Ask me anything! Workflows en HubSpot. Descubriendo hasta donde son capaces de llevarte!

[jpsanchez]

Hola!, 

Esta semana me he decidido a abrir un AMA ( pregunta lo que quieras!) sobre workflows en Hubspot. Esos amigos que hacen el trabajo repetitivo por nosotros y que a veces se comportan como los gremlins cuando les das agua o comida a la noche. 

¿Quién va a ser el primero? 😉

JP

[Romina892]

Hola @jpsanchez 

Necesito ayuda con la siguiente idea...
Quiero pedir comentarios después de un evento online que estaremos organizando en los próximos días. Por lo que cuando nuestros contactos hayan asistido al evento, quiero enviarles un correo con un enlace a una página de destino con un formulario donde la gente pueda dar su opinión.

La primera vez que lo hicimos nos fue bien, pero la segunda vez, nos dimos cuenta que cuando una persona ha asistido a otro evento online, entonces entrará de nuevo en el mismo flujo de trabajo, por lo que entonces quiero un flujo de trabajo basado en "nuevos datos limpios". 

La cuestión es. Cuando una persona está en el flujo de trabajo por segunda, tercera, etc. vez y no deja un comentario en el mismo formulario, entonces él/ella todavía puede recibir un correo electrónico basado en los comentarios que ha dejado anteriormente. Una segunda vez cuando no se da ningún feedback o se elige la opción 3, entonces el flujo de trabajo tiene que detenerse sin más acciones.
Y una tercera vez cuando alguien decide dar feedback de nuevo, entonces el flujo de trabajo se basa en esa última opción. etc..

Tiene sentido?

Gracias

[jpsanchez]

Hola Romina!!, 

Bueno calentamos motores!. Te voy a decir como yo lo solucionaria ( que no quiere decir que sea la única ni la mejor opción!). 

Primero de todo vamos a identificar que queremos hacer:

"Me gustaría que cuando un contacto ha asistido a uno de mis eventos, reciba automaticamente un email personalizado que le llevará a una LP con una encuesta de satisfacción"

Vale, ahora lo siguiente que necesitamos saber es: ¿ Como vamos a saber que un contacto ha asistido al evento? 

Entiendo que preguntando cuando vienen y guardando dicha información. Vamos a presuponer que dicha información la guardas ya en HubSpot . Seguramente has creado una propiedad que se llame "ha asistido al evento" o similar siendo el tipo de SI/NO. 

( Podríamos complicar esta parte creando en vez de SI/NO una propiedad que registra los nombres de los eventos o ya irnos a crear un CUSTOM OBJECT que se llama eventos donde tendríamos una tabla con toda la información de cada evento y que nos permitiría relacionarse con contactos y el resto de objetos en HubSpot. Pero por salud mental vamos a simplificar!!)

Así que vamos a ser KISS ( keep it simple, Stupid!) ( hazlo lo mas ridiculamente simple que puedas!)

Check out this video: https://share.vidyard.com/watch/XYQ1XxX4KdRKDCSRKYA1Jw?

Quedo atento a tus comentarios Romina! 

Un saludo

JP

😉

[Romina892]

¡Eres genial para explicar @jpsanchez! 

He disfrutado mucho el video, está muy claro. Lo voy a implementar con este workflow, creo que utilizar Services puede ser una alternativa también pero no tenemos la suscripción paga! 

Feliz Viernes

Romina 

[VickyHD]

Hola @jpsanchez 

¿qué tips me puedes dar para crear un workflow de Servicios? ¿Existe alguna plantilla con la que podría empezar? 

Gracias

[jpsanchez]

Hola Vicky, encantado de poder ayudar! , 

Te cuento como yo lo hago ( no que sea la mejor o única opción). 

Un Workflow no es mas que un proceso de pasos ordenados en un orden específico. Donde tenemos una Entrada, la serie de procesos y una/s salidas.  

