[Guide] Synchronisation sélective Salesforce - HubSpot

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HubSpot Employee

Ce guide décrit une méthode permettant de limiter les enregistrements Salesforce synchronisant vers HubSpot (pour limiter les enregistrements HubSpot synchronisant avec Salesforce, utilisez votre liste d'inclusion). Les détails de l'implémentation varieront en fonction des besoins de votre entreprise, mais il s'agit de la solution la plus simple pour la plupart des utilisateurs.

 

Avant de vous lancer, une remarque importante : cette méthode requiert une connaissance approfondie de votre organisation Salesforce et nécessite d'apporter plusieurs modifications aux paramètres d'utilisation et de partage par défaut de votre organisation.
Ni la mise en place ni le maintien de la synchronisation sélective ne sont pris en charge par l'équipe de Support technique de HubSpot.

Si vous avez besoin d'une aide supplémentaire de la part de HubSpot, l'équipe des services professionnels peut vous aider à configurer et à résoudre les problèmes courants liés à la synchronisation de certains enregistrements de Salesforce vers HubSpot (moyennant un coût supplémentaire). Prenez contact avec l'équipe dès maintenant.

Remarque : la synchronisation sélective nécessite une licence Salesforce Enterprise.


Ce guide couvre les concepts de base de la synchronisation sélective et revient sur la création du profil, du rôle et des règles de partage appropriées pour mettre en place cette dernière sur Salesforce:

  • Définition de l'utilisateur d’intégration
  • Création de l'utilisateur d'intégration sur Salesforce
  • Configurez les paramètres de partage Salesforce
  • Remarques concernant l’implémentation de la synchronisation sélective



Définition de l'utilisateur d’intégration

L'utilisateur Salesforce dont les identifiants sont utilisés pour se connecter à Salesforce à partir de l'écran des paramètres de synchronisation de l’intégration HubSpot est responsable de la connexion entre HubSpot et Salesforce -- nous appellerons cet utilisateur l'utilisateur d'intégration. 

L'accès de HubSpot à la base de données de Salesforce reflète celui de l'utilisateur d’intégration. Cela signifie que si l'utilisateur ne peut pas accéder ou mettre à jour quelque chose dans Salesforce, HubSpot ne le pourra pas non plus.

Le principe de base pour réaliser une synchronisation sélective entre Salesforce et HubSpot est de cacher ou d'exposer intentionnellement les enregistrements de votre organisation Salesforce  à l'utilisateur d'intégration pour empêcher ou permettre à ces enregistrements de se synchroniser avec HubSpot. 

Si l'utilisateur d'intégration a une autorisation de lecture/écriture sur un enregistrement Salesforce, l'enregistrement est éligible pour une synchronisation avec HubSpot ; autrement dit, tout enregistrement Salesforce que l'utilisateur d'intégration ne peut pas lire/écrire ne sera pas éligible pour une synchronisation avec HubSpot.

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Création de l'utilisateur d'intégration sur Salesforce

1. Créer un nouveau profil Salesforce

Pour vous assurer de disposer de toutes les autorisations nécessaires, nous vous recommandons de cloner le profil de l'administrateur système et de modifier le profil cloné. Après avoir cloné le profil, modifiez les autorisations d'objets standard du profil pour supprimer les autorisations d'administration des données de tout objet que vous souhaitez synchroniser de manière sélective avec HubSpot. Dans cet exemple, nous allons limiter les Pistes (Lead) et les Contacts Salesforce pouvant synchroniser vers HubSpot.

N'oubliez pas de sauvegarder vos modifications lorsque vous avez terminé. Cet article revient plus en détail sur gestion des profils Salesforce

Guide vidéo: Créer le profil de l'utilisateur d'intégration

 

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2. Créer un nouveau rôle

Après la création du profil, il faudra créer un nouveau rôle qui sera utilisé par l'utilisateur d'intégration. Dans cet exemple, nous créons le nouveau rôle au niveau le plus élevé de la hiérarchie des rôles, de sorte que ce nouveau rôle sera en dehors de tout organigramme déjà existant. La création du rôle en dehors de toute hiérarchie existante est généralement la manière la plus simple de mettre en place la synchronisation sélective, mais les besoins spécifiques de votre organisation Salesforce peuvent varier. Cet article revient sur la gestion de hiérarchies de rôles sur Salesforce.

 Guide vidéo: Créer un rôle d'utilisateur d'intégration

 

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Lors de la création du rôle, ne vous inquiétez pas des paramètres d'accès au contact ; ces paramètres seront remplacés par les règles de partage que nous créerons plus loin dans ce tutoriel.

Si vous ne souhaitez pas créer le nouveau rôle en dehors d’une hiérarchie existante, veillez à prendre en compte les éventuels problèmes suivant:

 

  • Si le rôle de l'utilisateur d'intégration est inférieur à d'autres rôles dans la hiérarchie en place, vous risquez d'exposer involontairement des enregistrements à des utilisateurs qui ont un rôle supérieur à celui de l'utilisateur d'intégration.
  • Si le rôle de l'utilisateur d'intégration est supérieur aux autres rôles dans la hiérarchie des rôles, l'utilisateur d'intégration peut avoir accès à des enregistrements qui ne répondent pas à la règle de partage. Cela peut entraîner une synchronisation inattendue des enregistrements avec HubSpot.

