Probleme de reception d'email depuis hubspot

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Nouveau contributeur

Bonjour à tous,

nous venons de constater un soucis relativement génant :

nous utilisons la plateforme Hubspot pour communiquer avec nos clients (CLIENTS/EMAILS) afin d'avoir un suivi. Au début pas de soucis (enfin nous le pensons...) et depuis quelques jours certains clients nous ont appelé car ils ne recevaient pas de retour de notre part et cela pour une bonne raison : nous n'avons jamais reçu leur réponse, que cela soit sur notre boite mail pro (connectée à hubspot) ou sur la plateforme hubspot (apparement correctement connecté car nos mails eux sont bien routés). Nous avons fait quelques tests et lorsque nous passons en direct par notre provider de mail (OVH)  aucun soucis et lorsque nous passons par hubspot nous ne recevons aucun mail de réponse.

Auriez-vous une solution pour résoudre ce probleme en urgence et surtout y a t il un moyen de récuperer l'historique des emails perdus ?

Pour info :

1/ lorsque nous répondons à un mail provenant d'hubspot aucune erreur n'est levée sur nos messagaries (Mail delivery system, User unknown...)

2/ l'information d'ouverture de mail est bien mise à jour lorsque nous ouvrons le mail

 

D'avance merci pour votre aide

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Salarié HubSpot

Bonjour Raphaël, 

 

Merci d'avoir fait appel à notre communauté française ! 

Je viens de vérifier vos paramètres et je confirme que votre boîte de réception contact@********.** est correctement connectée via IMAP. Par conséquent, tout mail individuel envoyé depuis le CRM devrait bien arriver à destination.

Afin de pouvoir faire un test en live, puis-je vous demander de : 

 

  1. vous diriger vers ma fiche contact Sebastian Ferreira
  2. cliquer sur "Créer un e-mail"
  3. sferreira_0-1599216291783.png

     

  4. Puis m'envoyer un mail test, je pourrai ensuite vérifier le comportement en interne

D'autre part, sachez que si vous envoyez des mails depuis OVH il faut utiliser votre adresse CCI ou adresse de transfert afin de consigner ce mail dans le CRM.

 

En vous remerciant de votre coopération, 

 

Cordialement,

Sebastian 

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Salarié HubSpot

Merci de votre retour Raphaël ! 

Je confirme que je reçois votre mail envoyé depuis HubSpot : 

 

sferreira_0-1599576710151.png

 

Je le vois aussi sur ma fiche contact dans votre CRM

sferreira_1-1599576735047.png

 

 

En revanche, lorsque je réponds à cet e-mail si vous souhaitez qu'il puisse se voir dans le CRM, il faut utiliser l'adresse de transfert comme l'indique ce tuto


Si vous souhaitez que tout mail entrant soit automatiquement consigné, sans avoir à utiliser l'adresse de transfert, vous pouvez connecter votre boîte en tant que mail d'équipe. 

Est-ce que ceci répond à votre question ? 

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Nouveau contributeur

Malheureusement pas totalement, car je n'ai recu aucun mail de réponse de votre part ni sur hubspot ni sur notre boite mail contact@********.**.

 

Ce systeme fonctionnait parfaitement avant l'été et apparement depuis notre reprise (27 aout) il y a des soucis comme nous l'ont indiqué nos client et nous n'avons rien changé sur hubspot ou sur OVH en terme de configuration.

Auparavant nous avions l'ensemble des mails qui arrivaient sur hubspot ce qui nous permettait d'avir un suivi client comme vous pouvez le voir sur la plupart de nos clients.

 

Voyez-vous d'ou cela peut venir ? Et comment faire pour récuperer les mails perdus ou en cours de routage ?

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Salarié HubSpot

Merci de votre retour @Eatology , 

 

Voulez-vous dire que vous ne voyez pas cette réponse sur votre boîte de réception OVH ?

 

sferreira_0-1599576572863.png

 

 

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Nouveau contributeur

Oui en effet c'est ça.

Nous n'avons pas reçu ce mail sur notre boite de reception OVH, au même titre que ceux de nos clients.

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Salarié HubSpot

Bonjour @Eatology 

Je vous prie de voir ceci auprès de votre administrateur. 

HubSpot n'a pas d'incidence sur ce point, du fait que lorsque vous envoyez un mail individuel HubSpot ne l'envoi pas à votre place, la seule chose que HubSpot fait c'est d'insérer un pixel afin de tracker les ouvertures du mail. 

 

C'est de l'ordre des pare-feu et paramètres OVH pour que le mail soit reçu. 

Voici pour information, le détail de mon message header afin qu'ils puissent le retrouver dans votre OVH: 

Copy to clipboard
 
MIME-Version: 1.0
Date: Fri, 4 Sep 2020 13:23:50 +0200
References: <facsimile-22712-a3413f3ca511f4d151642560503308fd@facsimile.hubspot-networks.net>
In-Reply-To: <facsimile-22712-a3413f3ca511f4d151642560503308fd@facsimile.hubspot-networks.net>
Message-ID: <CAB0XCKK84MxBudRjBofY=daL+pSRDD_LR9k02t44LvkLXsQA9g@mail.gmail.com>
Subject: Re: Test de reception de mail via hubspot
From: Sebastian Ferreira <*********@*******.***>
To: Eatology France 
Content-Type: multipart/related; boundary="00000000000065883305ae7b1a11"

--00000000000065883305ae7b1a11
Content-Type: multipart/alternative; boundary="00000000000065883005ae7b1a10"

--00000000000065883005ae7b1a10
Content-Type: text/plain; charset="UTF-8"
Content-Transfer-Encoding: quoted-printable

R=C3=A9ponse TEST 1

On Fri, Sep 4, 2020 at 12:54 PM Eatology France <contact@********.**> wrote=
:
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Nouveau contributeur

Merci pour votre retour.

