Conseils d'importation pour les contacts et entreprises multi-sites

[MelisaS]

Bonjour,

Je me prépare à importer une liste de contacts dans HubSpot pour le compte d'une école, et j’aurais besoin de vos conseils sur la meilleure façon de procéder pour bien gérer l'association avec les entreprises correspondantes.

Actuellement, lorsque j'importe uniquement les contacts, ils sont automatiquement associés à des entreprises. Cependant, je remarque que les informations de l'entreprise (comme le siège social souvent aux États-Unis) ne correspondent pas toujours à la réalité de mes contacts qui sont en France, souvent sur des sites spécifiques.

Voici mes questions :

• Comment gérer les informations de site d'entreprise pour chaque contact ?
  Est-il préférable d'ajouter les informations de site (ville, région, etc.) directement sur la fiche contact, ou bien dois-je importer des fiches entreprises pour chaque site et les associer aux contacts correspondants ?
• Comment gérer plusieurs sites ou adresses pour une même entreprise ? Certaines entreprises ont plusieurs sites ou adresses, et j'ai peur de m'y perdre en essayant de les organiser. Est-ce que quelqu'un aurait une méthode efficace pour les structurer dans HubSpot ?

Pour information, ce sont des contacts professionnels que j'associe également à des contacts étudiants (les étudiants seront également associés aux fiches entreprises). Cela me permet de garder un historique des stages/apprentissages et mieux suivre nos relations entreprises, d'où l'importance de connaître le lieu exact de travail de chaque contact.

Je vous remercie d’avance pour vos recommandations ! 😊

[LoicMiret · Accepted solution]

Hello @MelisaS , @BérangèreL ,

En fait pour importer les Contacts la clé unique (pour éviter les doublons) native de Hubspot c'est l'email.
Pour les Entreprises, c'est le nom de domaine.

Je vous préconise 3 choses :

1. (une fois import d'initialisation réalisé): gérer les relations "siège/filiale" (c'est votre sujet) par les Entreprises mères / filles :

=> associer l'entreprise (mère ou fille) et ajouter le label respectif :

2. Désactiver l'association automatique des entreprises aux Contacts par nom de domaine (cela va créer beaucoup de problèmes car les Contacts seront automatiquement associés aux mauvaises Entreprises) :

=> décocher cette fonctionnalité

3. Import d'initialisation :
- Créer 2 fichiers: 1 de tous les contacts et 1 de toutes les Entreprises, avoir une clé unique (ex: numéro entreprise) sur le fichier de Contacts (mais l'avoir aussi sur le fichier des Entreprises).
=> ainsi, vous dîtes à Hubspot "associe l'Entreprise Coca Cola France avec ces 4 Contacts"
=> Il s'agit donc pour vous de créer 2 fichier avec une clé unique (d'Entreprise) qui va lier Entreprises-Contacts

Et voilà 🙂

[LoicMiret · Accepted solution]

Hello @MelisaS , @BérangèreL ,

En fait pour importer les Contacts la clé unique (pour éviter les doublons) native de Hubspot c'est l'email.
Pour les Entreprises, c'est le nom de domaine.

Je vous préconise 3 choses :

1. (une fois import d'initialisation réalisé): gérer les relations "siège/filiale" (c'est votre sujet) par les Entreprises mères / filles :

=> associer l'entreprise (mère ou fille) et ajouter le label respectif :

2. Désactiver l'association automatique des entreprises aux Contacts par nom de domaine (cela va créer beaucoup de problèmes car les Contacts seront automatiquement associés aux mauvaises Entreprises) :

=> décocher cette fonctionnalité

3. Import d'initialisation :
- Créer 2 fichiers: 1 de tous les contacts et 1 de toutes les Entreprises, avoir une clé unique (ex: numéro entreprise) sur le fichier de Contacts (mais l'avoir aussi sur le fichier des Entreprises).
=> ainsi, vous dîtes à Hubspot "associe l'Entreprise Coca Cola France avec ces 4 Contacts"
=> Il s'agit donc pour vous de créer 2 fichier avec une clé unique (d'Entreprise) qui va lier Entreprises-Contacts

Et voilà 🙂

[MelisaS]

Bonjour @LoicMiret ,

Merci beaucoup pour votre réponse ! C'est très clair.

J'ai désactivé l'association automatique et je créerai deux fichiers. Pouvez-vous me confirmer une chose ? Quand vous dites par exemple "numéro entreprise", faites-vous référence au numéro SIRET ?

Je dois faire figurer cette information dans une propriété sur la fiche contact et sur la fiche entreprise. Et quand j'importe le fichier d'association, j'utilise ce numéro pour connecter les fiches ?

Cdt,

Melisa

[LoicMiret · Accepted solution]

Bonjour @MelisaS ,

Avec plaisir. Oui par exemple (numéro de Siret), pour Hubspot en réalité peu importe tant que c'est une valeur unique au niveau de l'Entreprise (mais plusieurs Contacts de votre compte Hubspot auront cette clé, c'est ce qui fait que vous pourrez associer plusieurs Contacts à une Entreprise).

Je vous conseille de créer la propriété "Siret" en texte 1 ligne en choisissant l'option "has unique values" (ce qui fait que vous créez de vous même une clé unique dans Hubspot pour les Entreprises, en parallalèle de la clé native "nom de domaine").

Exact, "Siret" doit être une colonne de votre fichier Contacts (plusieurs Contacts peuvent avoir le même numéro de Siret) et une colonne de votre fichier Entreprises (une seule Entreprise peut avoir le même Siret).

Quand vous allez importer vous allez :
- choisir "SIRET" comme clé commune
- choisir "SIRET" comme clé unique aux Entreprises

Cordialement,

[MelisaS]

Merci pour ces précisions.

[BérangèreL]

Bonjour @MelisaS et bienvenue dans la Communauté !
Nous sommes ravis de vous avoir ici !

Merci de demander à la Communauté !

Quand vous dites que les informations entreprises ne correspondent pas aux contacts qui sont eux en France, utilisez-vous HubSpot Insights pour les informations des entreprises ?

Si cela ne correspond pas, vous pouvez soit utiliser une propriété de contact pour stocker les informations du contact, soit créer une propriété personnalisée pour cela, que vous mettrez à jour vous-même, via un import par example.

Si vos contacts et vos entreprises son déjà existantes, je vous recommande donc de faire tout d'abord un export de vos contacts et de vos entreprises, de mettre à jour les informations sur les fichiers, puis d'importer les contacts et les entreprises.

Je vous partage ces articles qui pourront vous aider :

- Configurer vos fichiers d'import
- Importer des fiches d'informations et des activités

Pour structurer les entreprises avec plusieurs sites/adresses et pour gérer les informations entreprises sur les contacts, je voudrais faire appel à quelques-uns de nos Experts : Bonjour @Bruno_Teixeira, @LoicMiret et @Lucila-Andimol avez-vous des suggestions, des bonnes pratiques pour aider @MelisaS, s'il vous plaît ?

Merci beaucoup et bonne journée !
Bérangère