Betreff: Zoom Integration: Registrierungsmail per HubSpot verschicken

[rwolupo]

Hi, ich nutze Zoom und die Integration in HubSpot. Ich möchte gern die Zoom-Registrierungsmail über HubSpot verschicken und nicht per Zoom.

Habt ihr Ideen dazu, wie das funktionieren kann oder ist das in der Entwicklung der Integration geplant?

Es gibt ja die Eigenschaft Last registered Zoom webinar, da ist der Anmeldelink dann dahinter. Das Problem dabei: dieses Feld wird mit jeder weiteren Registrierung überschrieben und lässt sich somit nicht 100 Prozent einem Webinar zuordnen. 

[RomyFuchs1 · Accepted solution]

Hallo @rwolupo ,

das sollte eigentlich kein Problem sein. Du musst nicht die vorgefertigten Mails aus Zoom nutzen.
Du kannst beispielsweise eine Einladung in HS schreiben, die dann auf eine LP führt, wo sich die Interessenten anmelden können. Mithilfe eines Workflows kannst du diesen dann dem Webinar hinzufügen (ich gehe mal davon aus, dass du das auch meintest). Hier findest du die Anleitung: https://knowledge.hubspot.com/de/integrations/use-hubspots-integration-with-zoom#registranten-mithil...

Daraufhin kannst du dann eine automatisierte E-Mail versenden lassen. Dabei müsstest du in der Tat auf die Kontakteigenschaft Last registered Zoom webinar zugreifen, die immer mit der letzten URL überschrieben wird. Inwieweit ist das ein Problem für dich? Sind deine Kontakte in mehreren Webinaren gleichzeitig registriert? Wahlweise könntest du dann manuell Eigenschaften anlegen, die dann eben genau diesen URL aufgreifen und diese dann in die E-Mail integrieren.

LG

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hallo @rwolupo,

mir fallen dazu Lösungen ein, aber schlank sind die leider nicht. Ob sie sich für deine Situation eignen, hängt davon ab, wie viele Webinare du letztlich veranstaltest.

Variante 1 wäre, dass du die Information aus der Eigenschaft "Last registered Zoom webinar" in ein weiteres, benutzerdefiniertes Eigenschaftsfeld kopierst. Dort wären sie erstmal davor geschützt, von einer neuen Registrierung überschrieben zu werden. Das bedeutet aber auch, dass es für jedes Webinar eine benutzerdefinierte Eigenschaft braucht.

Wenn du die dazugehörigen Webinar-Informationen (Titel, Datum etc.) ebenfalls mit Personalisierungs-Tokens abrufen möchtest, müssten diese in weiteren Eigenschaftsfeldern gespeichert werden. (Falls nicht, ab zu Variante 2.) Die Zuordnung würde über Workflows erfolgen:

Wenn die Eigenschaft "Last registered Zoom webinar" bekannt ist und die URL der [webinar-oktober-url] entspricht, dann kopiere den Wert in die benutzerdefinierte Eigenschaft "Webinar Oktober URL", schreibe den Titel in "Webinar Oktober Titel" und das Datum in "Webinar Oktober Datum" – wobei du die Werte für Titel, Datum etc. händisch eintragen musst, da Zoom sie nicht bereitstellt. Aber du könntest sie zumindest automatisiert in den Kontaktdatensätzen hinterlegen.

Falls "Last registered Zoom webinar" bekannt ist und die URL der [webinar-november-url] entspricht, selbes Spiel, nur mit Eigenschaftsfeldern für URL, Titel und Datum des November-Webinars.

Damit sammeln sich natürlich reichlich Eigenschaftsfelder an. Nicht ideal, aber mit einer vernünftigen Namenskonvention definitiv realisierbar.

Variante 2 könnte sein, nur Eigenschaftsfelder für die URLs der Webinare anzulegen und den Rest der Bestätigungsemails selbst zu pflegen und zu füllen.

Variante 3 wäre über benutzerdefinierte Objekte, wobei die Objekte die Veranstaltungen wären. Potenziell großer Aufwand, der vergeudete Liebesmüh wäre, sobald die Integration funktional besser ausgestattet ist.

Bezüglich der automatisch erstellten Kalender-Links musst du meines Wissens aktuell händisch vorgehen. Ich habe mögliche Schritte dafür hier erklärt. Kalender-Links sind meines Erachtens einer der besten Wege, um die Show-up-Rate zu verbessern. Der Aufwand lohnt sich meiner Meinung nach definitiv.

