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Consejos, trucos y buenas prácticas para la sincronización de datos en HubSpot

Hola Comunidad, 

 

Les quiero compartir este artículo que nuestro compañero @FransLeys  ha creado en nuestra Comunidad en Inglés. 

 

Fran forma parte del equipo de Data Sync y en esta publicación compartirá una lista de consejos de buenas prácticas que puedes aplicar en cuanto a la sincronización de datos de HubSpot. El equipo y yo haremos todo lo posible para mantener esta lista de consejos y trucos actualizada con el tiempo. Si tienes consejos y trucos propios, ¡no dudes en compartirlos en la sección de comentarios más abajo!

 

Consejo 1: ¿Una o dos vías?

  

¿Ves esas dos flechas entre las dos cajas? Eso te indica que tienes configurada una sincronización bidireccional. Pero no tiene por qué ser así. Puedes convertir tu integración en una sincronización unidireccional si seleccionas "Sin contactos" en lugar de "Todos los contactos".

 

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Como puedes ver en la imagen abajo, para CRMs personales como Google Contacts, esta configuración de sincronización es creada por defecto y los contactos sólo se sincronizarán desde HubSpot a Google Contacts. Al igual que antes, siempre puedes anularla. Sólo tienes que seleccionar "Todos los contactos" en el menú desplegable.

Si te quedas con la sincronización unidireccional, siempre tendrás los registros más actualizados en tu aplicación conectada, basados en la información del CRM de HubSpot.

 

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Consejo 2: Filtrar en ambos lados


La sincronización es bastante intensa. La sincronización de datos viene con filtros que te ayudan a determinar qué contactos pueden formar parte de la sincronización y cuáles deben quedarse solos. Si es la primera vez que sincronizas, siempre debes establecer un filtro.

 

Siempre es mejor empezar despacio y sincronizar muy poco y luego ampliar el alcance de la sincronización gradualmente, que sincronizar "Todos los contactos", haciendo que después tengas que limpiar todos los registros que no necesitabas.

 

Aplicar filtros inteligentes en ambos lados te permite mantener una sincronización bidireccional, manteniendo el control.

 

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En este ejemplo de arriba, los contactos elegibles de marketing de Zoho pasan a HubSpot, mientras que en el lado de HubSpot una lista activa actúa como guardián. Sólo los contactos que coinciden con los criterios de esa lista de inclusión se convertirán en clientes potenciales en Zoho. Sigue siendo una sincronización bidireccional.

 

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Consejo 3: Configurar una sincronización de prueba limitada


Aprovechando los filtros en ambos lados de la sincronización, puedes hacer que HubSpot sólo sincronice una parte de tus contactos. Esto es para cuando estás tratando de probar una sincronización.

 

En tu aplicación conectada, puedes crear una etiqueta de prueba y aplicarla a un conjunto limitado de registros y utilizar esa etiqueta como filtro. ¿Sincronización de una herramienta de automatización de marketing? Crea una lista o un público dedicado y rellénalo con uno o dos contactos y filtra esta lista antes de sincronizar realmente tu lista masiva. O crea un contacto ficticio de prueba con un nombre falso divertido y reconocible.

 

En el lado de HubSpot, filtra utilizando listas. Estas pueden ser listas estáticas o listas activas. Lo más fácil es probablemente crear una lista estática con el único propósito de ejecutar esta prueba de sincronización. Darle un nombre reconocible, añadir uno o dos contactos de prueba en esa lista, y luego establecer esto como un filtro.

 

Ve cómo se sincroniza este puñado de contactos te informará mejor sobre cómo ajustar las asignaciones de campos. Este es el paso a mi siguiente consejo.

 

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Consejo 4: Sincroniza ahora, mapea después


Para la mayoría de las aplicaciones, las asignaciones por defecto son un buen comienzo. Pero si has llegado hasta aquí, es probable que ya se te haya ocurrido la idea de tener mapeos personalizados.

 

Si bien hay algunas limitaciones en cuanto a lo que se puede configurar como un mapeo de campo - no todo puede ser directamente mapeado - es probable que esté interesado en tener un montón de propiedades movidas.

 

No te preocupes por crear todas las asignaciones de campos que necesitas de antemano. De hecho, es mejor ejecutar primero una sincronización con las asignaciones de campos por defecto en un conjunto de datos limitado (revisa el consejo 3).

 

Probar diligentemente una sincronización incluye validar primero cómo los contactos pasan de una aplicación a la otra con las asignaciones por defecto. Esto le permite probar tus filtros y es una comprobación de cordura para ver si los campos esenciales se rellenan bien.

 

Sólo después, puedes ir configurando gradualmente más mapeos de campos.

 

Pero espera, si añado mapeos de campos sólo en una fase posterior, ¿no acabaré con un montón de contactos con campos sólo parcialmente rellenados?

 

No. A diferencia de una aplicación de integración como Zapier, o incluso losworkflows de HubSpot, en los que tienes que planificar cuidadosamente todos los escenarios posibles, añadir o eliminar asignaciones de campos en la sincronización de datos es un proceso muy indulgente.

 

Siempre que realices cambios en la tabla de mapeo de campos de una sincronización de datos activa, HubSpot se pondrá al día con lo que necesites.

 


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