Berichte: Formulareinsendungen im Vergleich *mehrerer* Jahre

[Dennis-DWFB]

Hi zusammen,

ich versuche aktuell, einen individuellen Bericht zu erstellen, der Formulareinsendungen im Vergleich zu den letzten 2 Jahren zeigt. 

Problem: Da der Filter "Formularübermittlungen" hier nicht existiert, bekomme ich die Werte nicht richtig in. Die 2 Kontakte, die laut Screenshot das Formular im Januar 2022 ausgefüllt haben, haben es in Wirklichkeit 2023 ausgefüllt. Sie wurden aber im Januar 2022 erstellt.

Also, long story short: Hat jemand eine Idee, wie ich einen Bericht erstelle über Formular-Einsendungen im Vergleich zu mindestens 2 Vorjahren?

Gruß und danke
Dennis

[Dennis-DWFB]

Ich sehe jetzt gerade erst, dass mal wieder eine Antwort als "Lösung" markiert wurde, die gar keine Lösung ist. Und daher auch noch ein passendes Update an dieser Stelle: Formularaktivitäten sind mittlerweile als Datenbasis möglich.

Viele Grüße

Dennis

[karstenkoehler]

@Dennis-DWFB dann gehörst du wahrscheinlich zu den Glücklichen, die im Rahmen einer privaten Beta bereits Zugriff auf ein entsprechendes neues Berichtsobjekt haben. Kannst du einen Screenshot teilen?

[Dennis-DWFB]

Ich muss mich etwas korrigieren: Detailliert als Datenbasis im benutzerdefinierten Berichtdesigner, um mein Problem in Gänze zu läsen, wird es bald erst kommen (Ab 16:20 min):

https://www.youtube.com/watch?v=2Bo3T-nQ2WI

In den normalen Berichten steht es aber bereits zur Verfügung. Vermutlich immer schon. Ich hab's nur damals vor lauter Benutzerdefiniertheit nicht mehr gesehen. (Siehe Screenshot)

[karstenkoehler]

@Dennis-DWFB okay, das ist auch mein Wissensstand. Die Datenquelle im benutzerdefinierten Berichtsdesigner ist auf der Product-Roadmap, allerdings noch nicht konkret, laut Product-Manager. Hier werden wir uns wahrscheinlich noch Wochen, wahrscheinlich eher Monate gedulden müssen.

Die Datenquelle aus deinem Screenshot bezieht sich lediglich darauf, dass es in der Berichtssammlung von HubSpot einige Berichte gibt, die ganz generell Formulardaten anzeigen - das macht es aber leider immer noch nicht möglich, die one-to-many Beziehung zwischen Kontakt und Einsendung abzubilden, und so z.B. Einsendungen im Zeitverlauf zu visualieren. Zumindest nicht ohne Workaround (siehe custom object zuvor im Thread).

Viele Grüße!

[Dennis-DWFB]

Doch, doch. Das was ich will, kann ich damit abbilden: Die Info über die Anzahl der "Einsendungen" eines Formulars. Nur eben noch nicht im Vergleich auf die letzten 3 Jahre.

[karstenkoehler]

@Dennis-DWFB dann haben wir hier aneinander vorbei geredet - mein Verständnis war, dass du das auf einen Zeitstrahl bringen möchtest, was aktuell nicht möglich ist. Auf einen bestimmten Zeitraum die Gesamtzahl anzuzeigen ist möglich, ja.

[Dennis-DWFB]

Dann haben wir aneinander vorbeigeredet. Ich möchte sehen "Formulareinsendungen Formular A im März 2024" (ist möglich) im Vergleich zu "Formulareinsendungen Formular A im März 2023 und März 2022" (ist noch nicht möglich).

[karstenkoehler]

@Dennis-DWFB aber jetzt aufgelöst - dir ein schönes Wochenende!

[Dennis-DWFB]

Aber immer noch ge-löst 😉 Danke, dir auch!

[karstenkoehler]

Hallo @Dennis-DWFB,

in HubSpot ist dieser Bericht meines Wissens nicht möglich - weil am Kontakt mehrere Formulareinsendungen existieren können und Formulare kein einzelnes Objekt bzw. keine separate Berichtsquelle sind. Wiederholte Formulareinsendungen überschreiben also schlicht am Kontakt vorige Einsendungen. Ein Kontakt (1) kann in einem Bericht nicht die Beziehung zu Formulareinsendung (1-to-many) adäquat abbilden.

Wenn es dir also ganz konkret darum geht, mehrere Einsendungen pro Kontakt in einem Bericht sehen zu können, dann musst du die Daten aus HubSpot herausbekommen, entweder per Export der Einsendungen der jeweiligen Formulare oder per API - und die Analyse dann außerhalb von HubSpot umsetzen.

