Cómo crear un Workflow, acciones,configuración,etc

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¡Hola a la Comunidad de Español de HubSpot!

 

Mi nombre es Kira y formo parte del Soporte Técnico de Hubspot en EMEA.

 

¿Estás Interesado en conocer más sobre cómo automatizar tus procesos repetitivos de marketing, ventas y servicios para centrarte en otras áreas de tu negocio?

 

Hoy, me gustaría presentarte una de nuestras herramientas de automatización llamada Workflow o flujo de trabajo.  

 

¿Cómo funciona?

 

  1. Crea un criterio que inscribirá a los registros de tus contactos, empresas, negocios, cotizaciones y tickets o incluso listas. 
  2. Una vez tus registros objetivo se han inscrito, puedes realizar acciones como copiar un valor de una propiedad a otra, enviar un correo para felicitar a tus contactos por su cumpleaños, enviar una notificación interna al equipo, etc.
  3. Enciende el Workflow (en la pestaña de arriba a la derecha) y deja que nuestra plataforma filtre los datos y realice las acciones que has marcado por ti.

 

Sí, es así de fácil. Emoticono feliz

 

Este tipo de herramienta puede ser de varios tipos:

 

  • Contactos
  • Empresas
  • Negocios
  • Tickets
  • Cotizaciones

 

Recuerda que los tipos de flujos de trabajo que tienes disponibles dependen de tu suscripción a HubSpot. Visita nuestro catálogo de productos y servicios para ver qué automatización está disponible para ti.

 

Ahora, vamos a crear juntos un Workflow basado en contactos. ¡Acompáñame!

 

¿Qué podrás ver dentro del vídeo?

                        Tema                                                                                               Minuto

  1. Escoger el tipo de Workflow: Empezar de cero/Plantillas                     0:50
  2. Activadores de inscripción del workflow                                                   2:01
  3. Gestión de propiedades

            3.1 Establecer un valor de la propiedad                                                 4:25

            3.2 Copiar el valor de la propiedad                                                         5:30

            3.3 Copiar el valor de la propiedad de empresa                                  6:29

            3.4 Borrar el valor de la propiedad                                                          7:03

            3.5 Aumentar y disminuir el valor de la propiedad                              7:20

            3.6 Administrar el estado de las suscripciones                                     8:10

 

    4. Gestión de listas: Agregar/eliminar de lista estática                               8:43

    5.Crear negocio,ticket o tarea                                                                          9:31

    6.Asignación: Pasar contacto a propietario                                                 11:40

    7.Comunicación externa: Enviar correo                                                       12:27

    8.Comunicación interna

            8.1 Enviar notificación de correo interno                                             13:07

            8.2 Enviar SMS interno                                                                            14:08

            8.3 Enviar notificación dentro de la aplicación                                  14:50

     9.Workflow

            9.1 Retraso                                                                                                 15:41

            9.2 Bifurcación si/entonces                                                                    16:25

            9.3 Ir a otra acción                                                                                   18:37

            9.4 Inscribir en otro Workflow                                                               18:57

            9.5 Desencadenar Webhook                                                                 19:25

     10.Configuración General del Workflow                                                    20:00

            10.1 Eliminación y supresión                                                                 20:56

      11.Rendimiento del Workflow                                                                     21:45

      12.Historial del Workflow

            12.1 Registros de acciones                                                                         22:10

             12.2 Cambios en Workflows                                                                      22:34

     13.Revisión de configuración del Workflow                                                   22:50

      14.Prueba tus contactos antes de activar tu workflow                                 24:25

 

 

https://www.loom.com/share/94028956897d44fba424408a41f32403https://www.loom.com/share/94028956897d44fba424408a41f32403Accede al vídeo haciendo clic aquí

 

Encuentra los pasos y explicaciones utilizadas en el vídeo a continuación:

 

1.Selecciona el tipo de Workflow que deseas crear.

2.En tu cuenta de HubSpot, navega a Automatización > Workflows.

3.En la parte superior derecha, haz clic en Crear Workflow.

4.En el panel izquierdo, elige si deseas iniciar tu Workflow desde cero o utilizando una plantilla.

 

  • Empezar desde cero 

Para empezar un Workflow en blanco, haz clic en la pestaña “Empezar desde cero”.  

 

A continuación, selecciona Basado contacto, Basado empresa, Basado en el negocio, Basado en Ticket o Basado en cotizaciones. Si seleccionas Basado en contactos, puedes elegir entre continuar desde cero o centrar tu Workflow en una propiedad de fecha.

