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LisaStappert
Inbound Professor
Inbound Professor

Wiederkehrende Workflows für einen beliebigen Zeitraum erstellen

Wenn du deinen Kontakten jedes Jahr zum gleichen Datum eine Email schreiben willst, dann ist das relativ simpel mit einem Workflow, welcher sich auf eine Kontakt-Datumseigenschaft bezieht, umzusetzen. Dies ist ideal für beispielsweise Geburtstagswünsche.  Manchmal ist es aber nicht ausreichend ein Mal pro Jahr eine Email zu verschicken. Manchmal möchtest du einfach ein bisschen mehr Flexibilität und beispielsweise deinen Kontakten monatlich oder sogar wöchentlich eine Erinnerungsmail schicken. In diesem Post werde ich dir zeigen wie du einen wiederkehrenden Workflow erstellen kannst, wo du den Zeitraum beliebig wählen kannst. 

 

Hierfür brauchen wir:

  • Eine benutzerdefinierte Datumseigenschaft
  • Zwei Workflows

 

Schritt 1: Benutzerdefinierte Datumseigenschaft erstellen

 

In deinem Portal unter Einstellungen > Eigenschaften erstellen wir zunächst die neue Kontakt Eigenschaft. Hier willst du sicherstellen, dass der Feldtyp auf Datumsauswahl gesetzt ist.

Benutzerdefinierte Datumseigenschaft.png

 

 

Schritt 2: Ersten Workflow erstellen

 

In diesem Workflow arbeiten wir mit der Eigenschaft aus Schritt 1 und legen den Zeitraum fest nach der die Aktion immer wieder ausgeführt werden soll.

  1. Erstelle einen Kontaktbasierten-Workflow. Hierbei “komplett neu beginnen” auswählen.
  2. Aufnahme Trigger bleibt auf manuell stehen - Wir fügen keine automatischen Aufnahme Trigger hinzu.
  3. Wiederaufnahme Trigger aktivieren. Dies ist wichtig, da nur so deine Kontakte immer wieder in den Workflow aufgenommen werden können.Manuelle Wiederaufnahme aktivieren.png
  4. Eigenschaftswert löschen. Im ersten Schritt des Workflows löschen wir den Wert der benutzerdefinierten Datumseigenschaft.Eigenschaftswert löschen.png
  5. Verzögerung hinzufügen. Als nächstes fügst du dann die Verzögerung hinzu für die Anzahl an Tagen oder Wochen, die du warten möchtest bevor deine wiederkehrende Email versendet wird.Verzögerung hinzufügen.png

     

  6. Eigenschaftswert festlegen. Im nächsten Schritt hinterlegen wir nun das Datum des Schritts in der benutzerdefinierten Datumseigenschaft.Eigenschaftswert festlegen - Datum des Schritts.png

     

  7. Workflow aktivieren. Der erste Workflow ist nun fertig. Du kannst also Workflow A schonmal aktivieren.

 

Schritt 3: Zweiten Workflow erstellen

 

Der zweite Workflow ist dazu da, die eigentliche Aktion zu tätigen. In diesem Fall ist es eine Email zu verschicken.

 

  1. Erstelle wieder einen Kontaktbasierten-Workflow. Hierbei auch wieder “komplett neu beginnen” auswählen.
  2. Diesmal benutzen wir einen automatischen Aufnahme Trigger “[benutzerdefinierte Datumseigenschaft] ist bekanntAufnahme Trigger - Benutzerdefinierte Datumseigenschaft.png

     

  3. Auch hier aktivieren wir die Wiederaufnahme und setzen zusätzlich noch das Häkchen für den hinzugefügten Aufnahme Trigger “[benutzerdefinierte Datumseigenschaft] ist bekannt” Wiederaufnahme aktivieren für Datumseigenschaft.png

     

  4. Als ersten Schritt versenden wir die Email.Hierzu benötigst du eine bereits für die Automatisierung gespeicherte Email.Email Senden.png

     

  5. Als letzten Schritt nehmen wir den Kontakt dann manuell wieder in Workflow A auf.In Workflow aufnehmen.png

     

  6. Workflow aktivieren.

Die beiden Workflows sind nun komplett und du kannst sie am besten testen indem du die Verzögerung in Workflow A auf nur ein paar Minuten verringerst. 

 

Wichtig sei noch anzumerken, dass die Email in Workflow B genau sieben Tagenachdem der Kontakt in Workflow A aufgenommen wurde an den Kontakt gesendet wird. Wenn du also möchtest, dass die Email jeden Freitag um 10 Uhr rausgeht, dann solltest du sicherstellen, dass du die Kontakte am Freitag um 10 Uhr in Workflow A aufnimmst.

