Automatisierter E-Mail Versand an Kontakt (mit Custom Object Infos)

[DerChris]

Hallo, wir sind Fahrzeugbauer und möchten eine automatisierte E-Mail an unsere Kontakte versenden, wenn ein bei uns gekauftes Fahrzeug ein Alter von 10 Monaten erreicht hat. Die E-Mail soll unseren Kudnen als Erinnerung dienen. Bisher wurde das manuell erledigt - nun soll es mit Hubspot automatisiert werden. 

Die Fahrzeuge haben wir in unserem Account als Custom Objects angelegt, die den entsprechenden Unternehmen zugeordnet sind. Sie werden eindeutig identifiziert über eine Kommissionsnummer. Das benötigte Kaufdatum ist ebenfalls als Feld hinterlegt.

Leider haben wir das auch zusammen mit unserem Hubspot Partner bisher nicht erfolgreich aufsetzen können. Ich hoffe nun, hier Anregungen für die Umsetzung zu bekommen.

An zwei konkreten Punkten scheitern wir gerade: 

1. Wie baue ich einen Workflow (oder mehrere?), in dem ich definiere, dass eine E-Mail an die Kontakte eines Unternehmens gesendet wird, wenn das Kaufdatum eines Custom Objects Fahrzeugs des Unternehmens mehr als 300 Tage her ist?

2. Wie bekomme ich in die automatische E-Mail an den Kontakt das Personalisierungtoken des Custom Objects Fahrzeug (eindeutige Fahrzeugkennung: Kommissionsnummer) gesetzt? Der Empfänger der E-Mail muss ja erfahren, wegen welchem Fahrzeug er diese E-Mail überhaupt erhält.

Ist das wirklich so extremst kompliziert? Es ist mein erster Workflow, der auch ehrlich gesagt gar nicht so komplex auf mich wirkt. Aber wenn das schon scheitert, wäre es wirklich bitter. Vielleicht kann ja jemand hier helfen. Wir würden uns sehr freuen.

Gruß

Chris

[karstenkoehler · Accepted solution]

@DerChris das Problem ist wie gesagt, dass die E-Mail aus dem Fahrzeug-basierten Workflow zugestellt werden muss - daran geht meines Wissens kein Weg vorbei. Ein Unternehmens-basierter Workflow kann nicht wissen, für welches assoziierte Fahrzeug die E-Mail personalisiert werden soll.

Das wiederum bedeutet, dass ihr die Assoziation zwischen Kontakt und Fahrzeug herstellen müsst.

Die Alternative wäre, dass ihr vor jedem Versand sämtliche Werte aus dem Fahrzeug-Datensatz komplett ins Unternehmen kopiert, um den Versand aus einem Unternehmens-basierten Workflow zu machen. Das ist aber sehr fehleranfällig, inbesondere, wenn beispielsweise zwei Fahrzeuge gleichzeitig anfallen.

[karstenkoehler]

Hallo @DerChris,

kannst du einen Screenshot eures Workflows teilen? Habt ihr einen Kontakt- bzw. Unternehmens-basierten Workflow gebaut? Falls ja, dann wäre das der Fehler - Personalisierungstokens funktionieren nur, wenn die automatisierte E-Mail aus einem Workflow verschickt wird, der auf dem Custom Object basiert.

D.h., dass ihr einen Fahrzeug-basierten Workflow bauen müsst.

Wenn dann alle Kontakte des Unternehmens informiert werden sollen, müsst ihr sicherstellen, dass diese Kontakte alle mit dem Custom Object assoziiert sind  - anders geht es meines Wissens nicht.

Der Aufnahme-Trigger sollte sich mit "Kaufdatum ist vor mehr als 300 Tagen" lösen lassen.

Viele Grüße!

[DerChris]

Hi Karsten, danke für deinen Input.

Nachdem ich selbst nicht mehr weiter kam, wurden uns 2 Workflows aufgesetzt.