Aquí es donde en vez de ir a mirar WFs, me pongo a revisar Procesos de Negocio. ( BPs para abreviar a partir de ahora)

Los BPs normalmente son de 3 tipos:

• Estratégicos.- Plan General de la empresa, Campaña de RSC, Marca, etc..
• Operativos.- Para dar un servicio o fabricar un producto concreto. Ejemplo.- Dar el servicio de "Creación de Blog Post" conllevará un proceso que normalmente definiremos en "CASCADA". Con algo así como_
  • 1.- Kick-Off Meeting.-
  • 2.- Creación Tono y Estilo.
  • 3.- Versión 1 
  • 4.- Version final
  • 5.- Maquetación
  • 6.- Publicación
• Control.- Monitorizar y corregir posibles desviaciones.

De los tres tipos en servicios normalmente nos centramos primero en el último, de control podemos encontrarnos con todo lo que sería Encuestas, NPs, KPIs, OKRs, etc..

En el segundo nos encontraremos con  los típicos de Help Desk con gestión de tickets y todo lo relacionado con POST-VENTA y todo lo que tenga que ver Up-Selling y Cross-Selling y muchos +..

Ahora entramos en tu pregunta concreta 😉

Boletín que se quiere enviar N veces cada vez que pasa un Desencadenante ( trigger).  

Triggers: Finalización de otros WFs

Workflows: no determinados, contenido sobre generación de pistas. ( @rosa4 me podrías dar un poquito ++ de info 😉

Periodicidad: Quinzenal. 

Enrolamiento: Una vez salen de un WF de pistas, no vuelven a entrar. ( es así?)

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Ahora, para ayudarte +. llegados a este punto yo lo que haría es primero de todo un diagrama del journey o journeys que quieres que tengan. Si quieres podemos hacer el caso en este AMA. Me envias un privado para tener acceso a todos tus Wfs y veo como se podría dar una solución. 

Que opinas Rosa4?

Un abrazo

JP

😉

[VickyHD]

gracias!!! 🙂

[rosa4]

Hola Juan, 

Me encantó el video, es genial ponerle caras a los que nos ayudan constantemente!

Te cuento estoy trabajando en buscar la mejor manera de gestionar un flujo de trabajo de boletín regular. Los desencadenantes incluirán personas que terminen otros flujos de trabajo de generación de pistas, y esto se convierte en el punto de contacto regular. Dos veces al mes, y con algún contenido inteligente para la gente que son clientes vs. clientes potenciales. Probablemente agregaré unos cuantos correos electrónicos de respuesta adicionales a medida que avancemos, en respuesta a la navegación particular que hacen.

Me pregunto cuál es la mejor manera de construir el flujo de trabajo. Lo ideal sería no hacer uno para cada mes, así que estoy pensando en añadir un retraso de tiempo después del último correo electrónico de ese mes, y luego modificarlo para el mes siguiente cuando el nuevo correo electrónico esté listo. Estoy segura de que ya has visto esto antes o tienes esto funcionando y tal vez con una forma más inteligente de trabajar!

Agradecería las ideas.

[sharonlicari]

Hola Juan

Muchas gracias por liderar este AMA 🙂  A mi particularmente me encantan los workflows y no puedo esperar a seguir aprendiendo de todos. 

Hola @JoseRosales @Foxter@Lucila-Andimol @AlexUngarp @laura14 @sofia83 @Marta2 @Raul1 @SmithSuarezV @franciscoHubuc @leiredezabala @jcj87 @MMDL @Fmunozoliv @Clauvogel @Milagros @Cecilia_GM @Fabián @Ismail @kevinallauca los invito a participar en este Pregúntame lo que sea sobre workflows!

Un Abrazo

Sharon

[LauraMartinez29]

Hola a todos.

@jpsanchez tenemos un flujo de trabajo que queremos ejecutar inmediatamente para evitar que todos los demás flujos de trabajo se activen para un nuevo contacto.

Buscamos un nuevo contacto que NO esté siendo creado por un formulario y luego usamos la opción Eliminar de todos los otros flujos de trabajo en Desinscripción y supresión

Sin embargo, otros flujos de trabajo se activan antes de esto.

