Questions produits et conseils

CdeRébeval
Participant

Automatiser une campagne d'emailing avant une date donnée

SOLVE

Bonjour à toute la communauté,

Dans le cadre de notre activité, nous souhaiterions pouvoir automatiser un emailing de relance 10 mois avant la date de fin de contrat de nos clients. (BtoB)

En clair, le contrat du client arrive à échéance le 1er janvier 2023, je souhaite pouvoir automatiquement lui envoyé en février 2022 un mail pour lui dire de le renégocier.

Les workflows d'Hubspot permettent uniquement de prévoir le déclenchement d'une action "après" la validation d'une propriété. Comment serait-il possible de faire que cette action se déclenche "avant" (date de fin du contrat) ?

Merci de votre aide

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LMeert
Solution
Top Contributor | Platinum Partner
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Automatiser une campagne d'emailing avant une date donnée

SOLVE

Bonjour @CdeRébeval, (et @TiphaineCuisset 🙂 )

 

C'est une problématique pour laquelle la solution est un petit peu 'tordue' mais bien fonctionnelle.

 

Pour y répondre le prérequis c'est d'avoir une propriété qui contient la date de fin de contrat (jusqu'ici, plutôt logique).

Ensuite, il faudra créer un workflow basé sur les transactions et de le paramétrer comme suit :

LMeert_1-1652966197009.png

 

Le déclencheur du workflow sera basé sur la date de fin de contrat, et au niveau du filtre, il faudra sélectionner "is less than" x "days from now". En français, beaucoup moins clair : "est inférieur(e) à" x "jours à compter d'aujourd'hui'.

 

Les 600 jours c'est pour représenter les 10 mois, et c'est le désavantage de cette solution, c'est que la relance ne tiendra pas compte du calendrier et des mois à 28, 30 ou 31 jours (mais à -600 jours on ne tombe pas trop mal normalement 🙂 )

 

Chaque jour, HubSpot examinera les dates de fin de contrat de chaque transaction.

Si la date devient 600 jours avant la date de fin de contrat, c'est qu'on se trouve 10 mois avant, et qu'il est temps de faire partir la relance !

Attention au niveau du "re-enrollment" des deals dans le workflow, il vaut mieux éviter qu'ils ne re-rentrent car avec ce déclencheur un email pourrait partir tous les jours !

 

 

Ensuite, prévoir une action qui va ajouter un délai jusqu'à une heure fixe (pour éviter les envois en pleine nuit, moment où la date du jour change et où le calcul se relance...).

 

Et enfin paramétrer l'envoi de l'email en spécifiant les contacts à cibler par cet email (forcément les contacts associés à la transaction, mais il est possible d'aller plus loin en utilisant les labels d'association pour filtrer).

 

En espérant avoir répondu à votre problématique.

Si c'est le cas, merci d'aider la communauté et les autres utilisateurs rencontrant le même problème en marquant cette réponse comme une solution.

 

Très bonne journée,

Ludwig

Agence Mi4 - Data DrivenCTO @ Mi4
Hubspot Platinum Partner and Integration Expert

Passionate human, very curious about everything data and automation.

Any problem with Hubspot you need help solving ?

Let me know !

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3 Replies 3
TiphaineCuisset
Community Manager
Community Manager

Automatiser une campagne d'emailing avant une date donnée

SOLVE

Bonjour @CdeRébeval 

 

Merci d'avoir posté dans la communauté!

 

Je veux mentioner plusieurs de nos experts pour cette question - @sviaud @JSC @LMeert @Bruno_Teixeira avez vous des conseils pour @CdeRébeval à ce sujet?

 

Merci à vous!

Bonne journée,

Tiphaine


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LMeert
Solution
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SOLVE

Bonjour @CdeRébeval, (et @TiphaineCuisset 🙂 )

 

C'est une problématique pour laquelle la solution est un petit peu 'tordue' mais bien fonctionnelle.

 

Pour y répondre le prérequis c'est d'avoir une propriété qui contient la date de fin de contrat (jusqu'ici, plutôt logique).

Ensuite, il faudra créer un workflow basé sur les transactions et de le paramétrer comme suit :

LMeert_1-1652966197009.png

 

Le déclencheur du workflow sera basé sur la date de fin de contrat, et au niveau du filtre, il faudra sélectionner "is less than" x "days from now". En français, beaucoup moins clair : "est inférieur(e) à" x "jours à compter d'aujourd'hui'.

 

Les 600 jours c'est pour représenter les 10 mois, et c'est le désavantage de cette solution, c'est que la relance ne tiendra pas compte du calendrier et des mois à 28, 30 ou 31 jours (mais à -600 jours on ne tombe pas trop mal normalement 🙂 )

 

Chaque jour, HubSpot examinera les dates de fin de contrat de chaque transaction.

Si la date devient 600 jours avant la date de fin de contrat, c'est qu'on se trouve 10 mois avant, et qu'il est temps de faire partir la relance !

Attention au niveau du "re-enrollment" des deals dans le workflow, il vaut mieux éviter qu'ils ne re-rentrent car avec ce déclencheur un email pourrait partir tous les jours !

 

 

Ensuite, prévoir une action qui va ajouter un délai jusqu'à une heure fixe (pour éviter les envois en pleine nuit, moment où la date du jour change et où le calcul se relance...).

 

Et enfin paramétrer l'envoi de l'email en spécifiant les contacts à cibler par cet email (forcément les contacts associés à la transaction, mais il est possible d'aller plus loin en utilisant les labels d'association pour filtrer).

 

En espérant avoir répondu à votre problématique.

Si c'est le cas, merci d'aider la communauté et les autres utilisateurs rencontrant le même problème en marquant cette réponse comme une solution.

 

Très bonne journée,

Ludwig

Agence Mi4 - Data DrivenCTO @ Mi4
Hubspot Platinum Partner and Integration Expert

Passionate human, very curious about everything data and automation.

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CdeRébeval
Participant

Automatiser une campagne d'emailing avant une date donnée

SOLVE

Merci beaucoup ! On va tester cette solution.

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