Cómo utilizar la automatización para mantener una línea de ventas ajustada

[sharonlicari]

Hola Comunidad, 

Les quiero compartir este artículo que nuestro compañero @aromo ha creado en nuestra Comunidad en Inglés sobre cómo mantener un canal de ventas ajustado es importante.

El escenario ideal en todos los embudos de ventas es aquel en el que sabemos en qué punto se encuentran nuestros clientes potenciales en cada paso de nuestro proceso de ventas, de modo que tengamos una imagen clara de hacia dónde se dirige nuestro mes y qué debemos hacer para llegar a el.

A menudo, esto se resuelve de una forma poco sistemática: la dirección de ventas se sienta con cada representante individual y juntos repasan cada oportunidad del embudo del representante para buscar negocios que necesiten un poco más de cariño o negocios que deban cerrarse por haberse quedado estancados durante mucho tiempo.

Aunque esta no es una mala manera de comprobar la salud de los pipelines de tus representantes, puede ser difícil de escalar, ya que priorizar las ofertas que necesitan atención se vuelve difícil con el crecimiento.

En otras palabras, más negocios equivalen a más cosas que atender en el mismo tiempo a la semana.

Otra forma de actuar de mucha gente es medir la actividad como indicador principal de la salud de la oportunidad.

Lo que falla es que se puede participar en un proceso activo en el que se envían correos electrónicos y se habla con el POC todos los días, y aun así la operación no avanza por los pasos necesarios para cerrarse.

Muchos representantes dedican más tiempo del que deberían a una operación que no se va a cerrar porque creen que el número de conversaciones que mantienen es un indicador de hacia dónde se dirige la operación.

¿Cómo entonces, en un esfuerzo por mantener un pipeline ajustado, nos aseguramos de que los negocios correctos reciben la atención adecuada?

Mientras que los dos puntos anteriores pueden funcionar como se pretende a veces, es posible en HubSpot complementar nuestros esfuerzos de gestión de pipeline con un tercer punto de datos: El tiempo empleado en las etapas de los negocios.

Tenemos una idea general de la duración media de cada parte de nuestro proceso de ventas, y es importante hacer un seguimiento como señal de progreso o falta de él. Por ejemplo, si tenemos un acuerdo que ha estado en "Cita fijada" pero no "Entregado" durante más tiempo del que debería, es el momento de analizar hacia dónde ir.

¿Tenemos el punto de contacto adecuado? ¿Es nuestra propuesta de valor una prioridad para el cliente potencial actualmente? No importa cuántas llamadas hayamos hecho, o si el representante siente que esto tiene un potencial real o no. Saber que nuestro negocio está atascado en una etapa de nuestro pipeline durante más tiempo del que debería, nos permite analizar la realidad de la situación y preguntarnos: ¿qué podemos hacer para resolver esto de una vez por todas, para bien o para mal?

Por suerte, marcar el tiempo que pasa en la etapa de la operación en HubSpot es fácil, y también lo es crear procesos automatizados que te avisen cuando una operación se está retrasando.

Hoy te mostraré cómo crear una serie de marcas de tiempo y workflows que te ayudarán a automatizar los "chequeos de salud" de los pipelines.

Paso 1: Crear las propiedades "Deal Stage Timestamp" (sello de tiempo de la etapa de negociación)

Este paso supone que ya has personalizado tu pipeline en HubSpot configurando etapas de negociación que reflejan tu proceso de ventas. Si aún no has personalizado tu pipeline, sigue estos pasos antes de continuar.

Para este ejemplo, y a lo largo del resto de esta publicación, me referiré a un pipeline más pequeño de lo habitual para simplificar, que tiene este aspecto:

 

Nuestro objetivo aquí es rastrear y progresar los tres pasos antes de Cerrado-Ganado y Cerrado-Perdido. Para ello vamos a crear primero propiedades de contacto que nos permitan marcar el tiempo cuando alguien entra en cualquiera de esas etapas. Se formatearán como propiedades del selector de fecha, y tendremos una para cada etapa del negocio que estemos midiendo (tres en total):

 

 

Ahora tenemos puntos de datos que podemos empezar a rellenar con procesos automatizados.

