Microsoft Teams-Integration

[MiaSrebrnjak]

Was ist neu?

Die von HubSpot entwickelte Microsoft Teams-Integration ist jetzt live. Die Integration bietet folgende Optionen:

• Automatisches Erstellen von Microsoft Teams-Meetings für alle neuen Meetings, die über HubSpot-Datensätze, Unternehmensdatensätze oder dem Meetings-Tool erstellt werden.
• HubSpot-Benachrichtigungen über den HubSpot-Bot in Microsoft Teams.
• Zwei Workflow-Aktionen in HubSpot: „Microsoft Teams-Kanal erstellen“ und „Microsoft Teams-Benachrichtigungen senden“.
• Wahl zwischen der vollständigen und der eingeschränkten Installation (die eingeschränkte Installation ermöglicht Benutzer*innen die Installation ohne globale Microsoft-Administratorrechte)

Wir werden diese Integration in Zukunft noch verbessern, wie z.B. die Integration ins Tool Konversationen. In der Zwischenzeit freuen wir uns über euer Feedback zu dieser Integration über dieses Formular.

Warum ist diese Integration wichtig?

Verwende diese Integration, um Microsoft Teams und HubSpot nahtlos zu verknüpfen! Du musst nicht mehr zwischen Microsoft Teams und HubSpot hin- und herwechseln. Nutze die Funktionen dieser Integration, um die Tools zu synchronisieren.

Füge mit dieser Integration automatisch Microsoft Teams-Links zu neuen, in HubSpot erstellten Meetings hinzu. So wird jedes in HubSpot gebuchte Meeting zu einem Microsoft Teams-Meeting. Es ist daher einfacher denn je, Meetings zu vereinbaren und ihnen beizutreten.

Während du in Microsoft Teams arbeitest, kannst du über neue HubSpot-Aktivitäten auf dem Laufenden bleiben, indem du automatische Benachrichtigungen für Chats, Erinnerungen, Erwähnungen oder Formular-Einsendungen erhältst. Automatisiere wiederholende Aufgaben deines Teams mit zwei Microsoft Teams-Workflow-Aktionen, die jetzt im HubSpot Workflows-Tool verfügbar sind. Du kannst Workflows einrichten, die automatisch Microsoft Teams-Kanäle erstellen oder Benachrichtigungen senden, damit dein Team immer auf dem Laufenden bleibt.

Wie funktioniert das?

Gehe in HubSpot zum Marketplace-Symbol in der oberen rechten Ecke und wähle Sie „App Marketplace“ aus. Suche im App Marketplace nach „Microsoft Teams“ und klicken dann auf die Schaltfläche „App installieren“, um die Integration zu verknüpfen.

Wähle im daraufhin angezeigten Popup-Fenster zwischen der vollständigen Installation, die alle Funktionen der Integration bietet & die globale Microsoft-Administratorrechte erfordert, und der eingeschränkten Installation.

Folge den Installationsschritten und wähle, welche Teams von eurem Microsoft Teams-Konto du integrieren möchtest. Klicke bei jedem Team, das du integrieren möchtest, die Option „Verknüpfen“.

Microsoft Teams-Meeting-Links für neue HubSpot-Meetings erstellen

• Erstelle ein Meeting über einen Kontakt- oder Unternehmensdatensatz in HubSpot. Wähle das Meeting-Symbol in der linken Seitenleiste aus. Gebe die Details für dein Meeting ein und wähle „Link zu Videokonferenz einfügen“ und dann „Microsoft Teams“ aus. Es wird automatisch ein Microsoft Teams-Meeting erstellt und ein Link zu deinem Meeting hinzugefügt.
• Bitte beachte, dass der Meeting-Link in der Kalendereinladung als statischer Link angezeigt wird. Wir arbeiten daran, dies in Zukunft zu ändern, indem wir den Link anklickbar machen.

HubSpot-Benachrichtigungen an Microsoft Teams senden

Standardmäßig werden Benachrichtigungen bei folgenden HubSpot-Aktivitäten an Microsoft Teams gesendet: Zuweisung, Kommentar, Erwähnung, Überfällig, Erinnerung, Antwort, Einsendung und Aufruf (bei einem Dokumentaufruf z. B.).

Wenn du spezzifische Benachrichtigungen deaktivieren möchtest, klicken auf das Einstellungssymbol in der Hauptnavigationsleiste in HubSpot und gehe dann zu „Benachrichtigungen“ > „Sonstige Apps“.

Wiederholende Aufgaben mit zwei Microsoft Teams-Workflow-Aktionen automatisieren

Um die Microsoft Teams-Workflow-Aktionen in HubSpot nutzen zu können, ist die vollständige Installation benötigt. Du kannst unternehmens- und deal-basierte Workflows mit Aktionen einrichten, die automatisch einen Microsoft Teams-Kanal erstellen und Benachrichtigungen an Microsoft Teams senden.

Gehe zu „Automatisierung “ > „Workflows“, lege die Aufnahmekriterien fest und wähle eine Aktion aus.

Wenn du die Workflow-Aktion „Microsoft Teams-Kanal erstellen“ auswählst, fülle die Felder „Team“, „Kanal“ und „Sichtbarkeit“ (Privacy) aus und klicke dann auf „Speichern“.

Wenn das nächste Mal ein Deal, ein Kontakt oder ein Unternehmen die Aufnahmekriterien erfüllt, wird ein neuer Kanal in Microsoft Teams erstellt.

Wenn ein Deal, ein Kontakt oder ein Unternehmen die Aufnahmekriterien erfüllt, wird eine Nachricht an das angegebene Team und an den Microsoft Teams-Kanal gesendet.

Weitere Informationen findest du in unserem Wissensdatenbank-Artikel.

Wer kann die Integration nutzen? 

Diese Integration ist für alle HubSpot Kunden und Kundinnen von HubSpot verfügbar. Einige Funktionen, z. B. Workflows, sind nur für Kund*innen der Versionen HubSpot Professional & Enterprise verfügbar. 

Erfahre mehr über die Microsoft Teams-Integration.