Daten vor dem Import bereinigen

[BSykes]

Der Erfolg eines reibungslosen Datenimports hängt maßgeblich von einer gründlichen Datenbereinigung im Vorfeld ab. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Daten optimal für den Import in HubSpot vorbereiten.

1. Festlegen des Import-Zeitraums 
Überlegen Sie sich zunächst, wie weit Sie mit Ihren Daten zurückgehen möchten. Müssen alle historischen Daten importiert werden, oder genügt ein Import ab einem bestimmten Datum? Je aktueller die Daten, desto relevanter sind sie in der Regel für Ihr Marketing und Ihren Vertrieb. Eine klare Eingrenzung spart Zeit und vereinfacht die Datenpflege.Tipp: Setzen Sie einen Startpunkt (z.B. „Daten ab 2020“), um irrelevante oder veraltete Datensätze auszuschließen.

2. Bestimmen Sie die zu migrierenden Eigenschaften 
Prüfen Sie sorgfältig, welche Datenfelder bzw. Eigenschaften (Properties) wirklich übertragen werden sollen. Nicht mehr genutzte oder veraltete Eigenschaften können gelöscht werden. Dies sorgt für mehr Übersicht und vermeidet unnötigen Ballast.Fragen Sie sich: 
- Benötigen wir diese Eigenschaft überhaupt noch? 
- Welche Felder sind für unsere Prozesse in HubSpot erforderlich? Je schlanker die Datenstruktur, desto effizienter die weitere Nutzung in HubSpot!

3. Bereinigen Sie die Daten manuell oder nutzen Sie Kickbox 
Bevor Sie die Daten importieren, sollten Sie sie auf Fehler und Dubletten prüfen. 
- Überarbeiten Sie die Daten per Hand, um offensichtliche Fehler zu korrigieren und Dubletten zu entfernen.
- Alternativ können Sie Tools wie Kickbox einsetzen, um beispielsweise ungültige oder bereits inaktive E-Mail-Adressen automatisch herauszufiltern. Gerade für Newsletter- oder Marketing-Listen ist dies entscheidend, um hohe Zustellraten zu gewährleisten und Ihr E-Mail-Risiko zu minimieren.

4. Abgleich und Anlegen der Eigenschaften in HubSpot 
Damit die importierten Daten an der richtigen Stelle im System ankommen, müssen alle genutzten Eigenschaften (Properties) in HubSpot korrekt angelegt sein. 
- Überprüfen Sie, ob die benötigten Felder bereits vorhanden sind.
- Legen Sie fehlende Eigenschaften im Vorfeld an, damit die Daten später richtig zugeordnet werden. Beispiel: Wird eine Eigenschaft „Kundennummer“ aus dem Altsystem übernommen, muss diese in HubSpot zuerst erstellt werden, bevor der Import erfolgen kann.

Eine sorgfältig vorbereitete Datenbasis spart im späteren Verlauf viel Zeit, verringert die Fehlerquote und sorgt für hohe Datenqualität im HubSpot-System. Wenn Sie diese vier Schritte beherzigen, gelingt Ihr Datenimport garantiert reibungslos!

[MiaSrebrnjak]

Tolle Tipps! Danke @BSykes!  🙂