¿Hay alguna manera de hacer que los flujos de trabajo se ejecuten en un orden específico? ¿O tengo que añadir la condición a cada flujo de trabajo?

Si es posible ejecutar este flujo de trabajo primero, quitará de todos los demás flujos de trabajo la opción

hacer lo que quiero en que otros flujos de trabajo no se activen?

gracias

[jpsanchez]

Hola Laura, 

Encantado! de poder ayudarte ;). 

A ver,  la definición del proceso sería:

Cuando un nuevo contacto que no se ha creado en un formulario tiene que ir solo a 1 único WF específico y no se enrole en el resto de WFs.

Vale, aquí tenemos dos cositas. Por un lado como tratar la condición de enrolamiento del contacto. En este caso tienes dos formas de hacerlo por la propiedad "suorce" = offline o creando una lista inteligente y usando la misma formula descrita antes de = offline.  La segunda es mejor si quieremos trabajar a futuro todos los contactos que van entrando. 

Si tomas esa lista y la usas en el WF como enrolamiento ( que algo así debes tener ya) te esta pasando que el contacto por otros triggers te esta entrando en los otros WFs. Esto es normal y tiene que ver con el metodo de computación en general. Lo que ocurre es que el contacto al mismo tiempo entra en todos los WFs y luego van ejecutando las reglas de cada Wfs, pero como ya esta dentro y ha pasado la etapa de revisar si esta en listas de supresión, contiunan en los WFs. 

La forma en que solucionamos esto normalmente es poniendo un "retraso" "delay" de 1 o 2 minutos a todos los WFs que consideramos que no son necesarios de ejecutarse en tiempo real. Así cuando tienes un WF como el supresión, tendrá tiempo de poder ejecutarse. 

Un saludo!

JP

😉

[LauraMartinez29]

Muchas gracias! 🙂

[MariaRíos]

Hola @jpsanchez 

¿Hay alguna manera de que pueda crear  un workflow cuando se crea un negocio sin una empresa asociada? Quiero crear una tarea para que el propietario del negocio lo arregle y lo asocie la cuenta correcta.

Gracias

[Carmen23]

Hola @jpsanchez ,

Estamos buscando invitar a algunos clientes a un evento online corporativo . Lo que necesito hacer es:

Enviar una invitación (que enlaza con un formulario de presentación)

Enviar la invitación de seguimiento (Si no hay respuesta/no hay envío de formularios)

Enviar un correo electrónico de recordatorio a los que asistan.

Enviar un correo electrónico de disculpas a los que no asistan.

Estaba pensando si hacer esto como un workflow o una secuencia y para mi tiene más lógica hacerlo a través de un workflow, debido a la forma en que se puede centrar en torno a una fecha. No estoy segura porque no quiero que estos correos electrónicos sean correos de marketing, ya que algunos no han optado por hacerlo.

¿Juan tienes alguna recomendación sobre cómo hacerlo?

Gracias

[Carmen23]

hola @jpsanchez has podido revisar mi pregunta? 

Saludos

[jpsanchez]

Hola Carmen! vaya por dios! Creo que me confundí con la respuesta a la de Vicky + Arriba!.  Mil perdones!! 😉 glips!

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Yo creo que debería ser un WF por ser una tarea de uno a muchos ( one2many).  Y los puedes "agrupar" en una campaña por si quieres ver en detalle como esta funcionando. 

Ahora bien, un tema muy importante es lo que comentas de que no han optado. no se en que país te encuentras y por tanto no puedo darte contexto. Pero aquí en Europa esto no es posible ya que no cumple la GDPR. no se pueden envíar emails personas que no lo han solicitado esto a nivel general se llama SPAM. 

Ahora si lo que te ocurre es que en el nivel de autorización no tienes la de envíos de marketing. ( ya que tienes granulada la solicitud de autorización que pides). Deberías revisar que tipo de autorizaciíon tienes y no te quedará otra que usar la que tengas y si es One2One comercial- Deberás usar secuencias entonces, si es así, sería bueno que solicites ampliar el uso a esos contactos para que la segunda vez que tengas que hacerlo puedas usar email Marketing como tipologías. 