Nous avons demandé également du coté OVH de voir d'ou pouvait venir le probleme mais malheureusement nous n'avons pas encore de retour de leur part.

Je ne manquerai pas de revenir vers vous si nous avons des informations à vous communiquer.

Pour information nous venons à nouveau d'avoir un client qui essayé de nous joindre depuis plusieurs jour en faisant répondre à un ancien mail que nous avions envoyé depuis hubspot.

Ce qui reste étrange est que tout fonctionnait normalement auparavant.

J'espere que nous allons rapidement trouver une solution, sans quoi nous devrons nous orienter vers un autre CRM.

 

Merci pour votre aide

 

Bonne fin de journée

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Salarié HubSpot

@Eatology 

Merci de votre retour. 

N'hésitez pas à partager les retours d'OVH ici, car il y a des fortes chances que vous ayez un système de filtrage dans OVH qui fait que vous ne pouvez pas visualiser vos mails, que ce soit dans la boîte de réception, dossier couriers indésirables, spam ou autres. 

C'est donc important qu'ils prennet le message ID dont je vous ai donné ci-dessus (message précédent)afin qu'ils puissent retrouver le problème. 

Je reitère que HubSpot n'envoit pas de mails individuels à votre place, que le mail soit envoyé depuis le CRM, ou depuis OVH, c'est les serveurs du fournisseur mail OVH qui envoit le mail. 

A très vite, 

Sebastian 

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Nouveau contributeur

Bonjour Sébastien,

après de nombreux échanges avec OVH nos mails émanant de Hubspot sont bien bloqués chez OVH. Dans un premier temps ils n'ont pas voulu nous expliquer pourquoi, pour des raisons de "sécurité" que je n'explique pas. De plus ils ne veulent pas nous dire quels sont  les mails qui ont été bloqués. Cette situation est véritablement hubuesque.

Mais nous venons d'obtenir un début de réponse que vous retrouverez ci-dessous :

-----------------------------------------------

Bonjour, J'ai effectué de nouveau une demande auprès de mes collègues et ils ont indiqué exceptionnellement plus de détails sur la raisona du blocage de vos e-mails. Il y a dans vos e-mails une url vers "*sidekickopen*.com". C'est cette url qui bloque vos e-mails. Nos techniciens m'ont indiqué qu'ils ne pourront pas modifier cette règle donc, ils vous invite à retirer cette url de vos e-mails. De plus, ils ne pourront pas renvoyer les e-mail bloqués.

-----------------------------------------------

Pourriez vous me dire à quoi correspond cette URL "*sidekickopen*.com" et si nous pouvons la retirer de nos mails afin de pouvoir à nouveau utiliser vos services ?

 

D'avance merci pour vortre aide.

 

Cordialement

Raphael Boccara

 

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Salarié HubSpot

 

Bonjour @Eatology , 

Merci de votre retour. 

En inspectant votre mail, je retrouve deux fois ce fameux : sidekickopen77.com

 


Sur votre signature vous avez ce texte : 
Suivez-nous sur Facebook et Instagram.

 

 

  1. je vous invite à aller sur Chrome > Extensions et télécharger l'application gratuite Redirect Path
  2. elle permet de voir lorsque l'on clique sur un lien si il y a redirection quelque part ou pas
  3. ensuite, cliquez sur votre signature sur Facebook et/ou Instagram
  4. regardez les résultats de Redirect Path
  5. vous trouverez le sidekick.com 

 

Preuve ici : 

 

 
 

redirect patch.png

 

 

Je me demande donc : 

 

  • si vous enlevez ces liens de votre signature
  • vous m'envoyez un nouveau mail à sferreira@hubspot.com
  • je vous réponds à ce mail
  • allez-vous le voir chez OVH? 

 

On peut tester, 

 

Dans l'attente de vous lire,

Bien à vous,
Sebastian

 




 

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Nouveau contributeur

Bonjour Sebastian,

merci pour votre retour.

En effet dans notre siganture il y a bien ces 2 liens par contre ils sont insérés avec les URL des pages comme vous pouvez le voir dans le code de la signature que nous avons éditée directement dans hubspot :

---------------------------------------------------

<div>L&#x27;équipe Eatology</div><br/><div>contact@eatology.fr</div><div><a href="http://www.eatology.fr/">www.eatology.fr</a></div><div>Suivez-nous sur <a href="https://www.facebook.com/EATOLOGYparis/">Facebook</a> et <a href="https://www.instagram.com/eatologyfrance/">Instagram</a>.</div><br/><figure style="margin:0"><img src="https://cdn2.hubspot.net/hubfs/6469936/Eatology-logo-stacked-w-tagline-RGB-small.png" width="162" height="84"/></figure><br/>

---------------------------------------------------

Je pense qu'il sont transformés par hubspot afin de tracker les liens. Par contre ce lien "sidekickopen" est également utiliser dans le lien que met Hubspot par défaut en fin de mail : Envoyez des e-mails intelligents avec HubSpot.

 

Ce que nous trouvons étrange est que OVH nous informe que nous sommes les seuls à avoir le probleme et nous serions étonnés à être les seuls à utiliser Hubspot et OVH...

 

Je fais partir maintenant un mail depuis Hubspot sans la signature (mais en conservant le lien hubspot) pour faire un test avec vous.

 

Merci pour votre aide sur ce sujet qui nous pénalise depuis plusieurs semaines maintenant.

 

Cordialement

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