 

  • Plantillas 

Para empezar con un conjunto predeterminado de desencadenantes y acciones de inscripción, haz clic en la pestaña Plantillas. 

 

En el panel izquierdo, busca o haz clic en el menú desplegable para poder elegir la plantilla según el tipo de  Workflow. Selecciona una plantilla para obtener una vista previa de los activadores y las acciones de inscripción a la derecha. Haz clic en el icono del lápiz para editar el flujo de trabajo y, a continuación, haz clic en Crear flujo de trabajo. 

 

¿Cómo establecer los criterios de inscripción?

 

Una vez creado el Workflow, necesitaremos establecer los criterios de inscripción. Y, cuando un registro cumpla con estos criterios, se inscribirá automáticamente dentro del Workflow. Si solo deseas inscribir los registros manualmente, deja en blanco la casilla de activación de inscripción. Puedes encontrar más información sobre cómo inscribir manualmente a tus registros dentro de este artículo: https://knowledge.hubspot.com/es/workflows/manually-enroll-objects-into-workflows

 

Una vez, dentro del editor de tu Workflow, vamos a hacer clic en Configurar los activadores de inscripción. Encuentra más información sobre cómo configurar los activadores de inscripción en tus Workflows: https://knowledge.hubspot.com/es/workflows/add-re-enrollment-triggers-to-a-workflow

 

Pasos para añadir los criterios de inscripción

 

  1. En el panel derecho, seleccionaremos un tipo de filtro para tu activador de inscripción. 
  2. Configura los criterios y haz clic en Aplicar filtro.
  3. Guarda los criterios de inscripción

 

Recuerda: Por defecto, los registros solo se inscribirán en Workflow la primera vez que cumplan con los requisitos de inscripción. 

 

¿Cómo configurar la reinscripción?

 

  1. En la barra lateral derecha, haz clic en la pestaña de reinscripción.
  2. Haz clic para activar la opción de reinscripción.
  3. Selecciona los desencadenantes que deseas utilizar para la reinscripción. 
  4. Añade más activadores de reinscripción si lo necesitas.
  5. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar.

 

¿Cómo y qué acciones puedo agregar dentro de un Workflow?

 

Agregar acciones

 

  1. Haz clic en el icono más “+” para añadir una acción dentro de tu Workflow.
  2. En el panel derecho, selecciona una acción. Más información sobre cómo elegir las acciones de tu Workflow aquí: https://knowledge.hubspot.com/es/workflows/choose-your-workflow-actions
  3. Configura los detalles de la acción y, a continuación, haz clic en Guardar.
  4. Haz clic en el icono más “+” para añadir más acciones dentro de tu Workflow.

 

Cuando estamos creando un Workflow basado en contactos para enviar correos electrónicos de marketing, te recomendamos establecer un objetivo a tu Workflow para medir el rendimiento de interacción de tus contactos con tu contenido. Encuentra más información sobre el uso de objetivos en Workflows basados en contactos: https://knowledge.hubspot.com/es/workflows/use-goals-in-contact-based-workflows

 

¿Cómo administrar la configuración de tu Workflow?

 

  1. Haz clic en la ficha Configuración para administrar la configuración del Workflow. 
  2. Selecciona los días y las horas en las que deseas que se ejecuten las acciones y asocie las campañas al workflow. 
  3. En la página de eliminación y supresión, establece los criterios de eliminación y supresión para eliminar o excluir automáticamente los registros del Workflow. 

 

Una vez hemos llegado hasta aquí, podremos encender nuestro Workflow. ¿Cómo hacerlo?

 

  1. En la esquina superior derecha, haz clic en el botón naranja, “Revisar”.
  2. Elige entre inscribir los registros que actualmente cumplen los criterios o inscribir sólo los registros que cumplan los criterios en el futuro

            

Para inscribir solo los registros que cumplen los criterios de activación después de    activar el Workflow, selecciona la opción “No”. Esta opción inscribirá solo [objetos] que cumplan los criterios de activación después de activar el flujo de trabajo.

 

Para inscribir registros existentes que cumplan los activadores de inscripción, selecciona “Sí”. Esta opción inscribirá [objetos] existentes que cumplan los criterios de activación a partir de ahora.

 

Y, ¿tú cómo utilizas los Workflows? ¿Tienes tips que puedan ayudar a sacar el máximo provecho de ellos? ¿Cómo beneficia esta herramienta a tu negocio y la interacción con tus clientes?

 

Añade tus comentarios, preguntas y opiniones sobre nuestra herramienta de Workflows.

 

Un saludo,

KiraRobot feliz

 

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