3. Créer un nouvel utilisateur Salesforce avec le nouveau profil et le nouveau rôle

Maintenant que le profil et le rôle de l'utilisateur d'intégration sont paramétrés, il faudra créer un nouvel utilisateur avec ce profil et rôle

 

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4. Attribuer les autorisations d'intégration HubSpot à l'utilisateur d'intégration

Enfin, assurez-vous que l'utilisateur d'intégration se voit attribuer l’ensemble d'autorisations d'intégration HubSpot (cet ensemble d'autorisations n'est disponible qu'après l'installation du connecteur et du paquet HubSpot Managed dans votre organisation Salesforce). 

Guide vidéo: Ajouter un ensemble de permissions

 

Configurez les paramètres de partage Salesforce

Maintenant que nous avons créé l'utilisateur d'intégration avec son propre rôle et son propre profil, nous pouvons configurer les paramètres de partage de votre organisation Salesforce pour cacher ou exposer les enregistrements souhaités à HubSpot. Les étapes suivantes montrent le processus sur l'objet Piste (Lead), mais ce processus peut être répété sur l'objet Contact ou tout autre objet pour obtenir le même effet. 

 

1. Définissez les paramètres de partage par défaut à l'échelle de l'organisation sur Privé

Nous devons d'abord définir le paramètre de partage par défaut à l'échelle de l'organisation pour l'objet à privé. Dans cet exemple, nous modifions les paramètres de l'objet Piste (Lead). Si votre paramètre par défaut à l'échelle de l'organisation était "Accès public", vous devrez peut-être modifier certains profils individuels pour leur donner accès un accès d’affichage / de modification à cet objet. Tout profil comportant les autorisations "Afficher/Modifier tout" pour un objet remplacera le paramètre par défaut de l'ensemble de l'organisation. Plus d’informations sur la modification des paramètres de partage par défaut à l'échelle de l'organisation dans cet article.

 

Guide vidéo: Editer les paramètres de partage par défaut

Le changement prend quelques instants à se mettre en place, n’hésitez pas à rafraîchir la page une fois les paramètres modifiés.

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2. Définir les règles de partage

Il faut à présent créer une règle de partage pour choisir les enregistrements autorisés à synchroniser avec HubSpot. Dans cet exemple, nous synchronisons les pistes si la valeur d’un champ personnalisé nommé "Synchronise avec HubSpot" est égale à “Vrai” et si leur adresse e-mail contient un symbole "@" , pour vérifier que les prospects ont bien une adresse email (les enregistrements sans adresse email valide ne seront pas synchronisés avec HubSpot, ce qui ajoute des garanties supplémentaires contre les erreurs de synchronisation).
Ceci n'est qu'un exemple : tous les champs de l’objet peuvent être utilisés pour personnaliser la règle de partage, aussi les critères peuvent varier pour répondre aux besoins de votre entreprise. Assurez-vous que la règle de partage soit définie sur l'accès en lecture/écriture afin que l'intégration HubSpot puisse continuer à mettre à jour les enregistrements. 

Guide vidéo:  Créer une règle de partage

Paramétrage d’une règle type:

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Cette vidéo illustre la création d’une piste dans Salesforce et l’application de la règle de partage défini en exemple

 

Remarques concernant l’implémentation de la synchronisation sélective

Cette méthode vous permettra de synchroniser un sous-ensemble d'enregistrements Salesforce avec HubSpot en fonction des critères que vous définissez dans vos paramètres de partage Salesforce, mais vous devez être conscient des points suivants :

 

  • Pour que la synchronisation sélective fonctionne le plus efficacement possible, ces deux paramètres doivent être activés dans les paramètres d'intégration de Salesforce :Theo_B_11-1598280454580.png

     

Cette configuration permet de synchroniser les pistes et les contacts avec HubSpot dès qu'ils répondent aux critères de votre synchronisation sélective, que ce soit à la création ou à une date ultérieure.

 

  • L'intégration HubSpot-Salesforce initie une synchronisation de Salesforce à HubSpot toutes les 10-15 minutes. Cela signifie qu'un enregistrement peut prendre 15 minutes pour se synchroniser avec HubSpot après avoir rempli les critères de la règle de partage.
  • Assurez-vous que les enregistrements créés dans Salesforce par l'intégration HubSpot répondent aux critères de votre règle de partage. Par exemple, si une personne remplit un formulaire HubSpot sur votre site Web et est synchronisée avec Salesforce, elle cessera la synchronisation à moins que le nouvel enregistrement ne réponde aux critères des règles de partage que vous avez créées. Cela peut nécessiter une automatisation (via workflow HubSpot ou Salesforce), ou vous pouvez ajouter un critère de règle de partage pour les enregistrements créés par l'utilisateur d'intégration. 
  • Les enregistrements appartenant à l'utilisateur d'intégration dans Salesforce sont toujours visibles pour cet utilisateur, et seront donc toujours synchronisés avec HubSpot.
  • Pour tester si un enregistrement sera éligible pour la synchronisation avec HubSpot, connectez-vous à Salesforce en tant qu'utilisateur d'intégration et essayez de visualiser cet enregistrement. Si vous pouvez visualiser l'enregistrement alors que vous êtes connecté en tant qu'utilisateur d'intégration, il se synchronisera avec HubSpot. Si vous voyez une erreur pour insuffisance de privilèges, l'enregistrement ne se synchronisera pas avec HubSpot.

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