Export des données du compte

[ReBtB]

Bonjour,

Je souhaite récupérer l’intégralité des données du compte HubSpot [numéro de compte].
Ce compte appartient à une société dont les actifs ont été repris dans le cadre d’une procédure collective.

La cession sera opposable début février. Je prépare dès maintenant la récupération pour assurer la continuité technique.
Je n’ai actuellement pas accès au compte, et j’aurai besoin d’être guidé pour obtenir l’export complet des données (contacts, prospects, historiques, etc.).

Pouvez-vous initier l’export 

Merci par avance.

La Communauté HubSpot est un espace public. J’ai donc modifié votre contenu pour des raisons de sécurité et de confidentialité.

[ReBtB]

Bonjour,

Merci pour votre réponse détaillée et pour les pistes proposées (cf discussion)

Dans notre situation, les délais propres aux procédures collectives font que la cession officielle des actifs n’interviendra qu’en février, alors que le délai standard de 120 jours + 90 jours de grâce sera dépassé avant cette date.

Je vais bien entendu tenter de récupérer l’accès à une boîte mail associée au portail afin de réactiver le compte si cela est encore possible.

Pouvez-vous toutefois me confirmer :

• la date exacte de la dernière activité du portail, afin de connaître précisément le délai restant avant suppression définitive des données ?

Par ailleurs, au regard du contexte (liquidation judiciaire et reprise des actifs), je souhaite savoir s’il serait possible, à titre exceptionnel, de :

• maintenir le portail actif au-delà des délais habituels,

• ou a minima de bloquer toute suppression des données,
  le temps que la reprise de propriété soit juridiquement actée.

Je peux bien entendu fournir tout document permettant d’attester de ma qualité de repreneure des actifs (ordonnance, acte de cession, attestation du mandataire, etc.).

Merci par avance pour votre retour et pour l’examen de cette situation particulière.

Bien cordialement,

[BérangèreL]

Bonjour @ReBtB et merci pour votre retour.

Je regarde cela en interne et je reviens vers vous au plus vite.

Merci pour votre patience et je vous souhaite de passer de belles fêtes de fin d'année !
Bérangère.

- Je serai en congé du 22 décembre au 4 janvier inclus -

[BérangèreL]

Bonjour @ReBtB et bienvenue, nous sommes ravis de vous avoir ici ! 🤗

Merci de demander à la Communauté HubSpot !

- Connaissez-vous l’administrateur actuel ? Il est nécessaire d'avoir accès au compte HubSpot pour exporter les données.
- Quels types de données souhaitez-vous exporter en priorité (contacts, historiques, fichiers, etc.) ?
- Le transfert de propriété ou l’accès au compte a-t-il déjà été officialisé dans le compte HubSpot ?

Je voudrais faire appel à quelques-uns de nos Experts : Bonjour @Bruno_Teixeira, @Edouardbrunetot et @sylvain_tirreau avez-vous des suggestions ou bonnes pratiques pour exporter les données du compte HubSpot s'il vous plaît ?

Merci par avance et bonne journée !
Bérangère.

[ReBtB]

Merci pour votre réponse,
- non je ne connais pas l'administrateur actuel. Comment accéder au compte
dans ce cas ?
- Je souhaite exporter en priorité les contacts et historique avec les
contacts
- Le transfert de propriété n'a pas encore été officialisé dans le compte
Hubspot.

Merci à la communauté pour l'aide que vous pourrez m'apporter
Excellente journée !

[BérangèreL]

Bonjour @ReBtB et merci pour votre message.

Il n'est actuellement pas possible d'exporter des données si vous n'avez pas accès au compte.

Je vous partage ces articles qui pourront vous aider une fois le transfert effectué :

- Exporter les données de contact
- Exporter vos fiches d'informations
- Exporter votre contenu et vos données

Aussi, je voudrais faire appel à nos Experts : Bonjour @Edouardbrunetot, @Gael_Guerder et @DRomney avez-vous des conseils pour aider @ReBtB s'il vous plaît ?

Merci beaucoup et belle journée !
Bérangère.

[ReBtB]

Merci pour votre réponse que je comprends tout à fait.

Ce que je voudrais savoir c'est :

- comment récupérer un compte dans le cas d'une vente si nous n'avons pas
les identifiants et accès ? (évidemment nous aurons tous les justificatifs
légaux de l'officialisation de la vente)

- pouvez-vous me garantir que les données ne seront pas effacées en cas
d'inactivité du compte depuis + 6 mois ? Qu'en sera-t-il au moment où la
vente sera officialisée au cours du 1er semestre 2026 ?

Bien cordialement,

[BérangèreL]

Bonjour @ReBtB,

Merci beaucoup pour votre retour et pour votre patience.
 

Pour votre information, les comptes gratuits sont désactivés après 120 jours d’inactivité. Passé ce délai, il y a une période de grâce de 90 jours pendant laquelle il reste possible de réactiver le compte.
 

Après ces 120 jours d’inactivité et les 90 jours de période de grâce, toutes les données du compte sont supprimées de façon définitive et ne pourront malheureusement plus être récupérées.
 

Vous retrouverez davantage de détails dans l’article : "Récupérer un compte HubSpot inactif".

À ma connaissance, il n’existe pas de cas d’exception, donc l’idéal serait de nous contacter (via la Communauté, en commentant ce fil de discussion ou en partageant le lien de cette conversation). Ainsi, nous pourrons regarder cela ensemble en interne avant la fin du délai, afin d’expliquer la situation. Nous pourrons alors étudier la possibilité, ou non, de réactiver le portail à titre exceptionnel, de manière proactive avant expiration.
 

Le plus simple serait que vous puissiez accéder à l’une des boîtes mail d’un utilisateur connecté au portail, cela nous permettrait de procéder à une réinitialisation de la double authentification, et ainsi vous donner accès au portail via cet email.
 

Lors de l’acquisition, il est également possible que vous récupériez l’accès à une des boîtes mail de l’organisation utilisée pour le portail, ce serait l’idéal !
 

Si vous n’avez pas d’identifiants pour vous connecter, vous pouvez faire la demande via la Communauté (nous verrons avec l’équipe en interne) afin que nous puissions éventuellement vous créer un nouvel accès.
 

Il sera cependant nécessaire de prouver que vous êtes bien propriétaire du compte.

Plusieurs solutions existent pour cela :

- Si vous avez accès au domaine lié à ce portail gratuit, nous pourrons vous fournir des enregistrements TXT à ajouter sur le domaine, afin de valider l’accès.
- Une procédure avec Name Tag existe également ("Récupération automatisée de compte avec Nametag | Foire aux questions"), elle reste exceptionnelle et sera à valider selon votre situation.

En résumé, nous vous conseillons d’abord de vérifier si vous pouvez récupérer l’accès à une boîte mail liée à ce portail gratuit.

Si c’est possible, vous pourrez anticiper en demandant à un super admin du portail de se connecter, ou en utilisant une adresse email active pour créer un nouvel utilisateur à votre nom, ce serait la solution la plus simple et rapide.
 

Si cela n’est pas faisable, contactez la Communauté et nous regarderons ensemble s’il est possible de maintenir le portail actif au-delà des 120 jours, le temps d’organiser la reprise de propriété.
 

J’espère que cela vous sera utile.
 

Très belle journée à vous !
Bérangère