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MiaSrebrnjak
Von: Community-Manager/-in
Community-Manager/-in

Absagen und Verschieben von Meetings

Was ist neu?

Ein Kontakt kann nun ein Meeting, das über das Meeting-Tool gebucht wurde, stornieren oder verschieben. Bei stornierten Meetings wird die RSVP-Teilnahme für beide Parteien automatisch zu „Nein“ aktualisiert und der Text „ABGESAGT:“ zum Titel des Meetings hinzugefügt. Bei verschobenen Meetings wird das Meeting-Event auf das neu ausgewählte Datum verschoben.

 

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Warum ist das wichtig?

Nicht alle Meetings finden wie ursprünglich geplant statt. Manchmal kommen Dinge dazwischen oder Pläne ändern sich. Es ist deshalb nicht ungewöhnlich, dass Meetings verschoben oder abgesagt werden. Das Meeting-Tool konnte die Planung von Events im Kalender vereinfachen, war jedoch keine große Hilfe in Situationen, in denen Termine geändert werden mussten. Dies führte manchmal zu Missverständnissen oder dazu, dass die Teilnehmer nicht zu ihren Meetings erschienen.

 

Wie funktioniert das?

Mit dieser neuen Funktion können Teilnehmer*innen nun zuvor gebuchte Meetings auf dieselbe Weise stornieren oder deren Termin ändern, wie sie das Meeting ursprünglich geplant hatten. Wir fügen hierfür einen neuen Kommunikationskanal und eine neue Funktion für Gäste hinzu, über die sie ebenfalls Meetings verschieben und Änderungen vornehmen können.

 

Um die Funktion zum Stornieren und Verschieben von Meetings zu nutzen, müssen die Benutzer*innen zu den Meetings gehen und die jeweilige Terminseite auswählen, auf der sie Links zum Stornieren und Ändern des Termins des Meetings einfügen können. Aktiviere im Abschnitt „Übersicht“ die Option „Stornieren/Termin ändern“. Sobald diese Option aktiviert ist, sind die Links zum Absagen und Termin ändern in der Bestätigungs-E-Mail und in der Beschreibung des Events im Kalender verfügbar.

  • Wenn ein Meeting abgesagt werden muss, kann der Teilnehmer oder die Teilnehmerin in der Beschreibung des Events oder in der Bestätigungs-E-Mail auf „Stornieren“ klicken und so das Meeting absagen. Der Kalender-Event und das Chronik-Event werden gelöscht und der Benutzer oder die Benutzerin wird über die Absage des Meetings informiert.
  • Wenn ein Meeting verschoben werden muss, kann der Teilnehmer oder die Teilnehmerin dies tun, indem er oder sie einfach in der Beschreibung des Events oder in der Bestätigungs-E-Mail auf „Termin ändern“ klickt. Das Datum der Interaktion mit dem Meeting wird auf der Grundlage des Datums aktualisiert, an dem das Meeting verschoben wurde.
  • Für Terminplanungsseiten mit Reihum-Verfahren beachte bitte: Der Link zum Verschieben des Termins verwendet genau dieselbe Terminplanungsseite, die für die Buchung des ursprünglichen Meetings verwendet wurde. Dies kann bei einigen Terminplanungsseiten mit Reihum-Verfahren zu Problemen führen, je nach eurem Team-Prozess und den Einstellungen für diese Terminplanungsseite. Wenn für die Terminplanungsseiten mit Reihum-Verfahren nicht die Option „Für Kontakt zuständigen Mitarbeiter priorisieren“ aktiviert wurde, durchläuft ein Kontakt beim Ändern des Termins eines Meetings erneut das Reihum-Verfahren, wodurch der Kontakt möglicherweise einem anderen Benutzer oder einer anderen Benutzerin zugewiesen wird. Wenn dies für euren Prozess nicht beabsichtigt ist, empfehlen wir, keine Links zum Stornieren oder Ändern von Terminen auf Terminplanungsseiten mit Reihum-Verfahren zu verwenden oder die Option „Für Kontakt zuständigen Mitarbeiter priorisieren“ auszuwählen, um diese zusätzliche Rotation zu verhindern.

https://knowledge.hubspot.com/de/meetings-tool/share-meetings-links#receive-bookings