Paso 2: Marcar el tiempo de movimiento de las transacciones a través de los workflows

Para activar las tres propiedades anteriores, tenemos que ser un poco creativos con la forma de construir nuestro workflow.

El primer paso es configurar nuestros criterios de activación, y se verá así:

 

Lo que hacemos aquí es hacer que cada vez que el registro de contacto se mueva a una etapa de negociación, independientemente de cuál sea, se inscribirá en este workflow. Permitimos que esto ocurra múltiples veces (en reconocimiento de tener múltiples etapas de negocio), permitiendo la reinscripción en la parte inferior. Cada vez que una etapa de negociación cambia, el contacto se inscribe en nuestro workflow.

A continuación, pondremos un sello de tiempo a nuestra primera etapa de negociación de "Cita fijada" cambiando nuestra propiedad de contacto de "Etapa de negociación Timestamp: Appointment Set" a la fecha del paso.

 

Notarás algo peculiar en la forma en que construimos esta acción, en el sentido de que hemos condicionado la opción de estampado de tiempo a que la etapa de negociación sea igual al conjunto de citas. Esto se debe a que un contacto sólo puede estar inscrito en una etapa de negociación a la vez.

Al igual que la escritura de un software, esto nos permite pedir a nuestro workflow que revise cada paso hasta que encuentre un "sí" en la etapa de negociación en la que se encuentra el registro del contacto. La versión completa tiene este aspecto:

 

A primera vista, puede parecer que hay mucho que hacer aquí, así que vamos a desglosarlo. En esencia, estamos apilando ramas Si/Entonces para que HubSpot pueda ejecutar un análisis hasta que encuentre un comando "Sí" y llegue al final del workflow. Dado que los contactos pueden volver a inscribirse, cualquier cambio en su etapa de negocio los llevará a este análisis para añadir tu nueva marca de tiempo.

Así, por ejemplo, digamos que fijamos una cita con el contacto. Se inscribirá en nuestro workflow, llegará a la primera declaración condicional, y HubSpot se dará cuenta de que tu etapa de negociación es igual a "Cita fijada". Progresarán a la rama "sí" de nuestra acción, y la propiedad "timestamp" que creamos se cambiará a la fecha en que nuestro contacto fue movido a "cita fijada".

Después de algún tiempo, realmente mantenemos nuestra cita y cambiamos la etapa de negocio del contacto a "Cita fijada". Debido a que la etapa de negocio del contacto está recién marcada como uno de nuestros tres criterios de activación, y porque la reinscripción está activada, entrarán en este workflow por segunda vez. HubSpot mirará la primera rama Si/Entonces, y determinará que la etapa del negocio no es "Cita programada". A continuación, pasará a la siguiente declaración condicional, y encontrará que la etapa del negocio sí es igual a "Cita programada". Al darse cuenta de esto, se moverá a nuestra acción bajo la rama "sí", marcará el tiempo de nuestra propiedad de fecha de "Cita Programada", y terminará el workflow hasta que otra etapa del negocio cambie.

Este proceso puede continuar indefinidamente, y extenderse para cubrir tantas etapas de negociación como tengas. Como estamos entrenando a HubSpot para que busque el "sí", estos pasos también se pueden cubrir en cualquier orden. Si en nuestro ejemplo hubiéramos pasado de "Cita fijada" a "Contrato enviado", nuestro workflow habría pasado por dos ramas de "No" antes de llegar a nuestra tercera rama que impacta en la marca de tiempo de "Contrato enviado" y seguir la ruta del "sí".

Un beneficio final de esto es que debido a que nuestras marcas de tiempo se crean por separado, un contacto tendrá múltiples marcas de tiempo en su nombre que marcan su movimiento a lo largo de nuestro ciclo de ventas.

Aunque nuestro propósito es facilitar la gestión de la cartera de pedidos, tener estas fechas como referencia a medida que se acumulan nos permite buscar tendencias y áreas de mejora.

Con nuestra infraestructura de sellado de tiempo en su lugar, ahora podemos empezar a crear los procesos que nos van a permitir saber cuando alguien ha pasado más tiempo en una etapa de negocio de lo que debería.

