixé

Vous aurez beaucoup d'avis différents sur la question. Cela dépend beaucoup du type de prospects et de votre activité. Moi personnellement je fais des séquences de 3 appels / 3 mails (un appel un mail etc.) et selon les cas qui peut se terminer par un petit SMS (j'utilise SMSfactor). C'est toujours bien d'avoir un truc à dire d'interessant poru accrocher le prospect. Je vous conseille de faire des mails "personnalisés" avec un "vrai expediteur" qui se présente avec son nom prénom et numéro de téléphone plutôt que des mails "marketings" non personnalisés. Dans tous les cas il faut tester - analyser les resultats et eventuellement modifier la séquence selon les KPIs

3. Suivi après le rendez-vous :

Personnellement je trouve que 6 mails c'est beaucoup, mais là encore cela dépend de beaucoup de facteurs. Il faut tester. Vous aurez des indicateurs d'ouvertures et de rejet qui vous permettront de prendre des décisions. Soyez prudent car trop de mails peut vous faire rentrer danss la liste des "spammeurs". Faire des séquences appels / mails est généralement une bonne pratique, je vous invite à tester ce modèle. Dans tous les cas il n'y a pas de vérité absolue, il faut tester et analyser (ouvertures et clics d'emails et taux de décrochés entre autre). Selon les résultats de vos indicateurs vous pouvez ajuster par la suite.

Enfin, concernant les automatisations vous avez tout ce dont vous avez besoin dans Hubspot (si tant est que vous ayez les bonnes licences). On peut presque tout faire avec les Workflows et les séquences. Les workflows sont à utiliser avec précautions dans le sens où, s'ils sont mal configurés, cela peut envoyer des mails automatiques non désirés. Autre précaution, bien les classer, les commenter et les suivre, on se retrouve rapidement avec beaucoup de Workflows dont on ne se souvient plus l'utilité ou qui deviennent obsoletes

Bon courage,

cdt,

Guillaume

[Mani26]

Un grand merci pour tous vos précieux conseils ! 😊

Pour le formulaire, je prévois de créer un workflow accompagné de quelques emails dans une séquence. En cas de non-réponse, je terminerai par un appel si aucun rendez-vous n'a été pris. Je cherche vraiment à automatiser ces étapes, même si je suis conscient du risque de manque de personnalisation. J'essaie tout de même de maximiser les outils techniques d'HubSpot, comme l'utilisation de variables dynamiques telles que "Bonjour [Nom du contact]".

Merci également pour l'information sur les SMS ! Dans mon cas, j'ai beaucoup de numéros fixes. Connaissez-vous éventuellement une solution technique qui permettrait de laisser des messages directement sur le répondeur, que je pourrais intégrer dans ma séquence ?

En ce qui concerne l'alternance entre emails et appels, pratiquez-vous cela systématiquement, que l'email ait été ouvert ou non ? Ou recommandez-vous plutôt de passer des appels uniquement après confirmation de l'ouverture de l'email ?

Par ailleurs, concernant la hiérarchisation des leads en fonction de leurs interactions (attrubuer des points enfonction des intrerrection des leads pour priorité des appels par exemples) , pensez-vous que cette fonctionnalité d'HubSpot est réellement utile, ou risque-t-on de construire une usine à gaz pour un bénéfice limité ?

Autre point : comant gerez vous les leds ou clients perdus ? vous laissez passer qulques mois pour les recontacter plus tard ou non ? 

si oui, utilisez vous le fltre "phase de cicle de vie"  ou autre ?

Encore merci pour votre aide et vos éclairages !

[GDiMaiolo · Accepted solution]

Quelques mails et un appel en fin de séquence c'est une bonne pratique à tester :). Essayez plusieurs formules. Pour notre part on alterne mails et appels, que les mails soient ouverts ou non. L'idée étant que l'interlocuteur nous réponde 🙂

Concernant les outils qui laissent des messages automatiques je n'ai jamais été un grand adepte. On a cette fonction dans notre outil téléphonie Kiamo mais je crois que Ringover ou Aircall qui ont une intégration en natif dans Hubspot le font également. Sinon regardez la joignabilité de vos appels sur des tranches horaires de 30 minutes, et essayez de maximiser vos appels sortants sur ces tranches définies. Ces tranches peuvent être regardées au jour de la semaine selon votre activité, à la semaine ou au mois pour prendre en compte les variables de congés ou de saisonnalité.