12 Replies 12
MarkusHue
Contributor

Wiederkehrende Workflows für einen beliebigen Zeitraum erstellen

Hallo @LisaStappert ,

darf ich dir noch eine Frage zu dem von dir beschriebenen WF stellen? Wie verhält es sich, wenn ich in WF B neben dem Trigger "benutzerdefinierte Datumseigenschaft" gleich noch andere Trigger mitgebe (zB Listmitgliedschaft)? Kann das funktionieren? Viele Grüße, Markus

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CarstenU
Participant

Wiederkehrende Workflows für einen beliebigen Zeitraum erstellen

Hallo Markus,

ich bin zwar nicht Lisa 😀, aber nutze einen fast ähnlichen Workflow. Ja Du kannst in dem zweiten Workflow aus Listenmitgliedschaften mitgeben. Ich würde nur darauf achten, wenn es zum Beispiele eine aktive Liste ist, in der alle Mitglieder einen "Clubs" sind die wöchentliche eine Mail bekommen sollen auch dann rausfliegen, wenn Sie nicht mehr Mitglied sind. 

Das machst Du am besten im Workflow_ Einstellungen - Entfernungen und Unterdrückungen- Sollen Kontakte aus dem Workflow enfternt werden: Ja

Hoffe das hilft.

MarkusHue
Contributor

Wiederkehrende Workflows für einen beliebigen Zeitraum erstellen

Hallo @CarstenU Carsten,

danke für deine (unerwartete) Rückmeldung zu meiner Frage 😉

Habe verstanden, das das im Grunde funktionieren müsste. Tut es aber bei mir gar nicht! Magst du vlt. noch einen Blick auf meine beiden Aufnahmekriterien der WFs machen - siehe Screenshots.

Ich hab jetzt die Zeit ganz kurz gestellt - für den Test! Hast du eine Idee, was ich hier falsch mache?

 

Viele Grüße!

 

WF A)

MarkusHue_0-1647256475728.png

 

WF B)

MarkusHue_1-1647256498417.png

 

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CarstenU
Participant

Wiederkehrende Workflows für einen beliebigen Zeitraum erstellen

Also erster Eindruck:

In WKF 2 sind zu viele Aufnahmekriterien. Da gehört eigentlich nur die Datumsänderung ist bekannt rein.

Die Clusterung deiner Listen würde ich nachgelagert machen, damit die Aufnahme erstmal funktioniert.

Dann muss zwingend beim Aufnahmekriterium die Wiederaufnahme gesetzt sein ( kann ich hier nicht sehen, weil nur unter Details sichtbar)

Und ich sehe am ende keine übergabe in WKF 1? oder liegt das am screenshot?

 

Ich habe bei uns als Aufnahmekriterium in WKF1 die Listen,bzw Bedingungen reingenommen.

Schau dir das mal bei uns an als Blaupause:

 

Gruss Carsten

WKF1.jpgWKF2.jpg

MarkusHue
Contributor

Wiederkehrende Workflows für einen beliebigen Zeitraum erstellen

Hi @CarstenU,

danke für´s Feedback. Wiederaufnahme und Übergabe in WF A hab ich gesetzt, das sollte passen! Wie könnte ich die "Clusterung", nach dem Aufnahme-Trigger, machen? Hast du eine Idee, wie ich die relevanten Kontakte (aus den Listen) da rein bekomme?

 

Ich hab im WF jetzt etwas eingestellt, das dürfte funktionieren, mich würde interessieren, ob es eventuell auch "andere Wege" zum Ziel gibt!

 

Viele Grüße,

Markus

 

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CarstenU
Participant

Wiederkehrende Workflows für einen beliebigen Zeitraum erstellen

Hallo, 

ja, bin mir aber nicht sicher, ob das ist was du willst. Mit HB Operations HUB Pro kannst Du seit neuensten auch Workflows planen. Zeitlich Datum und Uhrzeitbasierend und vorsicht Halbwissen: auch wiederkeherend.

Vllt. einfach mal den 14 Tage Test machen.

Zur Clusterung:

Wie Du im Screen bei mir siehst sind, findet die Auswahl bei WKF 1 statt oder Du nutzt wie schon beschrieben in anderem Reply wenn/ dann.

Oder: Du nutzt einen Hubspot Consultant statt stundenlang selber etwas auszuprobieren und schilderst dem Dein Problem, das Ziel was am Ende enstehen soll. 

