Dudas sobre Workflows

[JoseRosales]

Buenas, estoy creando un workflows, esto es un borrador, pero mientras iba creando se me fueron creando dudas. Este Workflows lo vamos a poner a andar mediante la API de una APP (cosa que despues descubriremos como), pero al ir creandolo. se me crearon estas dudas:

Primero: si en algunas de la bifurcaciones se va para el NO, en este caso el usuario debia registrarse en un formulario, pero no lo hizo en el lapso de 7 dias, pasa al lado del no, para enviarsele un segundo correo recordandole que se registre, si el lo hace pasa a seguir el workflows por el lado del si? o debo conectarlo con otra accion? 

Segundo: como se puede ver en la imagen que adjunto abajo, mediante va corriendo el workflows este va establciendolo en el clico de vida (lead,mql,sql) si el usuario "Ejemplo: paso 1, este pasa hacer lead, paso 2, este pasa hacer mql, paso 3, este pasa hacer sql") pero puede darse que no haga el paso 2. automaticamente pasa al paso 3? o que sucede?

Tercera: en lo que voy creando el workflow, "Ejemplo: si el usuario se registra en uno de los formularios, el pasa hacer  lead, despues se le va enviar un correo enviandole un codigo para otro "formulario", despues mediante la API sabremos si se registro en dicho formulario, despues se establece como MQL, se le envia un correo de Bienvenida,y despues siguiendo los paso seguidamente por las bifurcaciones del SI"... explico esto para preguntar, como este son un conjuto de acciones que el usuario tiene que ir haciendo para que se cumpla el workflows,  no debo agregarle tiempo de retrasos cierto? (por que hubspot en sus consejos me salia a cada momento).

entiendo que en la parte del No si le pongo retraso debido a que no ha hecho los pasos que queremos, este se le deba enviar correos para llevarlo por los pasos que queremos.

Espero explicarme bien, de todos modos preguntar si no entienden

Gracias.

[Kaleudia]

Hola @JoseRosales !

Voy respondiendo por punto:

1. Lo que te recomiendo hacer es que si quieres darle al usuario un tiempo para que cumpla con ese criterio (en este caso el envío de un form), es volver a validar luego del delay si lo hizo o no, es decir, en tu primera bifurcación agregar en la rama NO luego de 7 días una nueva bifurcación para validar si la persona envió o no el form dentro de esos 7 días, y si ahí el usuario sigue la rama NO que se le envíe el correo o notificación para que pueda hacer la acción deseada, y si es SI que siga la otra ramificación.

2. Generalmente es recomendado que tengas workflows de cambio de ciclo de vida por separado, porque por ejemplo en el caso que expones, una persona perfectamente podría saltar el paso 1 y pasar al dos, pero por los tiempos de tu workflow no hará el cambio de inmediato. No sé si me explico. Te recomendaría tener workflows diferentes por cada ciclo de vida, con su respectivo activador, para que al mismo momento que la persona cumpla con esos criterios se modifique su etapa y siga con ese camino, tal como lo tienes, con envíos de correos y esas cosas que lo incentivan a dar el siguiente paso. De esta manera podrías tener un trabajo más minuscioso de la "nutrición" de cada etapa, para que tengas varios intentos de correos o acciones que lo promuevan a la siguiente etapa de ciclo de vida, por ende al siguiente workflow. También te recomiendo si es que te parece esta solución, que puedas tener en cada workflow un objetivo establecido, por ejemplo, "Workflow que convierte a SQL", cuando la persona haga X acción que se requiere para ser SQL, automáticamente se elimine de ese workflow y se inscriba al otro de SQL que tendrás.

3. Creo que se responde con lo que te propongo en el punto (2). Los delay generalmente se usan cuando quieres darle al usuario un tiempo para que pueda hacer la acción deseada, en tu caso enviar X formulario. Al tenerlo todo en un mismo workflow no podrás tener acciones inmediatas, pues estás limitando en un mismo workflow el avance de etapa de ciclo de vida, y si no le agregas delay el workflow hará el cálculo todo completo en el instante y no podrás a futuro medir el avance de los usuarios porque ya habrán finalizado el flujo. Me explico?

Espero pueda servirte, cualquier cosa me comentas y seguimos desarrollando tu idea como mejor sea para ti.

Saludos 🙂

[JoseRosales]

Hola @Kaleudia 

muchas gracias por responder.

Para ver si entendi:

Tendria que crear varios workflows. Uno para Lead, SQL, MQL, Oportunidad, y Cliente?

Por si alguno de salta los pasos cierto?