Concernant le scoring, c'est généralement très utile. On a monté notre propre système en interne à l'époque où cela n'éxistait pas encore dans Hubspot. De ce fait je n'ai pas testé la fonctionnalité d'Hubspot mais sur le principe, le scoring est vraiment important en prospection. Un prospect qui interragit sur votre site ou ouvre vos mails par exemple a plus de chance d'être joints et transformés, il est donc important à mon sens, de les prioriser. Je pense que vosu aurez tout à y gagner en utilisant les outils de prospections de Hubspot et leur systeme de scoring.

Concernant les transactions perdues nous fonctionnons par motif. Selon le motif de la transaction perdue on relance effectivement plusieurs semaines / mois après. Ou pas du tout sur certains motifs. Ces motifs peuvent être renseignées directement par le commercial ou automatiquement par un Workflow.

[GDiMaiolo · Accepted solution]

Bonjour Mani,

voici quelques éléments de réponse

1.Email automatique après formulaire de contact :

A ce stade il suffit juste de créer un workflow dont le déclancheur est la soumission du formulaire. Vous pouvez soit envoyer un mail automatique que vous aurez créé au préalable ou simplement lancer directement la séquence qui démarrrera par ce mail.

2. Suivi automatique des prospects sans rendez-vous fixé

Vous aurez beaucoup d'avis différents sur la question. Cela dépend beaucoup du type de prospects et de votre activité. Moi personnellement je fais des séquences de 3 appels / 3 mails (un appel un mail etc.) et selon les cas qui peut se terminer par un petit SMS (j'utilise SMSfactor). C'est toujours bien d'avoir un truc à dire d'interessant poru accrocher le prospect. Je vous conseille de faire des mails "personnalisés" avec un "vrai expediteur" qui se présente avec son nom prénom et numéro de téléphone plutôt que des mails "marketings" non personnalisés. Dans tous les cas il faut tester - analyser les resultats et eventuellement modifier la séquence selon les KPIs

3. Suivi après le rendez-vous :

Personnellement je trouve que 6 mails c'est beaucoup, mais là encore cela dépend de beaucoup de facteurs. Il faut tester. Vous aurez des indicateurs d'ouvertures et de rejet qui vous permettront de prendre des décisions. Soyez prudent car trop de mails peut vous faire rentrer danss la liste des "spammeurs". Faire des séquences appels / mails est généralement une bonne pratique, je vous invite à tester ce modèle. Dans tous les cas il n'y a pas de vérité absolue, il faut tester et analyser (ouvertures et clics d'emails et taux de décrochés entre autre). Selon les résultats de vos indicateurs vous pouvez ajuster par la suite.

Enfin, concernant les automatisations vous avez tout ce dont vous avez besoin dans Hubspot (si tant est que vous ayez les bonnes licences). On peut presque tout faire avec les Workflows et les séquences. Les workflows sont à utiliser avec précautions dans le sens où, s'ils sont mal configurés, cela peut envoyer des mails automatiques non désirés. Autre précaution, bien les classer, les commenter et les suivre, on se retrouve rapidement avec beaucoup de Workflows dont on ne se souvient plus l'utilité ou qui deviennent obsoletes

Bon courage,

cdt,

Guillaume

[BérangèreL]

Bonjour @Mani26, j'espère que vous allez bien !

Merci de demander à la Communauté HubSpot !

Pour commencer, je vous partage ces ressources qui pourront vous aiguiller :

- Utiliser l'automatisation avec des formulaires
- Créer des e-mails automatisés à utiliser dans les workflows
- Choisir les actions de votre workflow
- Créer et modifier des séquences
- Créer et éditer des séquences dynamiques (BETA)
- Utiliser le résumé (BETA)

Aussi, je voudrais faire appel à quelques-uns de nos Experts : Bonjour @Edouardbrunetot, @GDiMaiolo et @Lucila-Andimol avez-vous des conseils et suggestions pour aider @Mani26, s'il vous plaît ?

Merci beaucoup et belle journée !
Bérangère.