1. Workflow ("Hilfsworkflow" Fahrzeugbasiert):

1.1 Fahrzeug-Aufnahme-Trigger: Fahrzeuge werden aufgenommen, wenn Kaufdatum vor mehr als 300 Tagen.

1.2 Eigenschaftswert kopieren: "Kommissionsnummer" wird in Unternehmenseigenschaft "Kommissionsnummer Fahrzeug" kopiert. Die  Unternehmenseigenschaft "Kommissionsnummer Fahrzeug" wurde extra wegen dieses Hilfsworkflows neu eingerichtet. Screenshot:

2. Workflow (Unternehmensbasiert)

2.1 Unternehmen-Aufnahme-Trigger: Unternehmen werden aufgenommen, wenn "Kommissionsnummer Fahrzeug" bekannt und "Unternehmen ist zugeordnet zu: Alle Kontakt". Die folgende Einschränkung mit den unkenntlichen E-Mail Adressen kannst du ignorieren - das sind meine eigenen Adressen zum Testen des Workflows gewesen. Zu guter Letzt eine Verzweigung mit Abfrage der Sprache. Bei deutschsprachigen Kontakten wird die entsprechende Mail verschickt. Screenshot:

So sind die Workflows zur Zeit. Aber da kommen wir nicht weiter. 

Wie kann ich denn eine Verbindung zwischen den Custom Objects Fahrzeugen (des Unternehmens) und den Kontakten (des Unternehmens) herstellen? Die einzige Verbindung ist ja das Unternehmen. Eine direkte Verbindung zwischen Kontakt und Custom Object besteht nicht. Vermutlich resultiert aus diesem Umstand der obige Hilfsworkflow, der die eindeutige Fahrzeugkennung vom Custom Object Fahrzeug in die Unternehmensdaten kopiert. Allerdings können Unternehmen halt mehrere Fahrzeuge haben und diese teilweise auch am selben Tag gekauft haben...

[karstenkoehler · Accepted solution]

@DerChris das Problem ist wie gesagt, dass die E-Mail aus dem Fahrzeug-basierten Workflow zugestellt werden muss - daran geht meines Wissens kein Weg vorbei. Ein Unternehmens-basierter Workflow kann nicht wissen, für welches assoziierte Fahrzeug die E-Mail personalisiert werden soll.

Das wiederum bedeutet, dass ihr die Assoziation zwischen Kontakt und Fahrzeug herstellen müsst.

Die Alternative wäre, dass ihr vor jedem Versand sämtliche Werte aus dem Fahrzeug-Datensatz komplett ins Unternehmen kopiert, um den Versand aus einem Unternehmens-basierten Workflow zu machen. Das ist aber sehr fehleranfällig, inbesondere, wenn beispielsweise zwei Fahrzeuge gleichzeitig anfallen.

[DerChris]

Okay, danke schon mal für deine Hilfe. Also:

Der Unternehmen-basierte Workflow kann nicht wissen, für welches assoziierte Fahrzeug die E-Mail personalisiert werden soll.

Aber: der Fahrzeug-basierte Workflow kann nicht wissen, wohin die E-Mail geschickt werden soll. Das Fahrzeug hat keine E-Mail. Und das Fahrzeug hat keinen assoziierten Kontakt. Es ist ja dem Unternehmen zugewiesen. Es gehört halt dem Unternehmen und nicht den Kontakten. 

Sehe ich das richtig, dass ich da in einer echt blöden Situation bin?

Kennst du denn Möglichkeiten, um die Verbindung zwischen Fahrzeug und Kontakten herstellen zu können?

[karstenkoehler · Accepted solution]

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@DerChris wrote:

Aber: der Fahrzeug-basierte Workflow kann nicht wissen, wohin die E-Mail geschickt werden soll.

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Doch, an alle mit dem jeweiligen Fahrzeug assoziierten Kontakte. Wenn du in einem Fahrzeug-basierten Workflow eine automatisierte E-Mail hinzufügst, wird die standardmäßig an die assoziierten Kontakte verschickt.

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@DerChris wrote:

Kennst du denn Möglichkeiten, um die Verbindung zwischen Fahrzeug und Kontakten herstellen zu können?

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HubSpot plant, automatische Assoziation per Workflow zu ermöglichen, noch ist das aber nicht möglich. Entweder macht ihr das händisch oder unter Zuhilfenahme von Drittanbieterlösungen aus dem HubSpot App Marketplace, z.B. Associ8, um die Assoziationen automatisch per Workflow herzustellen.

Viele Grüße!