Limiter l'accès aux emails pour une collaboratrice.

[Mani26]

Bonjour,

Je travaille en equipe avec une collaboratrice.

Sur notre site internet, il y'a un formulaire de contact.

Je souhaite que cette collaboratrice est un acces à Hubsport pour repondre aux prospets/clients qui remplissent ce formulaire. je souhaite egalement  qu'elle puisse gerer par la suite les eventuelles echanges qui suivent avec ces prospets/clients , toujours via hubspot.

Cependant, je ne souhaite pas que ma collaboratrive est un acces à certains emails (devis, echange avec mon comptable, echange avec les services fiscaux, ) etc.

De mon coté, j'utilise donc gmail lorsque je souhaite par exemple contacter mon comptable mais lorsque celui-ci repond, l'email est visible dans conversation dans hubspot. (donc je suppose que cet echange est aussi visible par ma collaboratrive (?) )

y 'a t'il une solution pour cela ? 

Est-ce que si je me defini comme l'unique proprietaire de certains contacts  cela empeche à ma collaborayrive de vois les echanges avec ces contacts ? 

merci

[JSC]

Bonjour @Mani26 

Dans les paramètres des utilisateurs, vous pouvez définir pour votre collaboratrice les contacts auxquelles elle peut accéder, et avec lesquelles elle peut communiquer. 
De (du plus restreint au plus large) :

- les contacts dont elle est propriétaire (typiquement en lui affectant les contacts issus du formulaire)

- les contacts dont elle est propriétaire + ceux qui ne sont pas assignés

- les contacts de son équipe

- tous les contacts

Cela peut permettre de restreindre les accès à l'information.

Par ailleurs, si vous envoyez un mail à votre comptable depuis GMail, avec l'extension Hubspot vous avez la possibilité de le consigner (il sera visible dans Hubspot) ou pas. Avec un réglage par défaut et une possibilité de cocher ou décocher à chaque email (dans la fenêtre en haut à droite, sur "consigner").

Vous pouvez également ajouter dans les paramètres de suivi des adresses ou des domaines dont les emails ne seront jamais consignés, typiquement pour éviter aux emails internes de se retrouver dans Hubspot.

Bonne continuation,

[Mani26]

Bonjour @JSC 

Je me permet de revenir vers vous concerant ma demande et votre reponse.

J'ai  réalisé  des modification mais je ne sais pas si elles ont bonnes.

Comme dit precedemment, à ce jour, si j'envoie un e-mail via de Gmail ,il ne s'affiche pas dans Hubspot.

cependant, lorsque la personne répond à mon email (envoyé par Gmail), cette réponse est s'affiche dans  Hubspot.

Mais est ce que ce qui s'affiche dans Hubspot (conversation) est forcemenr visible par ma collaboratrice ?

Si oui, quel sont les parametres de l'impression ecran ci-apres qu'il faut que je modifie ? 

C'est dommage que je ne puissse pas me connacter "en tant que" ma coolaboratrice pour que je puisse voir ce qu'elle voit ou non et que je puisse savoir si lmes modification sont bonnes ou pas.

2/ concera t le plugin huspot dans gmail. l'ion est bien presente; j'ai cliqué dessus puis associé le compte hubspot mais finalement l'icine revient avec le message suivant :

Merci de votre retour et aide

[Mani26]

Bonjour et merci pour votre retour

Je n'ai pas envie essayé de modifier les paramètres utilisateur. Je vais essayer de faire cela ce weekend.

Concernant l'extension hubspot sur Gmail comment l'installer ?

Car à ce jour, si j'envoie un e-mail l de Gmail ,il ne s'affiche pas dans Hubspot.

Cependant, lorsque la personne répond à mon email (envoyé par Gmail), cette réponse est dans Hubspot.

D'ailleurs, dans ce cas, est-ce que cette réponse visible dans Hubspot est par défaut visible par ma collaboratrice ?

Merci 

[JSC]

Concernant l'extension Gmail, normalement elle s'installe sans problème (sur Chrome). En cas de souci il faudra voir avec le support Hubspot.

Pour l'affichage des mails envoyé depuis GMail dans Hubspot, il faut que l'extension soit installée et connectée, et que la case "Consigner" soit cochée.

Les mails dans Hubspot seront visibles de votre collaboratrice si elle peut accéder au contact associé.

Il est cependant recommander d'exclure dans les paramètres de suivi les noms de domaine (le vôtre notamment) pour que les emails internes ne soient jamais consignés dans Hubspot.

[TiphaineCuisset]

Bonjour @Mani26 

Merci d'avoir posté dans la communauté!

Je vais mentionner quelques uns de nos experts ici - @LMeert @Bruno_Teixeira @JSC auriez vous des conseils pour gérer cette problématique dans HubSpot? 

Merci!

Bonne journée,

Tiphaine