Viele Grüße!

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hallo @rwolupo,

mittlerweile ist etwas Zeit vergangen, aber es gibt jetzt eine elegantere Möglichkeit, dieses Problem zu lösen, siehe hier. Damit bräuchte man immer noch pro Webinar eine benutzerdefinierte Eigenschaft, müsste aber davon ab deutlich weniger händisch pflegen.

Wie immer: Wenn dir der Post hilft, freu ich mich, wenn du ihn als Lösung markierst.

Beste Grüße!

[rwolupo · Accepted solution]

Hey Andreas, 

nach deinem letzten Schritt im Screenshot musst du die automatisch angelegte Eigenschaft in eine neu anzulegende kopieren - zumindest dann, wenn es nicht nur um ein Webinar geht, sondern mehrere. 

In deiner Einladungsmail in HubSpot baust du dann genau diese Eigenschaft ein und der Zoom-Link wird dann generiert. Bei mir sieht das so aus: 

[AFleischer]

Hallo, es funktioniert jetzt sehr gut die Anbindung von zoom zu Hubspot über den Workflow.
Vielen Dank noch einmal für deine Hilfe.

Andreas

[AFleischer]

Hallo rwolupo, ich muss ehrlich zugeben, dass ich die Anleitung, wie ich über das HS-Formular die Benutzerdaten zum Zoom-Webinar übertragen kann, nicht verstanden habe. 😞
Die Integration von HS zu Zoom ist aufgenbaut und funktioniert. Die Regisitrierung aber nur über zoom. Kannst du mir da weiterhelfen? Welches Feld binde ich in den Formular ein? Wie wird dies im Workflow eingebaut?

Andreas

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hallo @rwolupo,

mittlerweile ist etwas Zeit vergangen, aber es gibt jetzt eine elegantere Möglichkeit, dieses Problem zu lösen, siehe hier. Damit bräuchte man immer noch pro Webinar eine benutzerdefinierte Eigenschaft, müsste aber davon ab deutlich weniger händisch pflegen.

Wie immer: Wenn dir der Post hilft, freu ich mich, wenn du ihn als Lösung markierst.

Beste Grüße!

[rwolupo]

Hallo Karsten, danke fürs Update 🙂

Hab die Funktion tatsächlich schon gesehen, aber bislang nicht mit meinem "Problem" in Verbindung gebracht. 

[rwolupo]

Hey @karstenkoehler 

danke erstmal. Das bestätigt mich etwas in den Gedanken, die ich auch schon hatte. Also eigene Eigenschaftfelder für jedes Webinar bzw. zumindest für die URL anzulegen. Ist ein bisschen Aufwand, aber letztlich muss ich auch heute schon ein bisschen Aufwand bei den Webinarregistrierungen betreiben (ich tracke auch heute schon Anmeldungen zu den Webinaren in einem Eigenschaftsfeld) ...

Mit den Kalendereinträgen ... hmm ... ggf. könnte ich in ein jeweiliges Mailtremplate die Links kopieren, die Zoom ja bereits erstellt. Händisch dann halt. Ne eigene kostenpflichtige App wäre mir für diesen Usecase aktuell to much. 

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hallo @rwolupo,

mir fallen dazu Lösungen ein, aber schlank sind die leider nicht. Ob sie sich für deine Situation eignen, hängt davon ab, wie viele Webinare du letztlich veranstaltest.

Variante 1 wäre, dass du die Information aus der Eigenschaft "Last registered Zoom webinar" in ein weiteres, benutzerdefiniertes Eigenschaftsfeld kopierst. Dort wären sie erstmal davor geschützt, von einer neuen Registrierung überschrieben zu werden. Das bedeutet aber auch, dass es für jedes Webinar eine benutzerdefinierte Eigenschaft braucht.

Wenn du die dazugehörigen Webinar-Informationen (Titel, Datum etc.) ebenfalls mit Personalisierungs-Tokens abrufen möchtest, müssten diese in weiteren Eigenschaftsfeldern gespeichert werden. (Falls nicht, ab zu Variante 2.) Die Zuordnung würde über Workflows erfolgen:

Wenn die Eigenschaft "Last registered Zoom webinar" bekannt ist und die URL der [webinar-oktober-url] entspricht, dann kopiere den Wert in die benutzerdefinierte Eigenschaft "Webinar Oktober URL", schreibe den Titel in "Webinar Oktober Titel" und das Datum in "Webinar Oktober Datum" – wobei du die Werte für Titel, Datum etc. händisch eintragen musst, da Zoom sie nicht bereitstellt. Aber du könntest sie zumindest automatisiert in den Kontaktdatensätzen hinterlegen.