Y cada Workflow alfinal de el debo decirle que pase al siguiente workflow? Ejemplo: en el workflow de lead al culminarlo deberia colocarle que pasa hacer SQL y asi pasarlo al otro workflow?,

Con respecto a los delay, por lo que me comentas debo dejarle los delay en el No, por que es el envio del correo para invitarlo a a que haga el paso que deseo que realice. mientras vaya por el SI el va ir haciendo los pasos que yo quiero entonces no debo ponerle tiempos. 

Anoche veia unos tutoriales, por que no me queda claro, En mi caso: si el Usuario no llena el formulario este pasa por la ramificacion del NO, para que se le envie el correo, en esa misma ramificacion si el llena el formulario yo debo indicarle con la opcion de IR A OTRA ACCION para que se pase al lado del SI cierto?

Pero si hago lo que tu me comentas, de separarlos por Cliclo de vida. Creo una bifurcacion, para que el usuario llene el formulari, SI el lo llena Pasa hacer LEAD, y se le envia el correo de bienvenida, y despues lo paso al otro workflows ( que se llamaria Convertirse en SQL), y si se va por el NO, colocaria un retraso de 7 dias, se le envia un correo de recordatorio para que llene el formulario, si el lo llena puedo mandarlo con IR a otra accion a la parte del SI, o directamente puedo hacerlos pasos de correo de bienvenida y que pase al otro workflows. Nose si estoy en lo correcto?

Es algo confunso lo que copie, intente explicarme lo mejor posible, pero es para aclarar las dudas, con lo que me comentaste me quedaron claros muchas cosas.

[Kaleudia]

@JoseRosales , tal cual como lo dices! 🙂

Cada workflow por cada ciclo de vida, con su respectivo activador, estableciendo la propiedad de contacto ciclo de vida en el que corresponda y dejas el flujo hasta ahí. Ahora, te pongo el siguiente caso para explicar lo de los delay:

Workflow LEAD: la persona envía el primer formulario, y tu quieres que envíe el form 2 para ser un MQL. Como estructura del workflow sería lo siguiente:

Para seguir insistiendo a que realicen la acción que deseas, como recomendación un poco más "avanzada", sería que tengas un workflow exclusivo de nutrición con varios correos. Es decir, para el formulario que convierte a un MQL (por ejemplo), tener un workflow que cambie la etapa de ciclo de vida, y otro que tenga todos los delays y los correos que inviten a hacer la acción deseada, y establecer en este último workflow el objetivo de "etapa de ciclo de vida SQL", para que cuando cumpla con eso se salga automáticamente de ese workflow.

En el pantallazo que te envío arriba, esa solución sirve para cuando tienes solo una insistencia de correo, porque solamente validas eso una vez, pero como los usuarios tienen sus tiempos y no todos reaccionan igual, lo que te menciono acá es lo que mejor me ha dado resultado. Un workflow que cambie etapa de ciclo de vida, y otro workflow que "nutra" para invitar a hacer X acción. Me explico? Creo que depende de la cantidad de veces que quieras hacer estos recordatorios..

Quedo muy atenta a tus comentarios!

[JoseRosales]

Mil gracias @Kaleudia 

En ese caso que usted muestra, no deberia ponersele el retraso de 7 dias en la parte del no?,

Que sucede si el usuario llena el form 2? antes de los 7 dias?, pasa autmaticamente hacer LEAD?

Otro caso , el usuario en 7 dias no lleno el form, se le envia un correo invintadolo a que lo llene, 

cuando lo llene pasa autmaticamente al SI?

o con en el workflows le coloco ir a otra accion?

lo que entendi es que deberia ser asi como la imagen que adjunto.

Nota: debo establecer el parametro de inicio por que se supone que"le vamos a enviar un correo para que soliciten el registro" y alli cambie a LEAD. 

[Kaleudia]

@JoseRosales Tienes razón, no debí haber puesto ese delay, la idea es que sea al instante que haga el envío se marque como LEAD. Así mismo los otros. De hecho, esos workflows tendrían que ser independientes, así:

Y ahí termina.

Lo otro que tu tienes en NO debería ser el flujo separado, ingresando el activador de acción X (en el siguiente ejemplo lo hago para todos quienes se hayan convertido a MQL por el flujo de conversión de MQL) y preguntar si en 7 días hizo o no la siguiente acción, de la siguiente manera: 

En resumen deberías tener:

1 flujo por cada conversión de etapa de ciclo de vida, es decir, si envía el form 1 que convierta a LEAD, si envía el form 2 que convierta a MQL, y así..

1 flujo por cada etapa de ciclo de vida cuya finalidad es ver si luego de 7 días hizo la siguiente acción o no para enviarle el recordatorio... En estos flujos es importante que configures el objetivo para que las personas que hicieron la acción antes de los 7 días puedan eliminarse y así no seguir insistiendo con eso porque ya hicieron la acción deseada.