Wenn man dann die eigene Arbeistzeit gegen die Consultant gegenrechnet, kann das durchaus eine Überlegung sein.

Bei Consultant bin ich raus, frag doch malCongratulations Karsten Köhler on 3000 Accepted Solutions 

 

MarkusHue
Contributor

Wiederkehrende Workflows für einen beliebigen Zeitraum erstellen

Hi @CarstenU,

danke für diesen Tipp - werde ich mir gleich mal ansehen!

Bzgl. "Clusterung" meinte ich aber eigentlich deinen Kommentar in einer Antwort ("..... Die Clusterung deiner Listen würde ich nachgelagert machen, damit die Aufnahme erstmal funktioniert."). Da bin ich nicht ganz sicher, was du damit gemeint hast bzw. wie du diese Definition, welche Listen sollen welche E-Mails erhalten, durchführen würdest!

VG Markus

MarkusHue
Contributor

Wiederkehrende Workflows für einen beliebigen Zeitraum erstellen

Hallo @LisaStappert ,

ja, da mag ich, vielen Dank! Ich sende dir eine PM zu. Hast du ev. hier noch kurz Feedback zu meiner Frage bzgl. WF A (2. Absatz in meiner Antwort von vorhin; Verzögerungszeitpunkt jederzeit anpassbar?). Vielen Dank auch dafür! VG Markus

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MarkusHue
Contributor

Wiederkehrende Workflows für einen beliebigen Zeitraum erstellen

Hallo Lisa,

vielen Dank für die super-Doku. Eine Frage hab ich noch: Ich kann den WF 1 (Datumseigenschaft definieren) für unterschiedliche WFs 2 verwenden (unterschiedl.  WFs mit unterschiedl. E-Mails planen, die alle mit der gleichen Datumseigenschaft arbeiten)?  Hab ich das richtig verstanden? Vielen Dank für deine Antwort. VG Markus

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LisaStappert
Inbound Professor
Inbound Professor

Wiederkehrende Workflows für einen beliebigen Zeitraum erstellen

Hi @MarkusHue ,
Sorry für die späte Antwort. Ja genau, das hast du richtig verstanden. So lange du die Aktionen am gleichen Datum ausführen willst, kannst du beliebig viele weitere Workflows oder Aktionen von der Datumseigenschaft abhängig planen. 

 

Je nachdem wie ihr eure Workflows nutzt und strukturiert hat, kannst du natürlich auch noch x-beliebige Aktionen und Verzögerungen in den Workflow B hinzufügen. Hierbei nur drauf achten, dass der letzte Schritt immer der "in Workflow A" Schritt bleibt - dies ist besonders wichtig wenn du für Workflow B  Verzögerungen einplanst. Macht das Sinn?

MarkusHue
Contributor

Wiederkehrende Workflows für einen beliebigen Zeitraum erstellen

Hallo @LisaStappert ,

danke für deine Rückmeldung. Dann hab ich das soweit verstanden. Dann werde ich noch weitere "WF B" aufsetzen um E-Mails periodisch auszusenden. Dabei hab ich dann nur noch die Herausforderung der Priorisierung (was ist, wenn ein Kontakt zufällig für mehrere WF B qualifiziert wäre - und dann vlt. an einem Tag mehrere E-Mails bekommt!!). Dieses Thema ist mir generell noch unklar!

 

Darf ich aber auch noch eine Frage zu WF A stellen? Dieser Punkt ist noch unklar:

Kann ich den Verzögerungszeitpunkt in WF A jederzeit anpassen? Was passiert mit den Kontakten innerhalb dieses Schrittes (werden die einfach entsprechend neu berechnet und zeitverzögert)?

 

VG Markus

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LisaStappert
Inbound Professor
Inbound Professor

Wiederkehrende Workflows für einen beliebigen Zeitraum erstellen

Hey @MarkusHue ,


Das könnte mit diesem Setup durchaus passieren, wenn deine "Workflow Bs" als Aktion Email's verschicken haben. Du könntest aber versuchen ob du noch ein paar weitere Filter in den Aufnahmetrigger der "Workflow Bs" nehmen kannst um das Risiko einzuschränken oder ob du mit Wenn/Dann Verzweigungen  das Ganze umgehen kannst.

Wenn du magst kannst du mir deine genaue Situation auch gerne in einer direkten Nachricht hier in der Community schicken und wir können gemeinsam brainstormen, wie/ob man das am besten umgesetzt bekommt 😊