Falls "Last registered Zoom webinar" bekannt ist und die URL der [webinar-november-url] entspricht, selbes Spiel, nur mit Eigenschaftsfeldern für URL, Titel und Datum des November-Webinars.

Damit sammeln sich natürlich reichlich Eigenschaftsfelder an. Nicht ideal, aber mit einer vernünftigen Namenskonvention definitiv realisierbar.

Variante 2 könnte sein, nur Eigenschaftsfelder für die URLs der Webinare anzulegen und den Rest der Bestätigungsemails selbst zu pflegen und zu füllen.

Variante 3 wäre über benutzerdefinierte Objekte, wobei die Objekte die Veranstaltungen wären. Potenziell großer Aufwand, der vergeudete Liebesmüh wäre, sobald die Integration funktional besser ausgestattet ist.

Bezüglich der automatisch erstellten Kalender-Links musst du meines Wissens aktuell händisch vorgehen. Ich habe mögliche Schritte dafür hier erklärt. Kalender-Links sind meines Erachtens einer der besten Wege, um die Show-up-Rate zu verbessern. Der Aufwand lohnt sich meiner Meinung nach definitiv.

Viele Grüße!

[rwolupo]

Danke für die Links. Ich habe die dann mal unterstützt. 

[RomyFuchs1]

Hallo zurück,
in dem Fall muss du wirklich manuell ran und die Daten händisch übertragen.
HubSpot arbeitet zwar kontinuierlich an den Integrationen, aber derzeit hilft dir das auch nicht weiter.
Ich sehe gerade, dass dein Problem bereits im Ideenforum enthalten ist - umso mehr Kudos es bekommt, umso eher wird es von den HS Entwicklern umgesetzt: Zoom/HubSpot integration needs to allow multiple webinar registrations
Diese Idee könntest du auch unterstützen:

• Zoom integration should include Webinar name

LG

[RomyFuchs1 · Accepted solution]

Hallo @rwolupo ,

das sollte eigentlich kein Problem sein. Du musst nicht die vorgefertigten Mails aus Zoom nutzen.
Du kannst beispielsweise eine Einladung in HS schreiben, die dann auf eine LP führt, wo sich die Interessenten anmelden können. Mithilfe eines Workflows kannst du diesen dann dem Webinar hinzufügen (ich gehe mal davon aus, dass du das auch meintest). Hier findest du die Anleitung: https://knowledge.hubspot.com/de/integrations/use-hubspots-integration-with-zoom#registranten-mithil...

Daraufhin kannst du dann eine automatisierte E-Mail versenden lassen. Dabei müsstest du in der Tat auf die Kontakteigenschaft Last registered Zoom webinar zugreifen, die immer mit der letzten URL überschrieben wird. Inwieweit ist das ein Problem für dich? Sind deine Kontakte in mehreren Webinaren gleichzeitig registriert? Wahlweise könntest du dann manuell Eigenschaften anlegen, die dann eben genau diesen URL aufgreifen und diese dann in die E-Mail integrieren.

LG

[rwolupo]

Hallo @RomyFuchs 

klar, die Integration läuft ja. Das heißt, die Registranten werden auch zu Zoom übertragen etc. Der Weg ist also kein Problem. 

Das Problem oder die Probleme sind: 

In der Tat können Nutzer gleichzeitig bei mehreren Webinaren angemeldet sein (und das ist auch nicht selten der Fall). Zudem habe ich bislang keine Möglichkeit gefunden, in dieser Mail - passend zum Anmeldelink - den Titel des Webinars aufzugreifen. 

Also eigentlich sollte eine Bestätigungsmail mindestens das enthalten: 
- Titel des Webinars

- Datum / Uhrzeit des Webinars

- Anmeldeinfos

- im Optimalfall noch einen Link zum Hinzufügen eines Kalendertermins

alles Zeugs, was in der Original-Zoom-Mail enthalten ist - die allerdings optisch ne Katastrophe ist und leider in HubSpot nicht einsehbar.