Leichte Abwandlungen deiner Frage sind wiederum in HubSpot möglich, also z.B. erste Einsendung eines Formulars, letzte Einsendung etc.

Viele Grüße

[Dennis-DWFB]

Danke dir für die wie immer schnelle Antwort @karstenkoehler. 

Was ja auf jeden Fall geht, ist diese von mir gewünschte Übersicht im Vergleich zum Vorjahr. Die befindet sich bei den vorgefertigten Berichten. Deshalb war meine Traumvorstellung, dass man sie auch noch erweitern kann...

[karstenkoehler]

@Dennis-DWFB wenn dein Wunsch ist, dort alle Einsendungen von Kontakten zu sehen, wäre diese Darstellung aber nicht akkurat. Dein Bericht zeigt die Anzahl der erstellten Kontakte im historischen Vergleich dar - nicht die Anzahl der Formulareinsendungen. Im letzten Fall wären die Balken sehr wahrscheinlich größer. Die Differenz ist alles, was über eine Einsendung pro Kontakt hinausgeht.

[Dennis-DWFB]

@karstenkoehler Doch doch, die vorgefertigten Berichte im Vorjahres-Vergleich sind akkurat. Hier kann man den Filter "Formularübermittlung ist = ..." setzen. Das bedeutet, wenn 1 Kontakt in 1 Jahr jeden Monat dasselbe Formular ausfüllt, taucht er in diesem Bericht auch 12 mal auf. Pro Monat 1 Einsendung. Klappt nur nicht bei den individuellen Berichten.

[karstenkoehler]

@Dennis-DWFB teile gern einmal deine vollständigen Berichtseinstellungen - möglicherweise arbeitest du mit einem Bericht aus der Berichtsbibliothek.

Aktuell gehe ich stark davon aus, dass das nicht der Fall ist. Dein Bericht zeigt die Anzahl der Kontakte nach ihrem Erstellungsdatum an. Ein Kontakt kann nicht zwei Erstellungsdaten haben.

Ein Filter nach Formulareinsendung bedeutet lediglich, dass du nur Kontakte siehst, die die ausgewählten Formulare mind. einmal eingesendet haben - und Kontakte, bei denen das nicht der Fall ist, werden vom Bericht ausgeschlossen.

"Formulareinsendung" ist ein Filter, keine Datenquelle.

Vermutlich zeigt der Bericht also etwas anderes, als du erwartest.

[Dennis-DWFB]

Aber genau das ist doch mein Problem. Ich bekomme keinen individuellen Bericht hin, der (so wie es bei den vorgefertigten Formularen für 1 Vorjahr möglich ist) Formulareinsendungen an Stelle von Kontakterstellungen im Vergleich zu mindestens 2 Vorjahren anzeigt.

Und so wie ich es gerade von dir verstehe ist das auch gar nicht möglich. Aber vllt hat's ja doch schon mal jemand geschafft. Ich gebe die Hoffnung noch nicht auf.

[karstenkoehler · Accepted solution]

@Dennis-DWFB du hattest das hier geschrieben:

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@Dennis-DWFB wrote:
Das bedeutet, wenn 1 Kontakt in 1 Jahr jeden Monat dasselbe Formular ausfüllt, taucht er in diesem Bericht auch 12 mal auf.

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Hier bin ich mir relativ sicher (wie gesagt, ich müsste die vollständige Berichtskonfiguration sehen), dass das nicht der Fall ist.

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@Dennis-DWFB wrote:
Und so wie ich es gerade von dir verstehe ist das auch gar nicht möglich. Aber vllt hat's ja doch schon mal jemand geschafft. Ich gebe die Hoffnung noch nicht auf.

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Wenn HubSpot nicht die Berichtsbibliothek um einen Standardbericht ergänzt, der ein Formularobjekt simuliert, dann ist das nicht möglich und ich wäre sehr überrascht, wenn es mit den aktuellen Mitteln einen Workaround gäbe, wegen der zuvor beschriebenen one-to-many Problematik. Man müsste tatsächlich für Formulareimsendungen ein custom object anlegen, das ist der einzige native Weg den ich sehe.

[Dennis-DWFB]

@karstenkoehler Sorry für den Antwort-Delay. Gestern war's etwas drubbelig. 

Es gibt definitiv vorgefertigte Berichte, die als Datenquelle "Formulareinsendungen" haben. Die kann man nur leider keinen Meter weit bearbeiten. Insbesondere nicht so, wie ich sie gerne auf mehrere Jahre verteilt hätte. 

Aber wie verrückt ist das? Ich hätte schwören können, dass sowas Simples wie "Anzahl der Formulareinsendungen" möglich ist. Man ist wahrscheinlich einfach zu verwöhnt... Dann warten wir mal ab, ob es jemals eine offizielle Datenquelle für benutzerdefinierte Berichte wird.