WORFKLOW

Enroll: cumplen una/s condicion/es en una lista que te vas a crear tu que sea dinámica. 

Delay: pon 5 minutos siempre va bien. 

If Si/No:  Si = inscritos a tu evento ( por ejemplo filtra por formulario y la landing) No = enviar email template 01 invitación

Delay : XX días laborables 

If Si/No:  Si = inscritos a tu evento ( por ejemplo filtra por formulario y la landing)  No = enviar email template 02 invitación

Goal: cumplen la condición de inscritos. 

Luego haría un segundo Workflow para la etapa de PRE-EVENTO

Enroll.- cumple la condición de inscritos a tu evento. 

Sobre fecha eventos - XX días laborables: enviar emails 01 Recordatorio. 

sobre fecha evento +XX días laborables: enviar email 02 Disculpas 

Fin. 

Ya me dices!

Un saludo

JP

[LuisFlórez]

¡Hola, Juan Pablo!
Estoy comenzando a aprender a manejar Hubspot.
Tenemos una cuenta "Sales Professional" y me gustaría saber si con ella podría crear workflows automatizados que nos ayudasen con nuestras campañas de email marketing y en caso afirmativo si en Hubspot Academy puedo encontrar la formación necesaria para aprender, al menos lo esencial, a lanzar una campaña.
Gracias

[sharonlicari]

Hola @LuisFlórez 

¡Bienvenido a la Comunidad!

Hola @jpsanchez es posible que no te haya llegado la notificación de esta pregunta, ¿algo que quieras compartir con @LuisFlórez?

Gracias

Sharon 

[jpsanchez]

Hola Luis, 

Mil disculpas se me colo tu email de notificación entre tanto email que recibimos hoy en día 😉

Bueno luis la verdad es que no.

SALES PROFESSIONAL te permite crear Workflows que estan relacionados con el modulo de de SALES y no con el de MARKETING. Sin embargo puedes usar una funcionalidad de Marketing FREE que te permitiría enviar hasta creo recordar 2.000 emails cada mes pero sin poder usar la funcionalidad de Workflow para enviarlos. 

La principal diferencia es el modo de envío. En SALES tienes una capacidad de envio llamada "OneTwoOne" que significa que realizas una acción uno a uno a cada contacto de manera general. En MARKETING tienes la capacidad e realizar envios "OneTwoMany" que significa uno a muchos. Vamos lo que todos conocemos como envios masivos de emails de toda la vida. 

Si te fijas en esta captura de pantalla de WF de una licencia SALES PROFESSIONAL, veras que las opciones de envio de email estan con un candado. Significa que dicha funcionalidad existe, pero necesitas la licencia de Marketing PROFESSIONAL para poder usarlas. Si te interesá haciendo clic puedes con un par de clics contratarla y empezar con ella ( o podría ser que te deje unos días a modo de TEST y puedes probarla).

 

Si te apetece tienes la certificación de EMAIL MARKETING que esta muy bien para para aprender todo lo relacionado con email marketing. Aunque si me lo permites y por el tipo de licencia y el perfil que me ha parecido de habilidades y trabajo tienes te recomendaría empezar por estos otros:

- INBOUND SALES 

- FRICTIONLESS SALES 

- SALES ENANBLEMENT 

Cualquier cosita, a tu servicio me dices, 

Espero que tengas una magnífica semana Luis!

Un saludo

JP

😉

[LuisFlórez]

¡¡Toma ya!!
Miles de gracias, @jpsanchez  por tu respuesta amable, clara, concisa y... llena de valor 👏👏
Voy a comenzar por familiarizarme con el entorno de automatización a través de las 3 primeras formaciones que me propones y más adelante atacaré la certificación de email marketing.
Lo dicho, muchas gracias 🙋🏻‍♂️😁

[jpsanchez]

Muchas Gracias si te ha servido please "aceptala como solución" es tu manera de decir que ha sido útil! 😉 un fuerte abrazo!

JP