Si sigues esa estructura, el contacto al minuto que envíe cualquiera de los formularios se marcará en la etapa de ciclo de vida que corresponda, y solamente harás las insistencias a quienes luego de 7 días no avanzaron de etapa..

Quedo atenta 🙂

[JoseRosales]

Entendido, la primera parte

la segunda me comentas que para el flujo no haga otro workflow? o entendi mal

En el primero colocariamos en SI que lleno el form, y pasa hacer LEAD, despues pasaria a un tercer work flow para pasar hacer SQL? y el NO sin nada?

y en el segundo workflow colocariamos que si no lleno el form envie los correos correspondientes? uno o dos hasta que lo llene? y de alli lo convertimos en LEAD, para que pase al tercer workflow?

No es lo mismo con la imagen que adjunte en la respuesta anterior?

Muchisimas gracias por la ayuda, en esta respuesta se ha aclarado varios puntos, para las personas que tengan dudas.

[Kaleudia]

@JoseRosales claro, lo que yo hice es separar el flujo que enviaste en la respuesta anterior, uno que marque la propiedad de etapa de ciclo de vida, y el otro con las insistencias para quienes no lo hagan luego de X días...

El activador para modificar la etapa de ciclo de vida sería el envío del formulario que desees.

El activador para llevar a la persona al siguiente paso sería "etapa de ciclo de vida > X".

Avísame si se entiende...

[JoseRosales]

Si entiendo algo jaja, empezaría con 3
El 1ro que el activador sea que llene el formulario, y pasa hacer lead.
El segundo sería el activador que sea un lead para que haga otros pasos y de allí se convierta en SQL.
Y el tercero sería para los correos de insistencia del NO. Pero como activaría el tercero? Si para el activador no me dejaría ponerle NO lleno el form o si?
Y el terceromero

[Kaleudia]

Jaja muy bien!

Solo que creo que el segundo y tercero que mencionas sería el mismo o no? Es decir, el activador es la etapa de ciclo de vida correspondiente, y ese tu lo vas nutriendo para que siga avanzando con los otro formularios, a través de tareas o correos, creería que estamos hablando del mismo workflow...

[JoseRosales]

Cómo habíamos dicho que serían diferentes workflows? O diferentes workflows depende del ciclo de vida no?

[JoseRosales]

Osea un workflows así?

Y el otro sería lo mismo pero para el MQL

[JoseRosales]

Hola @Kaleudia , disculpa la molestia,  analizando lo que hemos hablado, nose si esto que hice seria lo correcto. Adjuto 3 imagenes.

1er Workflow

2do Work Flow

3er WorkFlow

Creo que correria bien como tengo la idea.

Tendria que configurar que despues que terminen del workflow eliminarlos del workflow cuando ya no cumplan con los criterios de inscripcion.

y que si entran en un workflow salgan del otro.

bueno nose ya jaja, es algo complejo por que es largo lo que tengo que hacer,

[Kaleudia]

@JoseRosales hay lgunas cosas que veo redundantes el ejemplo que me dices, aunque funcionaría, te recomiendo tener lo siguiente. Este sería el ejemplo para los MQL, pero así mimso tendrías que hacer el de LEAD, SQL y todos los que desees.

>> Workflow de cambio de etapa de ciclo de vida:

>> Workflow de nutrición/insistencia:

La idea es la misma, pero quité algunas acciones y un workflow demás que tenías en lo que me enviaste.. espero así se entienda!

 En este último workflow  debes agregar el objetivo para quienes ya hayan avanzado a otras etapas se quite automáticamente de ahí:

Me avisas para resolver eso de la mejor manera 🙂

[JoseRosales]

Gracias de nuevo; para cerrr

debo tener Un workflow para cada Etapa?, y en el segundo que me envias que pasa si se va por el usuario por el no, es decir le llega el correo de insistencia y el usuario despues llena el form o el CTA. pasa despues para el SI automaticamente?

en los 3 workflow que yo te envie, lo hice para cada etapa, para lead, sql y mql. si lo dejara asi, haria el trabajo igual cierto?

[JoseRosales]

me ha costado un poco entender el tema, por que son varios pasos que debe hacer el usuario.

[Kaleudia]

@JoseRosales sobre tu primera pregunta, si el usuario va por el no, y luego si llena el form o el CTA, ese será tu activador del otro workflow que convierte a la siguiente etapa, por ende tal vez en ese workflow no pasa nada, pero lo tendrás en el otro para convertirlo... me explico? De es manera automáticamente se saldrá del workflow en donde envías los correos de insistencia...

En los otros workflows que me envías, claro, la idea es hacer uno para cada etapa, y lo que tienes funcionaría de todas maneras... yo solo "simplifiqué" las ramificaciones, pero la lógica es la misma...

[JoseRosales]

Entendido, entonces no tengo problemas con dejarlos con el "ir a otra accion" para que pase del no al SI y se convierta?

