Auditoría del flujo de trabajo

[Carmen23]

Hola Comunidad!

¿Alguno de ustedes se ha encontrado con una cuenta de HubSpot llena de flujos de trabajo que nadie sabe realmente para qué sirven?

Un portal con muchos flujos de trabajo haciendo cambios en la base de datos puede causar varios problemas como:

• Puedes enviar demasiados correos electrónicos automáticos a los mismos contactos
• El valor de las propiedades puede cambiarse sin querer y terminará con datos poco fiables
• Un flujo de trabajo puede entrar en conflicto con el otro dependiendo de los objetivos de cada uno

Para resolver este problema me gusta hacer una auditoría. Navegando en Automatización>workflows, uso la herramienta de exportación y empiezo a trabajar en Excel.

• Lo primero que hago es borrar los flujos de trabajo que no están activos y las columnas que no necesito.
• Luego organizo las filas para ver los flujos con los suscriptores y la actividad más reciente
• Luego añado otra columna para mis notas. ¡Esa es la más larga! 🙉  En él, hago clic en cada uno de los flujos de trabajo, escribo sus funciones y analizo en el historial si los contactos están completando todas las acciones como se esperaba

Este proceso me ayuda a identificar si hay algún flujo de trabajo que obstaculice la función del otro y siempre termino deshabilitando varios.

Al final, organizo todo en carpetas y trato de mejorar los nombres de cada una para que sean más descriptivos y más fácil de identificar.

Los flujos de trabajo creados para hacer una actualización deben ser desactivados poco después para evitar futuros cambios no deseados.

¿Alguien de aquí ha pasado por esto o tiene otro método para resolver este problema?

[Kaleudia · Accepted solution]

Holaaa!

Sí! @Carmen23 es todo un desafío cuando hay cuentas realmente llenas de flujos innecesarios 😅

Yo generalmente me creo un excel, y con muuucha paciencia voy anotando lo siguiente:

- Nombre del flujo

- Activador

- Objetivo

- ¿Tiene listas de supresión? ¿Está conectado con otros flujos?

- Breve descripción de las acciones

Luego lo conversamos con el equipo, o con los clientes, y evaluamos qué debemos seguir conservando y mejorar, o en definitiva qué eliminar. Como tu dices hay que hacer una revisión de esto mínimo una vez al año porque si no a veces tenemos flujos que no están funcionando como deseamos en la actualidad y los olvidamos.

Un saludo,

[sharonlicari]

Que interesante @Carmen23 

Hola @Lucila-Andimol @Kaleudia @jpsanchez @SmithSuarezV @AlexUngarp @EitanGuinguis @fpavia-gpi @pjgomez @sofia83 @HectorLascar @Camilopez @Construlife que métodos utilizan para resolver este problema?

Un abrazo

Sharon