Paso 3: Crear alertas basadas en la comprensión de tu ciclo de ventas

Aunque la progresión a través de nuestras etapas de negociación puede variar de un contacto a otro, normalmente tenemos una idea general de cuánto tiempo estamos dispuestos a dejar que un cliente potencial se quede en una etapa antes de decidir que nuestro tiempo está mejor invertido en otra cosa. Por ejemplo, si han pasado dos semanas desde que fijamos una cita y el contacto sigue reprogramando (impidiendo así que podamos cumplir con nuestra cita), deberíamos tomar medidas para dar por terminado este punto y seguir adelante en lugar de seguir reprogramando. Piensa en cuánto tiempo estás dispuesto a dedicar a cada parte del proceso de ventas antes de que sea ineficiente perseguir a tu contacto.

En nuestro ejemplo, dejaremos que cada parte de nuestro proceso de ventas se ejecute durante un máximo de dos semanas antes de enviar una notificación al representante solicitando que la opp se convierta en otra etapa del negocio, o se cierre ganada/perdida. Para iniciar el proceso de recuento, crearemos un workflow cuyo criterio de activación sea el siguiente:

 

Todo lo que estamos diciendo aquí es:

"Si la fecha en nuestra 'marca de tiempo de la cita' tiene más de dos semanas, Y la etapa de negociación del contacto no se ha movido a ninguna de las otras opciones disponibles, es porque no ha habido ningún progreso. Vamos a marcarlo para discutirlo".

La reinscripción también es imprescindible aquí, así que asegúrate de activarla. Esto asegurará que podamos seguir todas las marcas de tiempo que se creen. Si tenemos en cuenta las tres etapas de la operación cuyas marcas de tiempo estamos siguiendo, nuestros criterios de activación tienen el siguiente aspecto:

 

Cualquier contacto cuya marca de tiempo de la Etapa de Negocio llegue a ese umbral de dos semanas y no progrese, podrá ahora entrar en este workflow, y lo hará cada vez que se cumpla ese criterio.

A partir de ahí, enviaremos un correo electrónico tanto al representante como al gestor para informarles de que tu oportunidad de venta está atascada y requiere cierta atención:

 

Recomiendo que la alerta en sí se envíe como un correo electrónico interno tanto al representante como a la Dirección de Ventas para que ambas partes estén al tanto, pero también se pueden utilizar las tareas (especialmente si nuestros representantes están trabajando constantemente dentro del CRM de HubSpot / fuera de la cola de tareas)

¡Pongamos todo en orden!

Aunque el establecimiento de esta infraestructura pueda parecer un poco técnico al principio, su funcionamiento es bastante sencillo:

1. Nuestro representante de ventas designa una etapa del negocio en función de su interacción con el contacto.
2. Registramos el día en que se produjo el progreso. Si el negocio vuelve a progresar, también lo registraremos.
3. En cada momento, el progreso de una etapa de la operación iniciará una cuenta atrás de dos semanas, en la que la idea es que en dos semanas la operación progrese, retroceda o se marque como cerrada, ganada o perdida.
4. Si no es así, y una operación se estanca durante más de dos semanas, tanto el representante como el gestor recibirán una notificación para informarles de que la operación en cuestión necesita atención.
5. Con esta información en la mano, nuestro representante tiene todas las herramientas a su disposición para limpiar tu pipeline, y nuestro gerente ahora tiene una lista de negocio para seguir durante una revisión del pipeline.
6. Además, nuestro gestor dispone ahora de la información necesaria para detectar tendencias y áreas de mejora en el proceso de nuestros representantes. Por ejemplo, podemos notar que un representante en particular tiene muchos negocios que permanecen durante más de dos semanas en la fase de "Fijación de citas", lo que nos permite saber que debemos centrarnos en aumentar las tasas de presentación a través de la formación de valor. Otro representante puede tener muchas alertas en la fase de "contrato enviado", lo que nos permite saber que debemos centrarnos en capacitar a ese representante para establecer la urgencia.

En definitiva, lo que conseguimos es esto: Ningún prospecto se pierde, las previsiones son más realistas porque los pipelines no se inflan artificialmente, y todos (representantes y gerentes por igual) saben a qué dedicar su tiempo.

Si tienes alguna pregunta sobre cómo configurar esto en los workflows o cómo integrarlo a nivel de procesos en tu empresa, deja tus comentarios aquí.