MIL MIL gracias por la ayuda.

[Kaleudia]

@JoseRosales Tal cual 🙂

Espero te funcione perfecto todo! Cualquier cosa nos escribes nuevamente.

Saludos

[JoseRosales]

Hola @Kaleudia , soy yo otra vez. se que me comentaste que habia una manera mas facil de realizar, pero tomando tus consejos, y como se que mi jefe entenderia cuando lo revise, lo hice de esta manera, separe cada workflow por ciclo de vida, de modo que cuando se convierta en uno, la idea es que empiece en otro workflow, pero se una duda, cuando lo pase al NO, cree varias bifurcaciones, y en esas coloque que el mismo FORM que esta despues del activador del mismo workflows, asi como esta funcionaria? 

[JoseRosales]

@Kaleudia ... me ha tenido en intriga este tema, pero leyendo tus comentarios, entendi tu punto, estableci por cada etapa de vida, dos workflows, uno donde el activador lo pasara a la ETAPA DE CICLO, y el otro con los correos de insistencias, y en cada uno de los worklfow sde insistencias le puse Objetivo de la etapa de ciclo siguiente, Creo que es lo que intentabas explicar. dejo 4 workflows que vendrian siendo dos etapa de ciclo de vida. para ver si lo que querias dar a entenderEste despues que pasar hacer LEAD, tendira que llenar otro form, y si lo hace pasa hacer MQLy en este dejo al LEAD que si no llena el form le envie correos, y como objetivo le puse ser MQL.este seria que si llenan el form seria, LEAD.Este seria el primero. que lo activariamos por una lista o por ser suscriber.. donde si no lo hacen ese form tendria correos. En este estableci objetivo en la configuracion ser LEAD.

se puede configurar para que un usuario despues que salga de estos workflow no vuelvan a entrar?, por que mas adelante despues de llenar dos form, ellos quedaran con un CTA (que seria como un chat) para que puedan hablar, y esto pueden hacerlo diariamente, a nosotros nos interesa que lo haga la primera vez para llevarlos al final (cliente) pero nuestro negocio va hacer que ellos interactuen en el chat o otros pasos y no queremos que vuelvan a pasar por el workflow. 

[Kaleudia]

@JoseRosales perfecto!! Está todo en orden por lo que veo.

Para la reinscripción, es algo que por default viene apagada en todos los workflows, por si alguien vuelve a hacer esa acción no se inscriba al flujo. De todas formas puedes corroborarlo desde la edición del activador:

Si tienes eso apagado en todos los workflows, no tendrías problemas 👍

[JoseRosales]

Que repuesta pongo como solucion ? jajaja hablamos tanto.

Mil Gracias por todo!!

[Kaleudia]

@JoseRosales jajaj de nada! Un placer para mi 🙂 

[JoseRosales]

@Kaleudia Hola, soy yo otra vez. jajaja

estoy terminando de crear todos los workflow, apunto de darles play, por que la Aplicaicon que estamos desarrollando esta a punto de lanzarse.

Pero se me creo una duda

Nuestro plan es que un usuario pida ayuda a otro usuario en la aplicacion, y este lo convierta en  SQL y despues elusuario llene el un formulario para que pueda ayudar a alguien mas y pase hacer Oportunidad, y despues que de la ayuda llegue hacer cliente.

pero se puede recrear que el usuario no de ayuda, y busque llenar el formulario directamente para que pueda ayudar a alguien mas.

pero que sucede si un usuario (no pide ayuda) y pasa directamente a llenar el formulario para ayudar a alguien mas. (yo se que se convertiria en Oportunidad) pero si este usuario hace esto. y despues pide la ayuda. Este volveria atras? osea pasaria hacer SQL?

cosa que no queremos que pase. tengo alguna forma de que eso no pase?

[Kaleudia · Accepted solution]

Hola @JoseRosales !

Los cambios de etapa de ciclo de vida a través de un workflow siempre "van hacia adelante", nunca retrocede, es decir no volvería atrás a ser un SQL aunque cumpla con ese criterio de activación de dicho workflow. Es un campo que respeta eso a no ser que explícitamente indiques "Borrar ciclo de vida" + "Establecer ciclo de vida". Te invito a probarlo primero para que puedas validar esto, pero como te digo siempre ha funcionado así.

Ahora, si quieres establecer una segunda alternativa para "doblemente" asegurarte de que esto no pase, te recomiendo que puedas crear listas por etapas de ciclo de vida y que éstas sirvan de listas de exclusión de los flujos, por ejemplo, en el workflow que convierte a Oportunidad, deberías excluir la lista "lead", "mql" y "sql".

Con la primera alternativa creería que es suficiente, pero a veces incluyo un doble paso para asegurarme de que no falle nada jajajaj

Saludos