Formulareingaben pro Kontakt exportieren

[AS-4cast]

Liebe Community,

wir haben ein umfangreiches Formular, in dem wir Kundendaten für Angebotserstellungen abfragen. Dieses möchte ich gerne meinen KollegInnen aus der Produktion sortiert zur Verfügung stellen. Das heißt, dass alle vom Kunden gemachten Angaben (Kontakteigenschaften) in der angelegten Reihenfolge und nur die des jeweiligen Kunden auf dem Dokument für die Produktion stattfinden sollen. Dies als PDF, E-Mail, csv – Hauptsache ausschließlich das aktuellste Formular, das ausgefüllt wurde. 
Ich habe vom Workaround gelesen, in dem die jeweiligen Eigenschaften in einer Marketing-E-Mail als Personalisierungstoken eingefügt werden und dann über einen Workflow versendet werden. Nur sind es wirklich viele Eigenschaften und vier unterschiedliche Formulare, Tendenz steigend.
Da muss es doch eine einfachere Lösung geben, als alle Felder fehleranfällig in eine E-Mail hineinzutippen. Oder? Fällt jemandem vielleicht etwas ein? Ich wäre sehr dankbar. 
Beste Grüße
Andreas

[karstenkoehler · Accepted solution]

Hallo @AS-4cast,

wenn die Anforderung ist, per E-Mail den Inhalt einer kompletten Formulareinsendung in der gewünschten Reihenfolge bereitzustellen, dann richtig, ist ein kontaktbasierter Workflow mit interner E-Mail-Benachrichtigung die beste Option.

Du würdest Kontakte in den Workflow aufnahmen (und Wiederaufnahme aktivieren), wenn das entsprechende Formular ausgefüllt wird.

In der darauf folgenden internen E-Mail-Benachrichtigung tippst du dann die Feldbezeichnungen ein und fügst dahinter immer den Personalisierungstoken ein, z.B.

Name: [Vorname] [Nachname]

E-Mail: [E-Mail]

Telefonnummer: [Telefonnummer]

Die Fehleranfälligkeit hält sich hier meines Erachtens sehr in Grenzen, weil lediglich ein einmaliger Aufwand pro Formular entsteht.

Eine einfachere Option, bei der deine Anforderungen erfüllt werden, gibt es meines Erachtens nicht. Das ist der schnellste Weg und auch eine Option, die sich über Jahre hinweg in sehr, sehr vielen HubSpot-Portalen bewährt hat.

Wenn du beim Setup weitere Hilfe benötigst, lass es mich gern wissen, dann teile ich Screenshots dazu.

Viele Grüße!