Richtiger Umgang mit Bounces
resolver
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Richtiger Umgang mit Bounces
resolverHallo @Angi,
sehr schöne Fragen, sehr großer Themenbereich.
Bei Hard Bounces gibt es immer mehrere mögliche Gründe: Entweder handelt es sich tatsächlich um einen Hard Bounce oder E-Mails ganz spezifisch aus HubSpot lösen den Hard Bounce aus. Schritte, die sich hier anschließen können, sind die Kontaktaufnahme über einen anderen Kommunikationsweg (wenn z.B. eine Telefonnummer angegeben wurde) oder, wenn das nicht in Frage kommt, die Löschung des Kontakts. Als gebouncter Kontakt ist er ja tatsächlich aus HubSpot heraus nicht mehra ansprechbar. Eine Ausnahme sollten hier aber Kund*innen bzw. Nutzer*innen sein. Theoretisch können ja auch weiterhin Formulareinsendungen von gebouncten E-Mail-Adressen im Portal eingehen und insbesondere bei Kund*innen bzw. Nutzer*innen möchte man diese 360-Grad-Sicht auf die Person weiterhin haben.
Bei abgemeldeten Kontakten würde ich es ähnlich handhaben. Wie bei gebouncten E-Mail-Adressen greift hier meines Erachtens die DSGVO-Faustregel, dass man nur behalten sollte, was man tatsächlich auch verwendet. Da diese Kontakte nicht mehr angesprochen werden können, gibt es keinen Grund mehr die Daten aufzuheben – außer, es handelt sich um Kund*innen oder Nutzer*innen. Hier besteht rein theoretisch auch die Möglichkeit, diese im Rahmen eines Vertragsverhältnisses mit transaktionalen E-Mails zu kontaktieren (auch wenn das ein kostenpflichtiges HubSpot-Add-on ist).
Bei Kontakten, die ihre E-Mail-Adresse nicht bestätigt haben, ist die Sache meines Erachtens relativ eindeutig: Man kann nicht sicher sein, dass die Person selbst ein Formular ausgefüllt hat. Ja, die E-Mail könnte im Spam gelandet sein, aber das können wir nicht als "Ausrede" nutzen, um den Kontakt zu behalten. Nach einer gewissen Zeit (Datum der letzten Konversion vor 30 Tagen, z.B.) müssten diese Kontakte meinem Verständnis nach gelöscht werden. Die Ausnahme wäre hier, wenn es andere rechtliche Grundlagen gibt, diesen Kontakt manuell zu bestätigen, z.B. aufgrund eines persönlichen Gesprächs, in dessen Rahmen eine Bestätigung erfolgte.
Lass mich gern wissen, wenn du dazu weitere Fragen hast. (Meine Antwort stellt keine Rechtsberatung dar; gerade bei der Frage, welche personenbezogenen Daten man verwahren darf, solltest du immer eine*n Datenschutzbeauftragte*n konsultieren.)
Meine generelle Empfehlung wäre, all diese Punkte in einem ganzheitlichen Löschkonzept festzuhalten, dass die verschiedenen sogenannten Betroffenengruppen berücksichtigt.
Viele Grüße!
| Karsten Köhler |
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Richtiger Umgang mit Bounces
resolverHallo @Angi,
sehr schöne Fragen, sehr großer Themenbereich.
Bei Hard Bounces gibt es immer mehrere mögliche Gründe: Entweder handelt es sich tatsächlich um einen Hard Bounce oder E-Mails ganz spezifisch aus HubSpot lösen den Hard Bounce aus. Schritte, die sich hier anschließen können, sind die Kontaktaufnahme über einen anderen Kommunikationsweg (wenn z.B. eine Telefonnummer angegeben wurde) oder, wenn das nicht in Frage kommt, die Löschung des Kontakts. Als gebouncter Kontakt ist er ja tatsächlich aus HubSpot heraus nicht mehra ansprechbar. Eine Ausnahme sollten hier aber Kund*innen bzw. Nutzer*innen sein. Theoretisch können ja auch weiterhin Formulareinsendungen von gebouncten E-Mail-Adressen im Portal eingehen und insbesondere bei Kund*innen bzw. Nutzer*innen möchte man diese 360-Grad-Sicht auf die Person weiterhin haben.
Bei abgemeldeten Kontakten würde ich es ähnlich handhaben. Wie bei gebouncten E-Mail-Adressen greift hier meines Erachtens die DSGVO-Faustregel, dass man nur behalten sollte, was man tatsächlich auch verwendet. Da diese Kontakte nicht mehr angesprochen werden können, gibt es keinen Grund mehr die Daten aufzuheben – außer, es handelt sich um Kund*innen oder Nutzer*innen. Hier besteht rein theoretisch auch die Möglichkeit, diese im Rahmen eines Vertragsverhältnisses mit transaktionalen E-Mails zu kontaktieren (auch wenn das ein kostenpflichtiges HubSpot-Add-on ist).
Bei Kontakten, die ihre E-Mail-Adresse nicht bestätigt haben, ist die Sache meines Erachtens relativ eindeutig: Man kann nicht sicher sein, dass die Person selbst ein Formular ausgefüllt hat. Ja, die E-Mail könnte im Spam gelandet sein, aber das können wir nicht als "Ausrede" nutzen, um den Kontakt zu behalten. Nach einer gewissen Zeit (Datum der letzten Konversion vor 30 Tagen, z.B.) müssten diese Kontakte meinem Verständnis nach gelöscht werden. Die Ausnahme wäre hier, wenn es andere rechtliche Grundlagen gibt, diesen Kontakt manuell zu bestätigen, z.B. aufgrund eines persönlichen Gesprächs, in dessen Rahmen eine Bestätigung erfolgte.
Lass mich gern wissen, wenn du dazu weitere Fragen hast. (Meine Antwort stellt keine Rechtsberatung dar; gerade bei der Frage, welche personenbezogenen Daten man verwahren darf, solltest du immer eine*n Datenschutzbeauftragte*n konsultieren.)
Meine generelle Empfehlung wäre, all diese Punkte in einem ganzheitlichen Löschkonzept festzuhalten, dass die verschiedenen sogenannten Betroffenengruppen berücksichtigt.
Viele Grüße!
| Karsten Köhler |
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